Sommaire des fonctions

L’archiviste médical assure la gestion du dossier usager, sa qualité et à la protection de l’information et de la confidentialité selon les lois et règlements en vigueur. Agit en tant que personne ressource auprès des intervenants pour les questions reliées à la tenue de dossier et les aspects juridiques en lien avec les dossiers usagers. Elle contribue également au contrôle de l’assurance qualité du dossier

• Analyse et traite les demandes d’accès à l’information contenue au dossier de l’usager;

• Procède à la mise en code des éléments du dossier en utilisant la nomenclature ICD-10, CCI et CIMO-3;

• Procède à l’étude qualitative et à l’analyse des dossiers usager afin de s’assurer de la présence et de la conformité des renseignements nécessaires à la constitution d’un dossier exact et complet;

• Effectue le parachèvement des dossiers;

• S’assure de la bonne tenue des dossiers selon les règles et normes en vigueur;

• S’assure de l’application de la politique au dossier de l’usager et de la confidentialité;

• Représentation à la cour;

• Applique les politiques et procédures en lien avec la gestion des accès aux différents systèmes d’information sous la responsabilité du service des archives;

• Collige et interprète les données statistiques;

• Assure le rôle de pilote d’actif informationnel pour les différents systèmes d’information sous la responsabilité du service des archives;

• Planifie et offre les formations nécessaires à la bonne compréhension des applications et des cadres normatifs;

• Élabore les différents rapports statistiques/recherche;

• Collabore avec la gestion de l’information à l’extraction des données;

• Assure la transmission périodique des intrants statistiques au MSSS (Ministère de la santé et des services sociaux) ;

• Assure un contrôle de qualité des données des systèmes d’information clientèle sous sa responsabilité;

• Participe aux différents comités;

• Assiste à l’élaboration et la gestion des formulaires du dossier de l’usager;

• Assure la formation des stagiaires en archives médicales;

• Collabore à l’élaboration des activités de la semaine de la confidentialité;

• S’implique lors des visites d’Ordres professionnels et dans différents comités;

• Assure le service à la clientèle avec le personnel du CIUSSS et les usagers;

• Accomplit toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat

Exigences ACADÉMIQUES

Détenir un diplôme de fin d'études collégiales en techniques d'archives médicales ou un diplôme d'archiviste médical d'une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport ou un diplôme reconnu par l'Association québécoise des archivistes médicales ou par le collège des archivistes médicaux du Canada (Association des archivistes médicales du Canada) ou détenir une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le Ministère d’immigration.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

• Bilinguisme (français et anglais);

• Niveau débutant pour les logiciels EXCEL et WORD;

• Avoir une bonne connaissance des applications : Med-Echo, I-CLSC, OACIS, Myle, STREAMLINE, Chartmaxx, et E-Clinibase, impromptu, SIPAD, Cognos;

• Avoir une bonne connaissance d’un système de numérisation (un atout).

Compétences clés

• Sens des priorités;

• Analyse et résolution de problèmes;

• Orientation vers la clientèle;

• Souci de la qualité;

• Autonomie;

• Travail d’équipe;

• Communication interpersonnelle.