Job Description

Buscamos asistente administrativo para empresa puertorriqueña dedicada a la instalación, limpieza y servicio de cisternas. Estará a cargo de: manejar las llamadas, recibir visitantes y brindar apoyo administrativo.

Deberes:

• Responder teléfonos y proporcionar información a las personas que llaman, tomar mensajes o transferir llamadas a personas apropiadas.
• Dar acceso a los visitantes a las instalaciones.
  
• Crear, mantener e introducir información en la base de datos del Programa ACT!.
• Enviar órdenes de comprar y dar seguimiento a los suplidores.
• Utilizar equipos para varias aplicaciones, como la administración de bases de datos o el procesamiento de texto.
• Operar equipos de oficina, como computadoras, fotocopiadoras o sistemas telefónicos y organizar reparaciones cuando el equipo no funcione correctamente.
• Configurar y administrar sistemas de archivo en papel o electrónicos, registrando información, actualizando documentos o manteniendo documentos, como registros de asistencia, correspondencia u otro material.
• Mantener la programación y los calendarios de eventos.
• Completar formularios y/o certificaciones de acuerdo con los procedimientos de la empresa.
• Aprende a operar nuevas tecnologías de oficina a medida que se desarrollan e implementan.
• Asistir a la presidente en lo que sea requerido.
• Mantener limpia y organizada el área de recepción.
• Tramitar la hoja de cierre ( settlement) de la máquina de tarjetas de crédito/débito.
• Coordinar servicios de reparación de la planta física.

Para realizar este trabajo de forma extraordinaria la persona debe poder realizar o poseer lo siguiente:

• Orientado al detalle con excelentes habilidades de organización.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Excelentes destrezas interpersonales y de servicio al cliente interno y externo.
• Dominio de sistema Microsoft Office y sus programas.
• Capaz de trabajar en equipo.
• Capaz de llevar a cabo una serie de instrucciones sin supervisión constante.

Requisitos

• Bachillerato en Sistemas de Oficina o un campo relacionado.
• Totalmente bilingüe (dominio verbal y escrito de los idiomas inglés y español).
• Conocimiento y experiencia en MS Office (Word, Excel y PowerPoint)
• Disponibilidad para trabajar lunes a viernes 9:00 am a 5:00 pm y sábados 9:00 am a 1:00 pm