ASISTENTE ADMINISTRATIVA/OFFICE OPERATIONS INGLÉS C1
Compañía líder multinacional busca Asistente Administrativa/Office Operations para coordinar viajes, relacionamiento con clientes, logística de muestras y la operación administrativa diaria (pagos, accesos, tarjetas corporativas, uniformes y documentación). Rol clave para asegurar continuidad operativa, tiempos de respuesta (SLA) y trazabilidad mediante CRM/trackers en un entorno internacional. 100 % presencial en zona 93 (Bogotá). Jornada de 42 horas semanales desde el próximo año.
FORMACIÓN ACADÉMICA REQUERIDA
Técnica/profesional en Administración, Negocios, Comercio o afines.
Inglés C1 (indispensable; se verifica en prueba y entrevista).
Conocimientos de Excel y Power BI son importantes (tablas dinámicas, filtros, fórmulas; nociones de tableros).
Manejo de Outlook/Calendar, PowerPoint y herramientas de organización (To-Do/Tasks, Drive/SharePoint).
EXPERIENCIA & CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS
2+ años en asistencia administrativa y coordinación logística (viajes, agendas, proveedores).
Atención y relación con clientes (ES/EN): correos, llamadas y seguimiento de solicitudes.
Logística de muestras: solicitudes, guías, rastreo, mensajería y soporte documental.
Pagos y compras menores: requisiciones, legalizaciones y control de caja menor.
Administración de accesos (tarjetas/llaves), uniformes/dotación e insumos.
Deseable: apoyo a RR. HH. (onboarding, novedades, carnetización).
Plus: ERP/CRM y trackers de proyectos (Smartsheet, Sheets/Excel).
RESPONSABILIDADES CLAVE
Viajes: cotizaciones, reservas (vuelos/hoteles), cambios, soportes y legalizaciones.
Clientes: coordinar reuniones, elaborar minutas y dar seguimiento a pendientes (ES/EN).
Muestras: coordinar envíos/recepciones, generar guías, rastrear y mantener evidencia.
Pagos & Compras: preparar solicitudes, seguimiento a aprobaciones y archivo.
Oficina: control de accesos, uniformes, insumos, mensajería y proveedores.
Reportería: tableros semanales (viajes, muestras, pagos), minutas y KPIs del área.
Soporte a RR. HH.: onboarding, documentación, citas médicas/laborales e inducciones.
FUNCIONES PRINCIPALES
Gestionar bandeja de correo/agenda ejecutiva y comités (convocatoria, minutas, seguimiento).
Mantener trackers (Customer PO / Sample Tracker) y compartir updates con equipos internos.
Preparar presentaciones ejecutivas (ES/EN) para clientes y ferias/eventos.
Emitir órdenes de compra menores y coordinar facturas/pagos con Finanzas.
Administrar archivo físico/digital con nomenclaturas y control de versiones.
Atender visitas, coordinar salas, accesos y soporte logístico del día a día.
COMPETENCIAS BLANDAS
Organización y detalle para múltiples frentes simultáneos.
Comunicación asertiva (ES/EN) y trato profesional con clientes/proveedores.
Proactividad y criterio para anticipar necesidades y resolver contingencias.
Gestión del tiempo y priorización con foco en servicio.
Confidencialidad y manejo adecuado de información sensible.
OPORTUNIDAD & BENEFICIOS
Rol visible y transversal
Exposición a clientes internacionales y proyectos de I+D.
Modalidad: presencial (zona 93, Bogotá) | Jornada: 42 h/semana (desde el próximo año).
Vinculación: término indefinido.
Compensación competitiva acorde a experiencia y dominio de inglés.
¿Tu HV está preparado para esta vacante (Office Operations C1)?
A menudo se descartan CV por no evidenciar inglés C1, coordinación de viajes, logística de muestras y reportería en Excel/Power BI con indicadores.
Con Empleabilidad 4.0 te ayudamos a ajustar tu HV para resaltar SLA, trackers y resultados que pide el cargo.
DAR CLIC HV ACIERTA 4.0
Haz que tu HV trabaje por ti.
Colombia | CO,Bogotá, D.C. - Bogotá, D. C. | 11001
IMPORTANTE: Aplicar directamente en esta oferta es la mejor forma de hacernos llegar su hoja de vida y tenerla en cuenta para este proceso.
Este proceso de selección competitivo se fundamenta en las políticas y procedimientos de adquisiciones que rigen para garantizar los principios de publicidad previa, transparencia, garantía de la pluralidad y libre competencia, y evaluación objetiva, mundialmente aceptados.
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Un equipo de profesionales con una gran calidad humana.Especializados en psicología de las organizaciones, que prestamos servicios de consultoría de Recursos Humanos.
NUESTRA MISION
Nuestro principal objetivo es contribuir al mejoramiento de las estrategias y resultados empresariales de nuestros clientes, mediante una adecuada gestión del Capital Humano.
NUESTRA VISION
Ser lideres en el mercado de los servicios de outsourcing en Recursos Humanos. Siendo innovadores con nuestro producto especial, en las soluciones en Talento Humano y aportando valor agregado a nuestros clientes.
NUESTRA FILOSOFIA
Ofrecemos procesos de consultoría en Recursos Humanos de alto valor agregado que responden a las demandas de las organizaciones.
Apoyamos a las empresas a ser mas competitivas, ofreciendo soluciones integrales que mejoren sus resultados a través de la potencialización del recurso humano.
