Job Description

Asistentul Programe sprijină echipa Fundației Moldcell în implementarea programelor și proiectelor, asigurând gestionarea corectă a documentelor, monitorizarea activităților și suportul logistic necesar pentru buna desfășurare a acestora. Rolul implică colaborare constantă cu echipa internă, parteneri și furnizori, precum și contribuție la comunicarea proiectelor fundației.

Responsabilități principale

Gestionarea documentelor și evidențelor
• Pregătește, organizează și arhivează documentele aferente proiectelor și programelor (rapoarte narative, planuri de activitate, contracte, documente financiare de suport).
• Menține evidența actualizată a documentelor și registrelor interne.
• Elaborează rapoarte lunare privind activitățile desfășurate și documentele procesate.
• Completează formularele de raportare și asigură transmiterea acestora în termenele stabilite.

Suport în implementarea programelor
• Asistă echipa în planificarea și urmărirea activităților conform planurilor de acțiuni.
• Monitorizează progresul activităților și semnalează întârzieri sau neconformități.
• Participă la întâlnirile de lucru și redactează minutele.
• Contribuie la pregătirea materialelor pentru parteneri, beneficiari și finanțatori.

Organizarea de evenimente și activități
• Asigură suport logistic pentru training-uri, seminare și alte activități (rezervări, coordonare furnizori, materiale).
• Menține comunicarea cu participanții și furnizorii implicați.
• Gestionează documentația post-eveniment (liste participanți, rapoarte, feedback, materiale foto).

Comunicare și social media
• Contribuie la crearea și publicarea conținutului pentru paginile de social media ale Fundației Moldcell.
• Asigură comunicarea clară și atractivă a activităților și proiectelor fundației.

Suport financiar și administrativ
• Sprijină colectarea și verificarea documentelor financiare (facturi, acte, cereri de plată).
• Asistă la pregătirea dosarelor pentru audit și raportare financiară.
• Respectă cerințele de acuratețe și conformitate în gestionarea documentelor.

Calificări și competențe

Studii și experiență
• Studii superioare finalizate
• Minimum 1–2 ani experiență în administrarea de proiecte, suport organizațional sau domenii similare

Competențe tehnice
• Abilități solide de redactare și editare în limba română și engleză
• Cunoștințe bune de Microsoft Office și Google Workspace (în special Excel/Google Sheets – liste, tracking, rapoarte)
• Experiență în utilizarea instrumentelor de colaborare (Teams, Zoom etc.)
• Experiență de bază în creare de conținut pentru social media
• Înțelegerea de bază a documentelor financiare și a proceselor de raportare

Competențe interpersonale
• Capacitate de organizare și prioritizare a unui volum mare de activități
• Atenție ridicată la detalii și respectarea termenelor
• Abilități de comunicare și coordonare cu echipa, furnizori și parteneri
• Inițiativă în identificarea problemelor și propunerea de soluții
• Atitudine deschisă, flexibilitate și dorință de dezvoltare

Limbi
• Română – fluent
• Engleză – nivel avansat
• Rusă – nivel conversațional și scris constituie un avantaj

Prin aplicare, vă exprimați acordul privind procesarea datelor dvs cu caracter personal și păstrarea acestora pe un termen de 12 luni din data aplicării.

Подавая заявку, Вы выражаете свое согласие относительно обработки Ваших персональных данных и их хранения в течение 12 месяцев с даты подачи заявки.

By applying, you express your agreement regarding the processing of your personal data and their retention for a period of 12 months from the application date.