Job Description

Resumen de Puesto

Coordina documentación y administra información relacionada con funciones de soporte administrativo para un equipo, departamento o unidad de negocio, asegurando la correcta gestión de registros, procesos y requerimientos internos.

Responsabilidades Principales

• Brindar soporte administrativo mediante investigaciones, preparación de reportes estadísticos y atención de solicitudes de información rutinarias.
• Recopilar, compilar y verificar información, ingresándola con precisión en reportes, presentaciones, formularios, bases de datos y hojas de cálculo.
• Colaborar en la recolección de datos, carga de información y generación de reportes relacionados con las actividades del área.
• Apoyar funciones administrativas como preparación de correspondencia, recepción de visitas, coordinación de llamadas y organización de reuniones.
• Responder o derivar consultas rutinarias de clientes internos y externos sobre la organización, sus actividades o procesos.
• Preparar documentación para pagos a proveedores y terceros, realizar solicitudes de pago en los sistemas correspondientes y responder consultas relacionadas con cuentas por pagar.
• Documentar y mantener actualizadas las políticas y procedimientos del área.
• Participar en proyectos e iniciativas de mejora continua del departamento.
• Ejecutar otras tareas administrativas de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización.

Competencias

Orientación a la Acción

Asume nuevos desafíos y oportunidades con energía, entusiasmo y sentido de urgencia.

Comunicación Efectiva

Desarrolla y transmite comunicaciones claras adaptadas a diferentes audiencias.

Orientación al Cliente

Construye relaciones sólidas y ofrece soluciones centradas en las necesidades del cliente.

Responsabilidad

Cumple compromisos y promueve la rendición de cuentas.

Planificación y Orientación

Prioriza actividades y recursos para alcanzar los objetivos establecidos.

Análisis de Datos

Interpreta información cualitativa y cuantitativa para generar conclusiones y apoyar la toma de decisiones basadas en datos.

Comunicación y Visualización de datos

Presenta información mediante reportes, tableros e indicadores que facilitan la comprensión de problemas, causas y oportunidades de mejora.

Valora las Diferencias

Reconoce y aprovecha el valor de diferentes perspectivas y culturas dentro de la organización.

Eduación y Licencias

• Título secundario completo o equivalente.
• Se valorará formación técnica o administrativa complementaria
  

Experiencia

• Experiencia previa en tareas administrativas.
• Conocimientos intermedios adquiridos mediante estudios, capacitación o experiencia laboral.

Responsabilidades Adicionales

• Coordinar las actividades administrativas de la sucursal y brindar soporte a los requerimientos operativos en conjunto con el Líder de Sucursal y el Líder de Servicio.
• Mantener registros operativos y documentación actualizada, asegurando archivos digitales completos y el cumplimiento de procedimientos internos, requisitos de clientes y estándares de auditoría.
• Gestionar documentación de contratistas y clientes, incluyendo inducciones, certificaciones, credenciales y requisitos de acceso a sitios.
• Coordinar recursos operativos y administrativos de la sucursal, incluyendo alquileres de vehículos, oficinas, contenedores y equipos.
• Administrar el inventario y distribución de elementos de protección personal (EPP), ropa de trabajo, insumos de oficina, consumibles y materiales indirectos, garantizando su disponibilidad y trazabilidad.
• Generar y dar seguimiento a solicitudes de compra indirectas para servicios y necesidades operativas, tales como alimentación, mantenimiento de instalaciones, limpieza, seguridad, servicios públicos y permisos regulatorios.

Requisitos Deseables

• Experiencia previa en empresas multinacionales brindando soporte a operaciones de la industria de Oil & Gas.
• Experiencia utilizando sistemas ERP, plataformas de compras y sistemas de gestión documental.
• Conocimiento en administración de contratistas, requisitos de acceso a sitios industriales y procesos de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE).
• Nivel de inglés intermedio.

Cummins is an equal opportunity employer. Our policy is to provide equal employment opportunities to all qualified persons without regard to race, sex, color, disability, national origin, age, religion, union affiliation, sexual orientation, veteran status, citizenship, gender identity, or other status protected by law.