Job Description

PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO

Brindar apoyo estratégico, administrativo y operativo a la Dirección y Subdirección, asegurando una adecuada coordinación de actividades, seguimiento de proyectos y flujo de comunicación entre las diferentes áreas de la empresa.

Responsable de optimizar el tiempo, la información y la toma de decisiones de la Dirección, facilitando la ejecución de objetivos, metas operativas e iniciativas estratégicas mediante una gestión eficiente de agendas, reportes, seguimiento y coordinación interdisciplinaria.

UBICACIÓN DEL PUESTO

Puesto al que reporta: Dirección General / Subdirección
Relación jerárquica: Dirección General Subdirección Asistente Ejecutiva de Dirección

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

• Administración y control de agenda de Dirección y Subdirección.
• Seguimiento operativo y administrativo de proyectos estratégicos.
• Coordinación de reuniones, minutas y acuerdos.
• Apoyo en la comunicación entre Dirección y departamentos.
• Seguimiento de proveedores, clientes y stakeholders.
• Elaboración y control de reportes ejecutivos.
• Priorización de información y manejo de comunicaciones.

ACTIVIDADES DEL PUESTO

Actividades Diarias

• Administrar la agenda de Dirección y Subdirección.
• Coordinar reuniones internas y externas.
• Dar seguimiento a minutas y acuerdos establecidos.
• Gestionar y priorizar comunicaciones, solicitudes e incidencias.
• Apoyar en los flujos de trabajo de Subdirección.
• Facilitar la comunicación entre Dirección y las diferentes áreas.
• Dar seguimiento a proveedores, clientes y stakeholders.
• Elaborar reportes ejecutivos en tiempo y forma.
• Apoyar en la resolución de situaciones operativas diarias.
• Mantener organizada y actualizada la información estratégica.

Actividades Periódicas

Semanales / Mensuales

• Coordinar y dar seguimiento a proyectos asignados por Dirección.
• Supervisar el cumplimiento de tareas y acuerdos entre áreas.
• Dar seguimiento a iniciativas estratégicas lideradas por Dirección.
• Coordinar actividades interdisciplinarias que involucren diferentes departamentos.
• Elaborar reportes calendarizados para Dirección.
• Mantener comunicación continua con áreas como:
  • Mantenimiento
  • Diseño
  • Redes Sociales
  • Marketing

Actividades Eventuales

• Participar en proyectos especiales de Dirección.
• Coordinar eventos, reuniones estratégicas o presentaciones ejecutivas.
• Apoyar en la implementación de nuevos procesos administrativos.
• Gestionar información confidencial y documentación estratégica.

COMPETENCIAS

Competencias Organizacionales

• Integridad
• Compromiso
• Ética profesional
• Confidencialidad

Competencias del Área

• Organización y planeación
• Atención al detalle
• Comunicación efectiva
• Adaptabilidad
• Servicio al cliente interno y externo

Competencias del Puesto

• Inteligencia emocional
• Resolución de problemas
• Proactividad
• Gestión del tiempo
• Capacidad multitarea
• Seguimiento y control
• Trabajo bajo presión

CONOCIMIENTOS TÉCNICOS

• Administración y control de agenda ejecutiva.
• Elaboración de reportes y presentaciones ejecutivas.
• Coordinación y seguimiento de proyectos.
• Manejo de información confidencial.
• Comunicación organizacional.
• Organización de reuniones y seguimiento de acuerdos.

SISTEMAS QUE MANEJA

• Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Google Workspace.
• Herramientas de videoconferencia.
• Sistemas administrativos y de gestión.
• WhatsApp Business.

PERFIL DEL OCUPANTE

Escolaridad: Licenciatura en Administración, Comunicación, Relaciones Públicas o carrera afín.
Experiencia: Mínimo 3 años en posiciones similares.
Idiomas: Inglés básico/intermedio deseable.
Disponibilidad: Alta disponibilidad de horario.
Horario laboral:

• Lunes a viernes: 9:00 a 18:00 hrs
• Sábados: 9:00 a 14:00 hrs

INDICADORES CLAVE (KPIs)

• Cumplimiento de agendas y tiempos.
• Seguimiento efectivo de acuerdos y proyectos.
• Entrega oportuna de reportes.
• Nivel de organización administrativa.
• Tiempo de respuesta a requerimientos.
• Eficiencia en coordinación entre áreas.