Job Description

Asistente de Compras.

Location:
Bolívar
Venezuela, Bolivarian Republic of

Project HOPE es una ONG internacional de empleados/as, consultores/as y voluntarios/as comprometidos/as que trabajan en todo el mundo, respondiendo a los retos sanitarios mundiales más acuciantes. A lo largo de sus 60 años de historia, Project HOPE ha tratado a millones de pacientes, ha suministrado medicamentos por valor de más de 3.000 millones de dólares a organizaciones sanitarias locales de todo el mundo, y ha ayudado a construir cientos de programas sanitarios desde cero y respondido a crisis humanitarias en todo el mundo.

Código de conducta
Compartimos la responsabilidad y la obligación de tratarnos con respeto, tomar medidas afirmativas para prevenir asuntos relacionados con la explotación y el abuso sexuales y la trata de personas, y revelar todas las infracciones potenciales y reales de nuestro Código de Conducta, que pueden incluir conflictos de intereses, fraude, corrupción, discriminación o acoso. Juntos podemos reforzar una cultura de respeto, integridad, responsabilidad y transparencia.

RESUMEN:

Ejecutar de forma eficiente las compras locales en la región, siguiendo los procedimientos de la organización, aplicando una adecuada selección de proveedores, bienes, productos y servicios para obtener la mejor relación calidad-precio, que permita la implementación eficaz y eficiente de las actividades en línea con las prioridades de los proyectos.

Funciones Principales:

• Recibir, revisar y verificar la integridad de las solicitudes de compra (PR) para procesos que apliquen según el umbral de contratación aprobado para la gestión local, para asegurar su correcto llenado y autorizaciones necesarias para su ejecución.
• Identificar y evaluar proveedores de bienes y servicios a nivel local,utilizando bases de datos previas, redes sociales, proveedores conocidos del área y referencias profesionales e internet, para cubrir las necesidades de la región relacionadas con la implementación de programas y los requerimientos de la oficina.
• Contactar a proveedores para solicitar cotizaciones para las compras, asegurando que se obtengan al menos una cotización competitiva cuando sea necesario según el umbral.
• Comparar las cotizaciones recibidas y realizar un análisis básico de precios para determinar la mejor opción de compra, considerando el principio de "La mejor relación calidad - precio".
• Emitir órdenes de compra para las solicitudes aprobadas, asegurándose de que incluyan toda la información necesaria, como descripciones de artículos, cantidades, precios, términos de entrega y condiciones de pago para garantizar la eficiencia del proceso.
• Monitorear el estado de las órdenes de compra, con la finalidad de hacer seguimiento a los procesos y asegurar la confirmación de la entrega de los bienes o servicios y la resolución de cualquier problema o discrepancia que pueda surgir.
• Hacer seguimiento a la generación de las notas de recepción de servicios o bienes (SRG/GRN) para dar continuidad al proceso administrativo y realizar la gestión de pagos correspondiente.
• Preparar y enviar a finanzas los paquetes de pago con la documentación necesaria para efectuar los pagos a proveedores, asegurando el cumplimiento de los acuerdos contractuales establecidos en las órdenes de compra.
• Realizar seguimiento y acompañamiento a los pagos compartidos con el equipo de finanzas para asegurar que los compromisos asumidos con los proveedores se realicen puntualmente por los bienes y servicios recibidos.
• Mantener registros precisos y organizados de todas las compras, incluyendo PR, cotizaciones, PO, facturas y cualquier otra documentación relevante, contando con toda la información actualizada y organizada en las carpetas de la nube (SharePoint) destinadas para tal fin para garantizar la trazabilidad de los procesos.
• Asegurar la actualización de las actividades de compras en las herramientas de gestión y seguimiento correspondientes para garantizar la transparencia de los procesos de adquisición.
• Asegurar el cumplimiento del proceso de incorporación, evaluación y seguimiento del desempeño de proveedores, con el objetivo de mantener la base de datos de los proveedores actualizada.
• Asegurar el cumplimiento de los umbrales de contratación establecidos para la región y mantener constante comunicación con el equipo central para gestionar los casos que superen dichos umbrales.
• Garantizar el cumplimiento de los procesos de compras según el manual de Proyecto Esperanza para asegurar la aplicación de las políticas y procedimientos de adquisición, así como las regulaciones de los donantes y las leyes locales e internacionales en cada compra realizada.
• Interactuar activamente con proveedores y partes interesadas para garantizar la coordinación y el intercambio adecuado de información, abordar inquietudes/problemas comunes y buscar soluciones para cumplir con la adquisición de los bienes o servicios regionales.
• Realizar el proceso de verificación de proveedores, candidatos para ingresar al programa académico PICIS u actores claves que
  sostengan interacciones con el equipo a nivel local, a través de Brigder Insight con el objetivo de cumplir con los requerimientos
  de la organización relacionados a cumplimiento.
• Garantizar el cumplimiento del código de ética de la organización, entre su equipo de trabajo y los colaboradores de PE, para
  asegurar el desarrollo ideal de las actividades según las políticas estándares definidas por el donante.
• Dirigir la elaboración de informes y garantizar la puntualidad y exactitud de la información facilitada, así como garantizar la confidencialidad de la información sensible.
• Contribuir a crear una imagen positiva y de credibilidad general de la organización, especialmente mediante la aplicación del Código de Conducta, la ética, los valores y el punto de vista de la organización con respecto a los agentes internos y externos.
• Promover y fomentar una cultura de cumplimiento y ética en todo Project HOPE, así como mantener una clara comprensión de las normas de cumplimiento y ética de Project HOPE1 y de los donantes, y se adhiere a dichas normas.
• Trabajar con el máximo nivel de integridad, respetando los valores y principios humanitarios.
• Participar en los procesos de selección de las vacantes correspondientes a su área, así como en procesos de áreas relacionadas a través de la revisión de las personas aspirantes al cargo, preselección de los perfiles e intervención en las entrevistas técnicas con el objetivo de asegurar la selección del personal idóneo para la organización.
• Trabajar de forma enlazada, comunicativa y cooperativa con el equipo regional, así como con los enlaces de Casa Matriz.
• Asegurar el cumplimiento de todos los demás procesos y funciones inherentes a su cargo o requerimientos adicionales.

