Brindar soporte operativo, administrativo y de seguimiento a la ejecución de los proyectos de consultoría, contribuyendo a que las actividades,
reuniones, documentación, entregables y compromisos con clientes se desarrollen de manera organizada, oportuna y conforme a los estándares de
calidad de la firma.
La posición constituye un soporte directo a la gestión de proyectos, facilitando la coordinación entre consultores, clientes y equipo interno, manteniendo
actualizada la información de cada proyecto y apoyando la preparación de los materiales y entregables requeridos durante su ciclo de vida.
Funciones principales:
1. Apoyar la apertura administrativa de cada nuevo proyecto, organizando carpetas, documentos contractuales, cronogramas, contactos, información del cliente y documentación inicial.
2. Mantener actualizados los cronogramas, planes de trabajo, matrices de seguimiento y controles operativos establecidos para cada proyecto.
3. Dar seguimiento a tareas, fechas y compromisos asumidos por el equipo y documentar su avance.
4. Alertar oportunamente al Coordinador de Proyectos sobre actividades próximas a vencer, retrasos, información pendiente del cliente o situaciones que puedan afectar el cronograma.
5. Mantener actualizado el estatus general de los proyectos asignados.
6. Coordinar agendas, convocatorias y reuniones relacionadas con los proyectos.
7. Confirmar asistencia de participantes y asegurar que los consultores dispongan previamente de la información necesaria para cada sesión.
8. Preparar agendas de reuniones cuando sea requerido.
9. Participar en reuniones de seguimiento para documentar acuerdos, responsables, fechas y próximos pasos.
10. Elaborar y distribuir minutas o resúmenes ejecutivos de reuniones dentro de los tiempos establecidos.
11. Dar seguimiento a los compromisos derivados de reuniones con clientes y equipos internos.
12. Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital correspondiente a cada proyecto.
13. Garantizar que documentos, presentaciones, evaluaciones, bases de datos, minutas, reportes y demás materiales sean almacenados siguiendo la estructura documental definida.
14. Controlar versiones de documentos y asegurar que el equipo trabaje sobre las versiones vigentes.
15. Mantener evidencia organizada de actividades, aprobaciones, comunicaciones y entregables realizados.
16. Preservar la confidencialidad de la información de clientes, candidatos, participantes y colaboradores manejada durante los proyectos.
Requirements
Formación académica
Estudiante de término o profesional recién graduado de:
• Administración de Empresas.
• Psicología Organizacional.
• Gestión Humana.
• Ingeniería Industrial.
• Mercadeo.
• Administración de Proyectos.
• Carreras afines.
Experiencia:
Preferiblemente entre 1 y 2 años de experiencia en posiciones de asistencia, coordinación administrativa, gestión de proyectos, consultoría, Recursos
Humanos o áreas relacionadas.
Conocimientos y habilidades técnicas:
• Manejo de Microsoft Office, particularmente Word, Excel y PowerPoint.
• Manejo de Google Workspace.
• Capacidad para elaborar tablas, matrices y controles de seguimiento.
• Organización documental.
• Redacción profesional.
• Manejo de agendas y coordinación de reuniones.
• Seguimiento de proyectos.
• Capacidad para trabajar con información confidencial.
• Uso de herramientas de colaboración y gestión de tareas
