Job Description

1) Introducción

Buscamos un(a) Asistente de Soporte Administrativo para integrarse al equipo de Administración y Finanzas en nuestra sede de Lima Esta posición reporta jerárquicamente a la Superintendencia de Administración y Finanzas, y funcionalmente a la Gerencia General. El objetivo central del cargo consiste en ejecutar y coordinar de forma proactiva los procesos administrativos y de servicios generales de la organización mediante la gestión de recursos, el control riguroso de la documentación, el seguimiento a proveedores y la atención oportuna de requerimientos internos, garantizando así la máxima eficiencia operativa y el adecuado funcionamiento de las instalaciones de soporte.

2) Habilidades Blandas

• Cierta autonomía y toma de decisiones: Capacidad para el análisis de opciones en situaciones administrativas complejas, actuando bajo su propio criterio dentro de su margen de responsabilidad.
• Coordinación y relaciones interpersonales: Habilidad para interactuar de manera fluida, negociar acuerdos con proveedores y coordinar flujos de trabajo con todos los departamentos de la organización.
• Orientación al detalle y tolerancia al esfuerzo mental: Capacidad de concentración para manejar una carga de trabajo orientada al control, seguimiento de fechas críticas y revisión de documentación sustentatoria.
• Adaptabilidad y compromiso corporativo: Disposición para respaldar los valores, misión y políticas internas de la organización, colaborando en procesos de calidad y auditorías en el ámbito de su competencia.

3) Responsabilidades

• Coordinación de Servicios Generales: Hacer seguimiento continuo a proveedores externos de limpieza, mantenimiento, seguridad y mensajería para asegurar las condiciones ideales de la oficina.
• Control de Recursos e Inventarios: Gestionar el abastecimiento de suministros, útiles y materiales de oficina, así como administrar las reservas de salas de reuniones, estacionamientos y la asignación de lockers.
• Seguridad e Instalaciones: Controlar la asignación de llaves, fotochecks y accesos autorizados, manteniendo registros actualizados en coordinación con las áreas involucradas.
• Gestión de Flota Vehicular (Camionetas Pool): Coordinar de manera administrativa el uso de las unidades asignadas, realizando el seguimiento de su mantenimiento, combustible, programación y documentación legal.
• Logística de Viajes Corporativos: Gestionar de manera ágil los traslados y solicitudes de viajes (vuelos, hospedajes, taxis y servicios complementarios) para las Jefaturas y Gerencias.
• Soporte de Alta Dirección: Administrar la agenda, coordinar reuniones y atender los requerimientos administrativos directos de la Gerencia General.
• Control Financiero y Presupuestal: Supervisar los fondos de caja chica, realizar el seguimiento de viáticos, anticipos y rendiciones de gastos a través de la documentación correspondiente; además de apoyar en la consolidación del gasto operativo de la oficina.
• Cumplimiento y Gestión Documental: Controlar la vigencia de licencias corporativas, certificados, pólizas y documentos administrativos, asegurando sus renovaciones oportunas. Apoyar en auditorías internas y políticas de compliance, calidad y seguridad de la información.

4) Habilidades Técnicas

• Manejo de Microsoft Office: Dominio de herramientas de ofimática a nivel Intermedio, con énfasis en Excel, PowerPoint y Word para la elaboración de reportes y presupuestos.
• Gestión Documental y de Inventarios: Conocimiento sólido en técnicas de archivo, control de documentación corporativa y administración de recursos/almacén de oficina.
• Gestión y Negociación con Proveedores: Manejo de herramientas para la evaluación de proveedores de servicios corporativos, control de contratos y órdenes de servicio.
• Gestión Presupuestaria Básica: Capacidad para el registro, consolidación y seguimiento de gastos operativos e indicadores clave (KPIs) del área administrativa.

5) Requisitos

• Formación Académica: Universitario Bachiller en la carrera de Administración o especialidades afines.
• Experiencia en el Mercado Laboral: Mínimo 4 años de trayectoria laboral en total.
• Experiencia Específica: Mínimo 2 años desempeñando funciones similares en puestos de asistencia administrativa o servicios generales en entornos corporativos.
• Idiomas: Conocimiento de Inglés a nivel Intermedio
• Disponibilidad: Residir en Lima y disponibilidad para laborar bajo una posición de tiempo completo (sin requerimiento de viajes externos

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