Job Description

No de demande : 20437 
Direction générale : Bureau du greffier municipal  
Service : Services des services législatifs  
Direction : Direction de la gestion de l'information  
Type d’emploi : 1 Poste permanent à temps plein 
Heures de travail : 35 heures par semaine
Affiliation : IPPM 
Information sur le salaire : $93,764.58 - $114,097.62 par année (taux de rémunération de 2025)
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest  
Ville : Ottawa, ON
Catégorie d’emploi : Administration et Services de soutien 
Date limite des candidatures : 2026-01-20

Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Les Services de gestion de l'information sont chargés d'élaborer, de mettre en œuvre et d'évaluer les politiques, les systèmes, les normes et les pratiques de gestion de l’information afin de permettre à la Ville de gérer ses documents et ses fonds d’information de manière rentable et coordonnée tout au long de leur cycle de vie, en tenant compte de la sécurité de l’information, de la responsabilité organisationnelle, de la prestation des programmes et des services, de la législation, de l’économie et de l’efficacité.

Le titulaire fait office d'expert reconnu en matière de gestion de l'information et est responsable de fournir un savoir-faire quant à la conception, à l’élaboration, à la mise en œuvre, à la diffusion, à la surveillance et à l’évaluation des politiques, des systèmes, des normes et des pratiques de gestion des dossiers et de l’information afin de permettre à la Ville de gérer ses documents et ses fonds d'information de manière rentable et coordonnée tout au long de leur cycle de vie en tenant compte de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels, de la sécurité, de la préservation, de la responsabilité organisationnelle, de la prestation des programmes et des services, de la conformité aux lois et règlements, de l’économie et de l’efficacité.

De plus, le titulaire établit et gère les projets, études et examens visant à faire face aux besoins et aux enjeux à court et à long terme relatifs au programme de gestion des dossiers et de l’information.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Maîtrise en bibliothéconomie et en gestion de l’information, en bibliothéconomie et en science de l’information ou dans une discipline connexe.

Au moins 5 années d’expérience de la gestion des dossiers et de l’information acquise dans le cadre de postes à responsabilités croissantes.

PERMIS ET ACCRÉDITATIONS

Gestionnaire de dossiers agréé(e) (CRM) avec certification valide de l’Institute of Certified Records Managers (ICRM) ou une certification connexe en gestion de l’information, souhaitable

CONNAISSANCES

• Théories, principes, pratiques, méthodes et techniques de gestion des dossiers et de l’information
• Enjeux relatifs à la gestion des dossiers et de l’information, tendances et technologies nouvelles, y compris les systèmes de gestion des documents et dossiers électroniques et les systèmes et applications d’entreposage des documents non certifiés pour la GI
• Lois et règlements relatifs à la gestion des documents des administrations municipales, y compris la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, etc., et les obligations et restrictions applicables à la divulgation des renseignements administratifs et professionnels
• Norme internationale ISO 15489 sur la gestion des documents, parties I et II
• Norme ISO 23081 – spécifications techniques en trois parties définissant les métadonnées nécessaires pour gérer les documents
• Norme ISO 19005 sur la gestion des documents – Format des fichiers électroniques en vue de la préservation à long terme, partie 1
• ISO/TR 18492 – Conservation à long terme d'information en document-basée électronique
• Exigences modulaires pour la gestion de documents électroniques
• Norme 5015.2 du ministère de la Défense (États­Unis)
• Directives sur la gestion de l’information de Bibliothèque et Archives Canada
• Directives sur la gestion de l’information du Conseil du Trésor du Canada
• Principes et pratiques associés à la sécurité de l’information
• Désuétude des formats numériques et des médias physiques, notions fondamentales de la préservation et nouvelles solutions technologiques
• Imagerie documentaire et autres procédés technologiques de stockage et de récupération des dossiers
• Structures des disques réseau (partagés), gestion de leur contenu et risques associés à l’entreposage des documents
• Structure, responsabilités, administrations et processus des gouvernements municipaux
• Organisation, mandat, secteurs d’activité, fonctions et orientations et priorités stratégiques des services municipaux
• Processus de planification et d’élaboration des politiques
• Principes et techniques d’amélioration des processus opérationnels
• Concepts et outils de mesure du rendement et rapports sur le rendement
• Applications Microsoft, entre autres Word, Excel et PowerPoint
• Lois applicables en matière de santé et de sécurité, y compris les droits et devoirs des travailleurs

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Posséder d’excellentes compétences pour les communications verbales et écrites, notamment être en mesure de diriger des séances de formation et d’information, de créer des consensus, de présenter des exposés devant divers gestionnaires et employés et de rédiger différents types de documents, y compris des notes d'information et des rapports d'analyse statistique
• Posséder une compréhension approfondie des notions fondamentales de la technologie de l’information
• Adopter facilement les nouveautés technologiques et être en mesure de définir les répercussions des changements sur le programme de GI et le lieu de travail
• Posséder des compétences avancées en matière d’analyse, de recherche, de rédaction, de présentation d’exposés et de consultations
• Posséder d’excellentes compétences en matière de négociation, de résolution de problèmes, de facilitation et de service à la clientèle
• Travailler de façon autonome et être efficace en tant que membre d’une équipe dans un environnement multidisciplinaire
• Établir des partenariats efficaces avec une variété d’intervenants internes et externes
• Posséder l’esprit d’initiative permettant d’élaborer des propositions et de gérer des projets et des programmes
• Faire preuve d’un jugement efficace et d’indépendance quand il s’agit de prendre des décisions
• Utiliser une variété d’applications informatiques
• Faire preuve d’entregent et posséder d’excellentes compétences organisationnelles
• Être en mesure de rédiger des politiques et des procédés
• Élaborer et mettre en œuvre des plans et des ententes de services
• Établir et gérer plusieurs priorités et respecter des délais
• Appuyer et favoriser une approche axée sur la clientèle quant à la prestation des services en prenant des mesures en fonction des commentaires des clients et en veillant personnellement à la qualité du service ainsi qu’à l'amélioration constante des processus
• Possède un esprit d’équipe et de collaboration; travaille bien dans un environnement matriciel
• Contribue au travail d’équipe, favorise de solides relations de travail avec la haute direction, le personnel, les collègues et les groupes communautaires
• Possède beaucoup de tact, de diplomatie et d’assurance
• Peut accomplir plusieurs tâches à la fois et gérer des priorités multiples et des délais serrés
• Possède un esprit novateur et analytique et de bonnes aptitudes pour la résolution de problèmes, et porte attention aux résultats dans un environnement où les risques doivent être continuellement calculés
• Lit et examine les journaux et livres spécialisés pour renforcer ses connaissances du domaine, des pratiques exemplaires et des percées de la technologie relative à la GI
• Est organisé, efficient, minutieux et productif

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR

• Exigences linguistiques : Connaissance de l’anglais parlé, lu et écrit requis.
• Vérification du casier judiciaire : Le candidat retenu devra faire l’objet d’une vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (niveau 2) auprès du détachement des services de police relevant de sa compétence à la satisfaction de la Ville d’Ottawa.; Les vérifications des casiers par la police effectuées par une société tierce ne seront pas acceptées.
• Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d’un rendement satisfaisant et d’aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l’exigence relative aux études requises.
• Veuillez conserver une copie de l’avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

La Ville d’Ottawa promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.
Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification.

La Ville d’Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.

Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employés en composant le 613-580-2424, poste 12211, ou en envoyant un message à l’adresse esc-cse@ottawa.ca