Job Description

Oficina/Unidad/Descripción del proyecto

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), trabaja en unos 170 países y territorios, ayudando a erradicar la pobreza, reducir las desigualdades y la exclusión, y fomentar la resiliencia para que los países puedan mantener el progreso. Como organismo de desarrollo de las Naciones Unidas, el PNUD desempeña un papel fundamental para ayudar a los países a alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

PNUD Guatemala, de acuerdo con las prioridades estratégicas acordadas en el Documento de Programa de País (DPC) para el período 2022-2026 es la organización de las Naciones Unidas que contribuye a los esfuerzos nacionales hacia un desarrollo sostenible, resiliente, equitativo e inclusivo, utilizando un enfoque participativo e innovador. Esto ha implicado un aumento de las alianzas con socios de cooperación, dentro del Sistema de Naciones Unidas y con instituciones nacionales y locales, y con redes de la sociedad civil y comunidades.

Las prioridades estratégicas del PNUD son:

Instituciones fuertes: El PNUD brinda apoyo técnico a mecanismos de coordinación interinstitucional liderados por instituciones nacionales en gabinetes sociales y económicos, desarrollo rural integrado y alianzas de ciencia y tecnología. Trabaja en la promoción de la innovación en el uso de la tecnología, la generación de datos, el desarrollo de sistemas de información y el análisis de género para fortalecer la toma de decisiones basada en evidencias a nivel nacional y local.

Paz, seguridad y justicia: El PNUD apoya el fortalecimiento de las instituciones estatales que trabajan para aumentar la seguridad ciudadana, el acceso a la justicia y la transformación de los conflictos.

Fomento de la resiliencia para la adaptación al cambio climático: El PNUD trabaja para fortalecer las plataformas de coordinación interinstitucional e intersectorial para la planificación del desarrollo, la adaptación al cambio climático y su mitigación, la gestión de la biodiversidad y las áreas protegidas, la seguridad alimentaria y la gestión de la reducción del riesgo de desastres.

Desarrollo socioeconómico sostenible e inclusivo. El PNUD está trabajando para fortalecer el sistema nacional de protección social, utilizando una perspectiva de género y priorizando las vulnerabilidades a las que se enfrentan las personas en situaciones de crisis y choques. Se promueven la coordinación, la colaboración y las alianzas con otras instituciones públicas, el sector privado y las organizaciones de la sociedad civil para una coordinación territorial eficaz y el intercambio regional de mejores prácticas.

En el marco de las acciones de la subcartera de fortalecimiento institucional del área de Gobernabilidad Democrática, se tiene previsto contratar un profesional en las áreas de logística, gestión de operaciones y gestión administrativa.

El/la Asistente de Apoyo Logístico y Operativo, bajo la supervisión directa del/la Coordinador/a de Proyectos de Gobernabilidad Democrática y bajo la supervisión general del/la Oficial de Programa, será responsable de brindar apoyo operativo y logístico a proyectos de la subcartera de fortalecimiento institucional, garantizando la ejecución eficiente y efectiva de las actividades y acciones planificadas.

Alcance del trabajo

1. Gestión Operativa y Administrativa de los Proyectos

• Gestionar y dar seguimiento a los procesos de adquisiciones menores, pagos a proveedores, asegurando el estricto cumplimiento de las normativas del PNUD (POPP).
• Mantener actualizados los sistemas internos de gestión para el seguimiento de requisiciones, órdenes de compra (POs) y recepción de bienes o servicios de los proyectos asignados.
• Llevar un control riguroso y archivo de los documentos de respaldo operativo, financiero y contractual para facilitar los procesos de auditoría y revisión.
• Apoyar en identificar, alertar y organizar acciones destinadas a reducir, mitigar y gestionar riesgos de forma proactiva
• Apoyar en la redacción, revisión de formato y envío de correspondencia oficial, ayudas memoria y notas de seguimiento técnico derivadas de las reuniones interinstitucionales.
• Garantizar respuestas oportunas a las solicitudes operativas diarias, escalando los temas críticos y estratégicos al equipo y coordinación del proyecto.
• Asistir y participar en reuniones de planificación, coordinación y seguimiento del proyecto y/o talleres de capacitación que le sean asignados;
• Consolidar bases de datos actualizadas de contrapartes, autoridades departamentales (gobernadores/delegados) y proveedores clave de servicios.
• Apoyar en la consolidación de insumos cuantitativos y medios de verificación (listados de asistencia, memorias fotográficas, encuestas) necesarios para la elaboración de los informes de avance trimestrales y anuales de los proyectos.
• Gestionar y dar seguimiento al inventario de bienes del proyecto, asegurando el estricto cumplimiento de las normativas del PNUD (POPP).

2. Funciones de Apoyo Logístico a Eventos de Alto Nivel

• Brindar apoyo logístico integral para la organización de misiones de expertos internacionales, talleres, foros, asambleas y reuniones de alto nivel.
• Coordinar y asegurar la provisión oportuna de servicios para eventos: reservas de espacios, equipo audiovisual, transporte y alimentación.
• Elaborar y dar seguimiento a los cronogramas logísticos de cada evento, asegurando el cumplimiento de protocolos diplomáticos, protocolos de seguridad y hospitalidad requeridos por el PNUD y contrapartes gubernamentales.
• Dar seguimiento a los compromisos adquiridos por proveedores, asegurando el control de tiempos y cumplimiento de calidad y levantando alertas tempranas que sea identificadas.