Habilidades y Experiencias Esenciales:

• TSU Administración y contaduría o afín.

• Deseable 1 año en procesos administrativos

• Microsoft Office 365.

EXIGENCIAS FÍSICAS Y ENTORNO DE TRABAJO:
Las exigencias físicas y las características del entorno de trabajo aquí descritas son representativas de las que debe cumplir un empleado/a para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar las funciones esenciales.

Exigencias físicas:  
En el desempeño de las funciones de este puesto, el empleado/a debe tener movilidad en un entorno de oficina y/o campo y ser capaz de utilizar el equipo de oficina estándar.
Debe ser capaz de comunicarse de forma verbal y escrita y debe poder viajar internacionalmente. 
Los empleados/as de Project HOPE pueden tener que viajar o trabajar en países donde las condiciones laborales se clasifican como "penosas".

Entorno de trabajo:
El entorno de oficina puede ser típico con exposición a un nivel de ruido mínimo o de trabajo remoto con presencial regular en campo dependiendo del puesto y las necesidades. 

Los despliegues de emergencia pueden tener lugar en entornos con escasez de recursos y condiciones de vida austeras.

Los viajes prolongados pueden realizarse en avión o en otros medios de transporte. Aunque los viajes internacionales no son habituales en todos los puestos, las necesidades programáticas pueden exigirlos de forma intermitente.

ADHESIÓN Y CUMPLIMIENTO DE POLÍTICAS 

Project HOPE mantiene una política de tolerancia cero con el acoso, abuso y explotación sexual y laboral, así como contra los hechos de fraude, malversación, corrupción y desviación, es por ello que se espera de todo el personal completa adhesión al Código de Conducta Organizacional, así como al resto de las políticas internas, su casa matriz y donantes. El incumplimiento del Código de Conducta Organizacional acarrea sanciones que pueden llegar a incluir el despido justificado, dependiendo del grado de la falta. 

Debido al gran número de consultas que recibimos, sólo se tendrán en cuenta los candidatos que reúnan la experiencia y las cualificaciones requeridas para este puesto. Se ruega no llamar por teléfono. 

No obstante, dado que trabajamos en todo el mundo en el ámbito de la salud pública, es posible que deseemos conservar su CV en nuestra base de datos para otras oportunidades futuras, a menos que nos indique lo contrario. 

Muchas gracias por su interés en Project HOPE