Job Description

Job Description Summary

L’Assistant(e) de Direction assure un support administratif et exécutif au sein de l’organisation. Responsable de la qualité de son propre travail, il/elle évolue sous une supervision opérationnelle directe et dans le respect de procédures, d’instructions de travail et de systèmes de contrôle établis. Les activités sont réalisées dans un cadre opérationnel clairement défini et suivent généralement une séquence de tâches standardisées permettant d’atteindre les résultats attendus.

Job Description

​Rôles et responsabilités

• Être en support administratif à l’ensemble des collaborateurs du/des département(s)
• Gestion administrative : traitement et suivi des factures, gestion des réservations de salles et de la commande de plateaux repas, commande et gestion des fournitures, création des demandes d’accès, création et suivi notes de frais, gestion de l’outil de passage de commandes (Races), édition et gestion des badges, gestion des déplacements, etc…
• Anticiper et assurer le bon fonctionnement du site (matériel informatiques fournitures et consommables
• Conseiller et former sur les bonnes pratiques et les outils
• Planifier et organiser les réunions et/ou événements du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) calendrier usine // visites clients
• Participer aux réunions du/des Cadres dirigeants ou du/des Responsable(s) Exécutif(s)
• Organiser des événements : « All hands », visites clients, évènements internes, négocier avec des prestataires extérieurs, passer et réceptionner les commandes, gérer les volontaires/coéquipiers, le planning, le budget….
• Mettre en place des supports de communication (newsletters usine, affiches, diffusion écrans,..)
• Etablir un plan de communication interne (réduction du nombre de mails) pour que les informations inter-services soient visibles, le mettre en œuvre, mesurer ses effets et le mettre à jour
• Créer et relayer la communication émanant du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) exécutif(s)
• Être le point de contact privilégié des intervenants internes et externes
• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes en portant l’image de l’entreprise

Compétences professionnelles spécifiques

• Formation Bac+2 minimum, solides compétences dans le domaine de la communication
• Anglais courant
• Maîtrise de l’ensemble des outils informatiques
• Solide expérience dans un poste similaire
• Discrétion, souplesse, aisance relationnelle et maturité
• Autonome et réactif, bonne gestion des priorités
• Capacité à analyser les problèmes, les comprendre et prendre les décisions qui en découlent avec rapidité et efficacité.