Job Description

La Posición

Gestión administrativa de los eventos de Educación Médica continua de la división Salud Humana de Boehringer Ingelheim México, que se realicen en México, en cumplimiento de leyes, regulaciones, códigos y lineamientos de Ética y Compliance.

Tareas y Responsabilidades

• Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos de los eventos, garantizando la correcta ejecución, documentación y apego a las políticas internas en cada etapa del proceso.

• Validar y controlar las revisiones de costos en los que incurre la(s) agencia(s) al prestar los servicios de organización y logística de eventos (Pass Through Costs), asegurando que estén de acuerdo con las facturas entregadas por los proveedores conforme al cierre del evento.

• Gestionar las órdenes de compra de todos los eventos, así como dar seguimiento al proceso de pago a los proveedores, garantizando el cumplimiento en tiempos y apego a las políticas.
• Coordinar el proceso de contratación y pago de Speakers Nacionales e Internacionales y la correcta gestión documental.
• Gestionar el proceso de provisiones y cierre financiero de los eventos al cierre del año, asegurando el registro oportuno y correcto de facturas para el cumplimiento fiscal.
• Creación, gestión y aprobación de los records en Veeva Events acorde a los lineamientos y procesos establecidos por Compliance de todos los tipos de eventos.

Requisitos

Excluyentes

• Estar titulado/a en Licenciatura en Marketing, Negocios, Comunicación, Turismo, Administración de Empresas o afín.
• Experiencia de al menos 2 años en el área de eventos y/o manejo de proveedores, idealmente en compañías de la industria farmacéutica o en agencias.
• Conocimiento de tareas administrativas relacionadas a la organización de eventos.
• Inglés B2 intermedio.

Deseables

• Conocimiento y manejo de Docusign, CORA, FMV, Veeva Events (Deseable).