Job Description

Asistente de Coordinación de Administración y Logística, Panamá

Descripción del Puesto

Acerca de PADF

La Fundación Panamericana para el Desarrollo (PADF por sus siglas en inglés) cree en la creación de un hemisferio de oportunidades para todas las personas. Trabajamos en América Latina y el Caribe para fortalecer nuestra región: más saludable, pacífica, justa, resiliente y sostenible para las generaciones actuales y futuras. Durante más de 60 años, hemos servido a las comunidades más vulnerables, invirtiendo recursos en todo el hemisferio. Nos asociamos y capacitamos a la sociedad civil, los gobiernos y el sector privado para el bien común de la región.

Descripción General de la Posición 

PADF se encuentra en la búsqueda de un(a) Asistente de Coordinación de Administración y Logística para las operaciones en Panamá.

La posición es responsable de prestar apoyo administrativo, logístico y documental para la ejecución de las actividades, incluyendo la coordinación de viajes, eventos, visitas de campo, adquisiciones, movilización y entrega de equipos y materiales, así como la organización de los expedientes administrativos correspondientes. Bajo la supervisión directa del Gerente de Administración y Finanzas, el/la Asistente de Coordinación de Administración y Logística será responsable de ejecutar diversas actividades de soporte que se realizan en beneficio de los objetivos de PADF.

Funciones y Responsabilidades Esenciales  

Administración:

• Preparar la documentación administrativa requerida para compras, contrataciones, viajes, reembolsos y pagos, y remitirla al Gerente de Administración y Finanzas para su revisión.
• Revisar y asegurar que las solicitudes y expedientes cuenten con la información, aprobaciones y documentos de respaldo requeridos antes de su tramitación.
• Dar seguimiento administrativo a facturas, pagos, reembolsos y pagos recurrentes, identificando y comunicando documentación faltante o trámites atrasados.
• Recopilar, organizar y archivar las evidencias administrativas y financieras generadas por el proyecto, incluyendo facturas, comprobantes, listas de asistencia, agendas, fotografías, actas y constancias de recepción.
• Mantener organizados y actualizados los archivos administrativos y contables, tanto físicos como digitales, de acuerdo con las políticas de PADF y los requerimientos del donante.
• Apoyar la preparación, tramitación y archivo de correspondencia, memorandos, actas y otros documentos administrativos del proyecto.
• Realizar la revisión preliminar de informes financieros y verificar que cuenten con la documentación de respaldo correspondiente, sin sustituir la revisión y aprobación de la Gerencia de Administración y Finanzas.
• Mantener actualizada la lista de contactos institucionales y de proveedores relacionados con el proyecto.
• Informar oportunamente al Gerente de Administración y Finanzas sobre riesgos, retrasos, incumplimientos, diferencias o documentación faltante que puedan afectar la ejecución del proyecto.
• Realizar otras funciones relacionadas con la naturaleza de la posición que sean asignadas por su supervisor(a).

Logística:

• Elaborar y mantener actualizado el calendario de actividades, viajes, visitas de campo, talleres, eventos y entregas, identificando fechas, responsables y requerimientos logísticos.
• Apoyar en la coordinación de la logística de las actividades desarrolladas en Panamá y otras provincias.
• Organizar viajes, reuniones, talleres, capacitaciones, visitas de campo y eventos, incluyendo transporte, hospedaje, alimentación, espacios, materiales, equipos e itinerarios.
• Recibir y verificar las solicitudes de bienes y servicios, asegurando que incluyan las especificaciones, cantidades, fechas y lugares de entrega.
• Identificar proveedores autorizados, solicitar cotizaciones y verificar que las ofertas incluyan la información necesaria para su comparación, de acuerdo con los procedimientos de adquisiciones de PADF.
• Preparar cuadros comparativos de cotizaciones que incluyan precios, especificaciones, impuestos, disponibilidad, tiempos de entrega, garantías, condiciones de pago y demás criterios relevantes.
• Dar seguimiento a las órdenes de compra y coordinar con los proveedores la entrega oportuna de bienes y servicios.
• Recibir y verificar físicamente los bienes adquiridos, confirmando que las cantidades, características y condiciones correspondan con la documentación aprobada.
• Preparar las actas, registros fotográficos, constancias y demás evidencias de recepción y entrega.
• Registrar los movimientos de equipos, mobiliario y materiales, y mantener actualizado el inventario.
• Mantener el control del consumo de combustible y apoyar el seguimiento del uso, documentación y mantenimiento de la flota vehicular de PADF.
• Informar oportunamente a la Gerente de Administración y Finanzas sobre retrasos, faltantes, daños, diferencias, incumplimientos de proveedores o riesgos que puedan afectar las actividades.

Competencias

• Nutrir el Conocimiento– Busca activamente oportunidades de aprendizaje, comparte aprendizajes con sus pares y aplica nuevos conocimientos para mejorar procesos.
• Ser Creativo/a y Promover la Creatividad– Aplica el pensamiento creativo para mejorar procesos y participa en iniciativas de innovación.
• Liderar e Inspirar – Comienza a influir en sus pares y a contribuir a la motivación y cohesión del equipo.
• Adaptarse– Adapta los enfoques para responder a necesidades cambiantes y ayuda a los miembros del equipo a navegar el cambio.
• Optimizar Recursos – Organiza el trabajo de manera eficaz e identifica oportunidades para mejorar los procesos del equipo.
• Comunicar de manera efectiva– Adapta la comunicación a distintos públicos y facilita un flujo claro de información dentro del equipo.

Calificaciones requeridas

• Licenciatura en administración de empresas, logística, contabilidad, finanzas, gestión de proyectos o áreas relacionadas.
• Mínimo tres (3) años de experiencia en funciones administrativas, logísticas, adquisiciones, coordinación de eventos o apoyo a proyectos.
• Capacidad para organizar múltiples tareas, cumplir plazos y dar seguimiento oportuno a solicitudes y documentos.
• Dominio del idioma español. Conocimiento básico del idioma inglés deseable.
• Experiencia en organizaciones sin fines de lucro, proyectos de desarrollo o iniciativas financiadas por gobiernos extranjeros deseable.
• Manejo de paquetes Windows (Word, Excel y PowerPoint), plataformas de teleconferencia (Zoom y Teams) así como de hardware (laptops, proyectores, sistemas audiovisuales, etc.).

Más sobre PADF

PADF es una organización independiente sin fines de lucro establecida por la Organización de los Estados Americanos (OEA) en 1962. www.padf.org

Los valores centrales de PADF (por sus siglas en inglés) son “H-E-A-R-T” = Honestidad, Excelencia, Autenticidad, Respeto y Confianza.

Declaración de Igualdad de Oportunidades (EEO). Buscamos activamente un grupo diverso de candidatos y alentamos a personas de todos los orígenes a postularse. PADF no discrimina por capacidad, edad, origen nacional, raza y etnia, creencias religiosas, orientación sexual o antecedentes penales.

PADF está comprometido a proteger a los empleados y a aquellos a quienes servimos, abordando comportamientos inapropiados, discriminación y acoso. Adoptamos un enfoque interseccional, promovemos la igualdad de género y seguimos nuestro Código Global de Conducta que enfatiza nuestros valores H.E.A.R.T. El código cubre varios aspectos, incluyendo la lucha contra la trata de personas, PSEAH (Protección contra la Explotación Sexual, Abuso y Acoso), denuncias de irregularidades y seguridad en línea.

PADF es un Empleador que Ofrece Igualdad de Oportunidades