Job Description

Descripción de la empresa

La Universidad del Valle de Guatemala (UVG) es una institución de educación superior que, desde hace más de cincuenta años, impulsa el desarrollo del país a través de programas académicos, de investigación y de extensión de alto impacto.

Contamos con tres campus, seis facultades y un Instituto de Investigaciones, que conforman una estructura académica sólida orientada a la formación integral de profesionales y al avance del conocimiento. Nuestras facultades son: Ciencias y Humanidades, Educación, Ciencias Sociales, Ingeniería, Administración y Negocios y Colegio Universitario.

En UVG creemos que el conocimiento es motor de transformación, por ello promovemos la equidad en el acceso a la educación mediante programas de becas y apoyo financiero.

Nuestro equipo está integrado por docentes, investigadores, científicos y profesionales apasionados, comprometidos con la excelencia académica y el desarrollo de Guatemala. Brindamos oportunidades de crecimiento, innovación y formación continua, porque confiamos en el talento, la creatividad, el compromiso y la dedicación de nuestra comunidad.

Hoy buscamos personas que deseen sumarse a compartir nuestra visión en el marco de la ética y excelencia a través de su experiencia, para entregar a Guatemala y al mundo personas ingeniosas y comprometidas.

Descripción del empleo

**Responsabilidades principales:**

• Proporcionar apoyo administrativo y de secretaría a la Unidad de Éxito en el Primer Año, lo que incluye redactar memorandos, crear formularios de inscripción mediante Google Forms y gestionar la correspondencia con los estudiantes y el personal
• Coordinar la logística de los eventos para las actividades institucionales (Orientación, Coaching for Excellence, EXPERIENCIA, Jornada de Puertas Abiertas), lo que incluye reservar espacios, gestionar a los voluntarios y supervisar la ejecución de los eventos
• Gestionar las actividades de adquisición, incluyendo la solicitud de presupuestos, la tramitación de órdenes de compra, el pedido de suministros y material de oficina, y el seguimiento de gastos y reembolsos
• Programar y realizar un seguimiento de la asistencia de los estudiantes a las reuniones de la Unidad y a las sesiones de orientación, coordinándose con los orientadores académicos y el coordinador de la Unidad para adaptarse a los horarios de todas las partes
• Apoyar el programa de requisitos de idioma inglés difundiendo información, ayudando a los estudiantes con la inscripción y asistiendo a eventos institucionales
• Tramitar la documentación relacionada con el presupuesto, incluyendo el seguimiento de gastos, las solicitudes de la cafetería y los formularios de solicitud de cheques

Requisitos

**Requisitos:**

• Mínimo de 2 años de experiencia profesional en secretariado o apoyo administrativo en un entorno educativo o institucional
• Competencia demostrada en sistemas de gestión de oficina, incluyendo software de planificación, procesos de adquisición y seguimiento presupuestario
• Competencia avanzada en las aplicaciones de Google Workspace (Formularios, Hojas de cálculo, Documentos) y Microsoft Office
• Capacidad demostrada para gestionar múltiples proyectos simultáneos con gran atención al detalle y precisión
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal, con capacidad para redactar correspondencia y documentación profesional
• Experiencia en la coordinación logística de eventos institucionales, incluyendo la gestión de recintos, la coordinación de proveedores y la supervisión de voluntarios
• Competencia en el seguimiento de gastos, la tramitación de órdenes de compra y la conciliación presupuestaria
• Capacidad para trabajar eficazmente con diversos grupos de interés, incluyendo estudiantes, profesorado y personal administrativo

**Requisitos preferentes:**

• Experiencia en el apoyo a iniciativas para el éxito de los estudiantes de primer año o a programas de orientación académica
• Familiaridad con los sistemas de información de estudiantes y las bases de datos institucionales
• Experiencia en el apoyo a programas de dominio del inglés o para estudiantes internacionales

Información adicional

Horario de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 hr. y tres sábados por año para apoyar en la Inducción a estudiantes, Experiencia UVG y Open House.