Job Description

Overview

Jhpiego

recrute

Pour le compte de l’Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) de l’Accord de Coopération entre le Gouvernement de Côte d’Ivoire et le Gouvernement des Etats-Unis d’Amérique

Poste : Assistant Administratif_Moyens Généraux et LogistiquesUnité : Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) DGS/MSHPCMU Côte d’Ivoire

Superviseur : Chargé de l’Administration

Supervisés: ChauffeursLieu d’affectation : Abidjan Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) / Agent de Maitrise

Critère spécifique : Poste ouvert aux nationaux ivoiriens

NB : Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception. Le processus de sélection pourra être engagé avant la date limite de dépôt des candidatures.

Résumé :

L’Assistant Administratif_Moyens Généraux et Logistiques assure un appui administratif, logistique et opérationnel au Chargé de l’Administration afin de garantir le bon fonctionnement quotidien de l’UGO.

Il contribue à la gestion des moyens généraux, des fournitures, des équipements, des locaux, des véhicules et des prestations logistiques nécessaires aux activités de l’UGO. Il assure également l’organisation logistique des réunions, ateliers, missions et déplacements, ainsi que le suivi administratif des prestataires et fournisseurs relevant de son périmètre.

Responsibilities

Spécifiquement, le/la titulaire assurera les responsabilités suivantes :

Appui à la gestion des moyens généraux (50 %)

• Assurer le suivi des besoins en fournitures, consommables, mobiliers et équipements ;
• Appuyer la préparation des demandes d’achat et le suivi des commandes et réceptions ;
• Suivre l’exécution des prestations et signaler les éventuels écarts
• Tenir à jour les inventaires et registres des biens et équipements ;
• Suivre les mouvements, affectations et disponibilités des biens de l’UGO ;
• Appuyer le suivi de l’entretien des locaux et équipements ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs aux moyens généraux ;
• Préparer les états et tableaux de suivi nécessaires

Appui à la Logistique et gestion des véhicules (50 %)

• Assurer la supervision et la coordination des chauffeurs de l’UGO ;
• Planifier et suivre l’utilisation des véhicules en fonction des besoins opérationnels ;
• Assurer le suivi de l’entretien, du carburant, des assurances et des réparations des véhicules ;
• Organiser la logistique des missions, déplacements, réunions et autres activités de l’UGO ;
• Veiller à la disponibilité des moyens logistiques nécessaires aux activités ;
• Assurer le suivi des prestations et dépenses logistiques relevant de son périmètre ;
• Veiller au respect des consignes d’utilisation et des règles de sécurité relatives aux véhicules;
• Produire les outils et rapports de suivi nécessaires

Required Qualifications

Formation

• Minimum Bac+2 en en Logistique /Achats, administration, Gestion ou domaine équivalent.

Expérience

• Expérience d’au moins 2 ans dans la logistique ou la gestion des moyens généraux ;
• Une expérience dans le suivi de véhicules et la supervision d’une équipe de chauffeurs.
• Une expérience dans un environnement de projet ou programme constitue un atout.

Compétences Techniques

• Bonne connaissance de la gestion des moyens généraux et de la logistique ;
• Bonne capacité à assurer le suivi des stocks, biens, équipements et véhicules ;
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel ;
• Capacité à organiser les activités de transport et à assurer leur suivi.

Aptitudes personnelles et professionnelles

• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Réactivité et capacité à gérer les urgences ;
• Sens des responsabilités et respect des procédures ;
• Bonnes aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe.
• Capacité à superviser une équipe de chauffeurs

Langues : Maîtrise parfaite du français (écrit et parlé).

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Disponibilité et capacité à gérer plusieurs demandes logistiques ;
• Respect des règles de sécurité, d’intégrité et des procédures applicables ;
• Conformité aux exigences de diligence raisonnable (vérification des antécédents, déclaration d’intérêts).
• Conformité aux exigences de diligence raisonnable (vérification des antécédents, déclaration d’intérêts).