Job Description

Job Description Summary

Prihodnost je tu, oblikujmo jo skupaj.

Job Description

Kot Asistent ekipe BIO boste odgovorni za celovito administrativno podporo dodeljenim članom ekipe. Delo boste opravljali v skladu z veljavno zakonodajo, internimi pravili, dobrimi praksami in poslovnimi cilji.

Vaše ključne odgovornosti:

• Upravljanje koledarja, organizacija službenih poti, vključno z rezervacijo potovanj in urejanjem vizumov, ter povračilo potnih stroškov.
• Organizacija sestankov ekip (v živo, hibridno, virtualno ali izven lokacije podjetja).
• Splošna administrativna podpora (IT težave, upravljanje prostorov, dostopi in pooblastila v sistemih, pisarniški material ipd.) ter spremljanje odprtih zahtevkov, povezanih s SAP, fakturiranjem, kadrovskimi zadevami (P&O), IT in nabavo.
• Priprava naročilnic (Purchase Orders) in spremljanje računov.
• Odgovornost za preglednost koledarja pri rednih sestankih, večjih srečanjih ter obiskih lokacij/službenih potovanjih v sodelovanju z izvršno asistentko in ostalimi asistenti vodstvene ekipe BIO.
• Vzdrževanje distribucijskih seznamov in organizacijskih shem.
• Delovanje kot glavna kontaktna oseba za nujno pomoč, ki jo potrebujejo dodeljeni člani ekipe.
• Nadomeščanje in zagotavljanje podpore ob odsotnosti drugih asistentov vodstvene ekipe BIO.

Vaš doprinos k delovnemu mestu:

• Univerzitetna izobrazba s področja poslovne administracije ali sorodnega področja.
• Najmanj 1 leto izkušenj na področju administrativne podpore, podpore vodstvu, timske asistence ali sorodnih področij.
• Odlično poznavanje okolja Microsoft Office 365, predvsem MS Teams in Outlook ter dobro poznavanje SharePointa. Poznavanje sistema SAP predstavlja prednost.
• Izkušnje z delom v medkulturnem okolju in sodelovanjem med različnimi funkcijami oziroma organizacijskimi enotami.
• Sposobnost učinkovitega dela v virtualnem, hibridnem in hitro spreminjajočem se okolju.
• Aktivno znanje angleškega jezika; znanje nemškega ali drugih tujih jezikov predstavlja prednost.

Kaj nudimo:

Lokacija dela: Ljubljana

Vrsta pogodbe: pogodba za nedoločen čas s 6-mesečnim poskusnim obdobjem

Predvideni tedenski delovni čas: 40 ur

Plačni razpon (letna bruto plača): €28.480 – €42.720*

*Plača v Sandozu temelji na nivoju delovnega mesta, kvalifikacijah, specifičnih veščinah in znanjih ter delovnih izkušnjah. Visoko usposobljeni kandidati so običajno umeščeni okoli mediane plačnega razpona, manj izkušeni na spodnji del razpona, kandidati z izrazito močnimi ali nišnimi kompetencami pa višje. Pri umeščanju v plačni razpon upoštevamo tudi notranjo uravnoteženost plač in zunanje tržne podatke.

Naš paket ugodnosti dodatno vključuje:

• Letni bonus (STI): 9% letne plače.
• Regres za letni dopust: leta 2026 je znašal 2.450,00 EUR (neto).
• Božičnica: leta 2025 je znašala 2.100 EUR (bruto).
• OurShare: Vsako leto bo zaposleni v družbi Lek d.d. upravičen do prejema delnic družbe Sandoz AG.
• Prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje: družba Lek d.d. v celoti krije mesečni prispevek za dodatno pokojninsko zavarovanje v višini 5,844 % vaše mesečne bruto plače (zgornja zneskovna omejitev je 3.224,18 EUR letno).
• Kolektivno življenjsko in nezgodno zavarovanje (kritje velja 24/7).
• Hibridno delovno okolje, ki omogoča fleksibilnost in možnost dela na daljavo. – če to velja za zadevno delovno mesto.

Ste pripravljeni na naslednji korak v karieri?

Prijavo z življenjepisom v angleškem in slovenskem jeziku lahko oddate najpozneje do 18.10.2026.

Zakaj Sandoz?

Sandoz je vodilni svetovni proizvajalec generičnih in podobnih bioloških zdravil – segmenta zdravstvene industrije, ki zagotavlja 80 % vseh zdravil na svetu po 30-odstotni ceni ter s tem vpliva na življenja več kot milijarde ljudi v več kot 100 državah. Čeprav smo ponosni na svoje dosežke, si prizadevamo narediti še več, da bi vsakdo imel dostop do temeljne človekove pravice – pravice do dobrega zdravja.

