Job Description

Contexte :

Rattaché(e) au Directeur BU Formation ou au Responsable Développement Commercial, l'Assistant(e) Commercial(e) Formation assure le support administratif des activités commerciales et de formation. Il/elle garantit la bonne gestion des inscriptions, la création et le suivi des sessions dans GesCOF, la préparation des documents administratifs, le suivi des plannings et la coordination entre les clients, les commerciaux, les formateurs et les équipes internes afin d'assurer la bonne réalisation des prestations de formation.

Missions principales :

Assistance à l'équipe commerciale

• Assurer le support administratif de la Direction Commerciale
• Réceptionner et traiter les demandes de formation transmises par les commerciaux.
• Établir les devis, conventions, convocations et documents contractuels nécessaires à la réalisation des prestations.
• Participer au suivi des opportunités commerciales et à la mise à jour des outils de suivi.
• Préparer les dossiers administratifs liés aux appels d'offres et référencements clients.
• Assurer l'interface entre les commerciaux, les clients et les équipes opérationnelles.

Gestion administrative des formations

• Créer et ouvrir les sessions de formation dans l'outil de gestion (GesCOF).
• Assurer les inscriptions des stagiaires.
• Contrôler la conformité des dossiers administratifs avant l'entrée en formation.
• Préparer et transmettre les documents préalables à la formation (convocations, conventions, programmes, feuilles d'émargement, etc.) en lien avec les commerciaux.
• Assurer le suivi administratif des dossiers tout au long du cycle de formation.
• Mettre à jour les bases de données clients, stagiaires et sessions de formation.

Planification et coordination

• Assurer le suivi des plannings de formation en lien avec les équipes commerciales, pédagogiques et les formateurs.
• Participer à l'organisation logistique des sessions de formation.
• Coordonner les ajustements de planning en fonction des contraintes clients, formateurs et centres de formation.

Suivi administratif et reporting

• Assurer le suivi des dossiers clients et des documents réglementaires.
• Contrôler la complétude des dossiers avant facturation.
• Assurer le classement et l'archivage des documents commerciaux et administratifs.
• Traiter les demandes des clients par téléphone et par mail.