Job Description

L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises.

Présente sur 4 campus physiques – Cergy, La Défense, Singapour et Rabat – ainsi que sur un campus numérique augmenté, l’ESSEC accueille plus de 8 000 étudiants en formation initiale, dont plus de 38 % d’étudiants internationaux, ainsi que plus de 5 000 managers en formation continue chaque année.

Rejoindre l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement de travail stimulant, international et multiculturel, porté par quatre valeurs fondamentales : humanisme, responsabilité, innovation et ouverture.

La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur de notre culture et contribuent chaque jour à faire de l’ESSEC un environnement inclusif et enrichissant.

Le poste

Dans le cadre de ses activités pédagogiques et académiques, le campus de l’ESSEC Business School situé à Cergy recherche un(e) :

Assistant de Chaire H/F/X - CDD

Placées sous la responsabilité de membres du corps professoral, les spécialisations, chaires et filières constituent une composante majeure du Master in Management du Programme Grande École.

Sous la supervision de la Responsable Adjointe des Opérations du Décanat en charge des Spécialisations, et en collaboration étroite avec le département concerné, vous accompagnez les responsables de la chaire dans l’organisation et la gestion de leurs activités pédagogiques, administratives et événementielles.

Véritable point de contact central de la chaire, vous assurez la coordination des opérations administratives et logistiques et contribuez au bon déroulement des activités à destination des étudiants, des enseignants et des partenaires.

Vos principales missions

Administration de la chaire

• Assurer le suivi administratif des activités de la chaire : rendez-vous, notes de frais, facturation, demandes de renseignements, etc.
• Préparer les cours et assurer la commande des livres et du matériel pédagogique.
• Gérer les relations avec les chargés d’enseignement et les intervenants non permanents.
• Coordonner le recrutement des intervenants via le portail vacataire POP.
• Assurer l’inscription des étudiants aux séminaires et aux cours obligatoires.
• Répondre aux demandes des étudiants concernant notamment les absences, les salles ou le matériel pédagogique.
• Assurer la saisie et le suivi des absences lorsque nécessaire.
• Organiser et suivre le processus des examens.

Support opérationnel et animation de la chaire :

• Participer aux forums et aux actions de promotion de la chaire.
• Organiser les sessions de présentation et contribuer au recrutement des étudiants.
• Participer à l’organisation et au suivi des entretiens de sélection.
• Mettre à jour les supports et outils de communication : site internet, brochures, réseaux sociaux, etc.
• Organiser des événements académiques et professionnels : colloques, conférences, séminaires, etc.
• Assurer la mise à jour et le suivi de la base de données des Alumni et des contacts.

Support au responsable de la chaire :

• Assurer le suivi budgétaire de la chaire sur Adage et Excel.
• Organiser les séminaires, sorties pédagogiques et voyages d’étude.
• Mettre à jour et suivre la planification des cours électifs.
• Assurer le suivi des équivalences.
• Coordonner les plannings des différents intervenants.

Relations avec les partenaires :

• Assurer le lien entre les étudiants, les partenaires et le responsable de la chaire.
• Préparer les éléments nécessaires aux réunions avec les partenaires.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions.
• Assurer le suivi des actions décidées lors des échanges avec les différents interlocuteurs.

Mission complémentaire au sein du département pédagogique

• Participer au suivi de la planification et de la logistique des cours.
• Assurer la réservation des salles et la commande de cas pédagogiques.
• Gérer les intervenants et vacataires via le portail POP.
• Apporter un soutien administratif et logistique aux activités pédagogiques du département.

Profil recherché

De formation Bac+2, type BTS ou équivalent, vous disposez idéalement d’une première expérience dans un environnement administratif, pédagogique, académique ou international.

Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment :

• Le Pack Office, avec une bonne maîtrise d’Excel ;
• Les outils de messagerie électronique ;
• La suite Google ;
• Les outils bureautiques et collaboratifs ;
• Internet et les outils de communication digitale.

Compétences et qualités recherchées

Vous êtes reconnu(e) pour votre :

• Organisation et rigueur ;
• Sens des priorités et capacité à gérer plusieurs activités simultanément ;
• Persévérance et autonomie ;
• Excellent relationnel ;
• Sens du service et de la diplomatie ;
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés dans un environnement multiculturel ;
• Aisance dans la coordination et le suivi de projets.

Langues

• Anglais courant : niveau B2 minimum.

Une expérience dans un environnement international ou dans le secteur de l’enseignement supérieur constitue un atout.

Pourquoi rejoindre l’ESSEC ?

Rejoindre l’ESSEC, c’est intégrer une institution internationale reconnue et évoluer au sein d’un environnement multiculturel, collaboratif et stimulant.

Vous travaillerez au contact de professeurs, d’étudiants, d’intervenants et de partenaires issus d’horizons variés, au cœur des activités pédagogiques et académiques du Programme Grande École.

L’ESSEC s’engage activement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion. Convaincus que la richesse de notre communauté repose sur la pluralité des parcours et des identités, nous œuvrons chaque jour à créer un environnement bienveillant et inclusif pour toutes et tous.

Conformément à la politique d’embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

Données personnelles

Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC, conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.