Z naložbami v nove razvojne zmogljivosti, proizvodne lokacije, nove pridobitve in partnerstva imamo priložnost oblikovati prihodnost Sandoza ter še večjemu številu ljudi omogočiti trajnostni dostop do cenovno ugodnih in visokokakovostnih zdravil.

Naš zagon temelji na odprti kulturi sodelovanja, katere srce so naši talentirani in ambiciozni sodelavci in sodelavke. V okolju, kjer so raznoliki načini razmišljanja dobrodošli in kjer se podpira osebna rast, imajo v zameno za uporabo svojih znanj možnost v celoti izkusiti delo v agilnem in povezovalnem okolju ter razvijati svojo uspešno kariero. 

Pridružite se nam in nam pomagajte povečati pravičnost in hitrost zdravstvenega varstva.

Prihodnost je v naših rokah.

Predani smo raznolikosti in vključenosti:

Zavzemamo se za raznolikost, enake možnosti in vključenost. Prizadevamo si za oblikovanje raznolikih timov, saj ti predstavljajo naše bolnike in skupnosti, ki jih oskrbujemo. 

#Sandoz

#Hybrid

As Biosimilars Team Assistant you will be responsible for the overall administrative assistance to the assigned members of the Biosimilars team. You will work in accordance with legislation, internal rules, good practices and business objectives.

Key responsibilities:

• Calendar management, travel management incl. travel booking and visa application, travel expense reimbursement.
• Organization of team meetings (F2F, hybrid, virtual, off-site).
• General admin support (IT issues, facility, system access and delegation, office supply etc.), follow-up on open tickets – related to SAP, invoicing, P&O, IT, procurement.
• Raise purchase orders and follow up on invoices.
• Responsible for calendar visibility for recurrent meetings, large meetings, site visits/business trips – in collaboration with Executive Assistant and Leadership team assistants.
• Maintenance of distribution lists and org charts.
• Performing as a “go-to” person for urgent help requested by assigned members of our team.
• Vacation coverage and backup during absence of other BIO LT Assistants.

What you will bring to the role:

• University degree in Business Administration or similar.
• A minimum of 1 year of experience in admin support / executive support / team assistance or related areas.
• Excellent command of Microsoft Office 365, especially MS Teams and Outlook, is a must, good command of SharePoint. Knowledge of SAP is an advantage.
• Cross-cultural Experience and collaborating across boundaries.
• Used to work in virtual, hybrid and fast changing environment.
• Fluency in English, knowledge of German or other foreign languages is an advantage.

What we offer:

Job location: Ljubljana

Contract type: permanent contract with 6-month probation period

Expected weekly working hours: 40

Pay range (annual gross salary): €28.480 – €42.720*

*Salary at Sandoz is based on job level, qualifications, specific skills, and work experience. Fully proficient candidates are usually placed around the market median, less experienced candidates lower in the range, and those with strong or niche expertise higher. When determining placement within the range, we also consider internal pay equity and external market data.

Our compensation package additionally includes:

• Annual bonus (STI): 9% of annual gross salary.
• Vacation allowance: in 2026 it was €2,450.00 net.
• Christmas bonus: in 2025 it was €2,100 gross.
• OurShare: every year, an employee of Lek d.d. will be entitled to receive shares of Sandoz AG.
• Voluntary Additional Pension Scheme: The company fully covers the contribution for your supplementary pension plan, amounting to 5.844% of your gross salary (the maximum annual amount is 3,224.18 EUR).
• Collective life and accident insurance (24/7 coverage).
• A hybrid work environment offering flexibility and remote work possibilities – if applicable for position.

Ready for your next career move?

You are kindly invited to submit your application in English and Slovene, including a CV, by 18.10.2026.

Why Sandoz?

Sandoz is the global leader in Biosimilar and Generic medicines, a segment of the healthcare industry that delivers 80% of the world’s medicines at 30% of the cost, touching the lives of more than 1 billion people across 100+ countries! While we are proud of our achievements, we have the ambition to do more so that everyone can benefit from the basic human right of good health.

With investments in new development capabilities, production sites, new acquisitions and partnerships, we have the opportunity to shape a sustainable future for Sandoz and to help even more people gain access to low-cost, high-quality medicines.

Our momentum is powered by an open, collaborative culture driven by our talented and ambitious colleagues who, in return for applying their skills, experience an agile and collegiate environment where diversity of thought is welcomed and where personal growth is supported! 

Join us in helping to make healthcare fairer and faster.

The future is ours to shape.

Commitment to Diversity & Inclusion:

We are committed to building an outstanding, inclusive work environment and to forming diverse teams that are representative of the patients and communities we serve. 

#Sandoz

#Hybrid

Skills Desired