Job Description

Overview

Jhpiego

recrute

Pour le compte de l’Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) de l’Accord de Coopération entre le Gouvernement de Côte d’Ivoire et le Gouvernement des Etats-Unis d’Amérique

Poste : Assistant Administratif_Soutien OpérationnelUnité : Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) DGS/MSHPCMU Côte d’Ivoire

Superviseur : Chargé de l’Administration

Supervisés: AucunLieu d’affectation : Abidjan Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) / Agent de Maitrise

Critère spécifique : Poste ouvert aux nationaux ivoiriens

NB : Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception. Le processus de sélection pourra être engagé avant la date limite de dépôt des candidatures.

Résumé :

L’Assistant Administratif-Soutien Opérationnel assure un appui administratif au Chef de l’Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) et contribue au bon fonctionnement quotidien du bureau.

Responsibilities

Spécifiquement, le/la titulaire assurera les responsabilités suivantes :

Gestion de l’agenda et appui au Chef de l’UGO (50 %)

• Gérer et mettre à jour l’agenda du Chef de l’UGO ;
• Planifier et coordonner ses rendez-vous, réunions et engagements ;
• Préparer les dossiers et documents nécessaires à ses activités ;
• Assurer le suivi des actions et échéances relevant de ses instructions ;
• Faciliter les échanges avec les interlocuteurs internes et externes ;
• Assurer le classement et la confidentialité des documents du Chef de l’UGO.

Soutien opérationnel au fonctionnement du bureau (50 %)

• Assurer l’appui administratif quotidien au fonctionnement de l’UGO ;
• Préparer et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et supports administratifs ;
• Assurer la réception, la transmission et le suivi des correspondances ;
• Appuyer la coordination administrative des réunions et activités du bureau ;
• Tenir à jour les outils de suivi administratif et les tableaux de bord ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents relevant de son périmètre ;
• Contribuer à l’amélioration de l’organisation administrative du bureau.

Required Qualifications

Formation

• Minimum Bac+2 en Administration, Secrétariat, Gestion, Assistanat de direction ou domaine équivalent.

Expérience

• Expérience d’au moins 2 ans dans une fonction d’assistanat administratif ou d’assistanat de direction ;
• Une expérience dans l’appui à un responsable ou dans la coordination administrative d’un bureau constitue un atout ;
• Une expérience dans un environnement de projet ou programme constitue un atout.

Compétences Techniques

• Bonne maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat administratif;
• Bonne capacité d’organisation et de gestion d’agenda;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook …
• Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme de documents;
• Capacité à préparer les réunions, assurer le suivi des actions et gérer les priorités;
• Capacité à organiser, classer et archiver des documents administratifs;
• Bonne capacité de communication et de coordination avec différents interlocuteurs.

Aptitudes personnelles et professionnelles

• Rigueur et sens de l’organisation;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Réactivité et sens des priorités;
• Bonnes aptitudes relationnelles et esprit d’équipe;
• Sens du service et capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs;
• Autonomie, fiabilité et respect des procédures.

Langues : Maîtrise parfaite du français (écrit et parlé).

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Disponibilité et capacité à gérer plusieurs demandes logistiques ;
• Respect des règles de sécurité, d’intégrité et des procédures applicables ;
• Conformité aux exigences de diligence raisonnable (vérification des antécédents, déclaration d’intérêts).