3. Logística de Movilización y Despliegue en Terreno

• Coordinar y asegurar toda la logística solicitudes de viaje, transporte, alojamiento y viáticos para las misiones de campo de equipos técnicos y consultores hacia departamentos priorizados.
• Mantener y actualizar un directorio territorial preciso y funcional de autoridades locales, enlaces técnicos e insumos clave para facilitar la comunicación constante entre el nivel central y departamental.
• Organizar in situ (o gestionar a distancia con proveedores locales) la logística para los programas de formación dirigidos a departamentos, en base a las normas y procedimientos de PNUD.
• Coordinar el envío seguro, distribución y recepción de materiales técnicos, equipos o insumos que formen parte de las estrategias de implementación de los proyectos.
• Apoyar en la recopilación rigurosa de medios de verificación físicos (listados de asistencia firmados, actas de recepción, memorias de talleres departamentales) necesarios para respaldar la ejecución financiera de las actividades en el interior del país

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Acuerdo Institucional

La posición reportará de forma directa al/la Coordinador/a de Proyectos de Gobernabilidad Democrática y de forma general al/la Oficial de Programa de Gobernabilidad Democrática y Asociado/a de Programa. Estará ubicado/a en las oficinas del PNUD en Guatemala, con posibilidad de misiones a los territorios priorizados por los proyectos de la subcartera.

El/ la Asistente de apoyo logístico y operativo trabajará en estrecha colaboración con el/la Asociado/a administrativo/a y financiero/a de proyectos y los equipos de la unidad ejecutora, para asegurar el flujo eficiente de información, la ejecución de instrucciones y la coordinación de actividades.

Brindará apoyo a las operaciones del proyecto realizando una variedad de procesos administrativos y logísticos.

Competencias

Competencias Core
Logro de Resultados:

Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.

Pensamiento Innovador:

Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.

Aprendizaje Continuo:

Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con agilidad:

Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.

Actuar con determinación:

Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado.

Compromiso y asociación:

Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas.

Favorece la diversidad y la inclusión:

Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación

Competencias Técnicas y Multifuncionales

Área Temática

Nombre

Definición

Datos

Análisis de datos

Capacidad para extraer, analizar y visualizar datos para obtener información valiosa y contribuir a la toma de decisiones institucionales eficaces.

Administración y operaciones

Gestión de eventos (tales como

retiros, capacitaciones y reuniones)

Capacidad para gestionar eventos, lo que incluye tareas como la identificación del lugar donde se celebrarán, el alojamiento, la logística, el suministro de alimentos, el transporte, los desembolsos en efectivo, entre otros.

Administración y operaciones

Gestión de inventarios

Cada oficina deberá garantizar la disponibilidad de un inventario suficiente para su uso, así como notificar los artículos cuyo valor supere el umbral corporativo de 5.000 dólares o más.

Adquisiciones

Procure-to-pay

Conocimiento de los ciclos de compras y pagos, así como de sus conceptos, principios y políticas, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas o prácticas.

Adquisiciones

Búsqueda de proveedores

Capacidad para encontrar, evaluar y relacionarse con proveedores de bienes y servicios.

Gestión institucional

Gestión basada en los resultados

Capacidad para gestionar la puesta en marcha de estrategias, programas y proyectos que se centren en la mejora del rendimiento y los resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de las teorías, los conceptos, las metodologías, los instrumentos y las herramientas relevantes.

Gestión institucional

Gestión del cambio

Iniciar, diseñar y velar por el éxito de la implementación de cambios organizacionales; preparar y apoyar a las personas y a los equipos para implementar dicho cambio.

Calificaciones Mínimas de un NPSA

Requisitos Académicos Mínimos

• Título de Educación Secundaria es requerido.
• Estudios universitarios (Título de Licenciatura) en Administración de Empresas, Ciencias económicas, Empresariales o Mercadeo, Ciencias Sociales, Gestión de Proyectos o carrera a fin, será considerado favorablemente, pero no es un requisito.

Años mínimos de experiencia laboral relevante

• Mínimo de cinco (5) años (con título de Educación Secundaria (Nivel Diversificado)) o dos (2) años (con título de licenciatura) de experiencia profesional demostrable en asistencia logística, operativa, gestión de inventarios, gestión de viajes, entre otros

Habilidades y competencias requeridas

• Experiencia en organización logística de actividades, capacitaciones, talleres y/o eventos;
• Experiencia en asistencia y seguimiento de personal y/o equipos de trabajo;
• Experiencia en gestión administrativa de proyectos sociales
• Experiencia en redacción de documentos oficiales, generación de bases de datos de información para presentación de resultados, elaboración de cronogramas, entre otros.
• Excelentes habilidades de organización y planificación.
• Habilidad para gestionar múltiples tareas y prioridades.
• Habilidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
• Atención al detalle y capacidad para resolver problemas.
• Analiza e interpreta las regulaciones y normativa, propone soluciones a cuestiones operativas.
• Garantiza eficiencia en la entrega de servicios de calidad.
• Optima capacidad de comunicación escrita y oral en forma clara y sintética.
• Diestro en el uso de tecnología internet, dominio de word, excel y power point.
• Promueve la colaboración, orientación al cliente, calidad y orientación a resultados.
• Capacidad de trabajar bajo presión, en forma creativa, flexible y propositiva, encontrando soluciones rápidas y eficaces a problemas imprevistos.
• Posee altos valores en ética e integridad, respeto por la diversidad.

Habilidades y competencias deseables

• Experiencia de trabajo en PNUD, Sistema de Naciones Unidas u organismos de cooperación internacional y/o en organizaciones de voluntariado será valorada.
• Conocimientos de Políticas, normas y procedimientos de PNUD, deseable.
• Conocimientos generales de protocolo en la organización de eventos, deseable.

Idioma (s) requeridos a nivel laboral

• Fluidez en el idioma Español es requisito.
• Conocimiento básico del inglés.