Job Description

Responsabilidades

1. Gestión de Activos Fijos:

• Gestionar los activos fijos de acuerdo con la normativa corporativa vigente y organizar las evidencias digitales que respalden su existencia y movimientos, incluyendo facturas, órdenes de compra, planes de inversión aprobados (LIP), hojas de cálculo cuando corresponda, actas de entrega y formularios de baja o venta.

-Mantener actualizado el maestro de activos fijos, incluyendo identificación, descripción, categoría, ubicación, responsable, centro de costo, fecha de puesta en uso y parámetros de depreciación, de acuerdo con las políticas y aprobaciones correspondientes.

-Dar seguimiento a los activos en construcción o pendientes de capitalización, solicitando a las áreas responsables la confirmación de su disponibilidad para uso y preparando su incorporación al registro de activos fijos, previa validación del responsable contable.

-Revisar y registrar mensualmente las adquisiciones, adiciones, bajas, ventas e incrementos de valor de los activos fijos en el sistema de gestión de activos fijos, con base en la documentación de soporte correspondiente, y conciliar la cuenta transitoria de adquisición de activos fijos.

-Inventarios y Verificaciones Físicas:

-Coordinar y apoyar la programación y ejecución de los inventarios físicos de activos fijos con las áreas responsables.

-Conciliar los resultados de los inventarios físicos con el registro auxiliar de activos y dar seguimiento a las diferencias identificadas.

-Registrar traslados, cambios de ubicación y cambios de responsable con base en los soportes y autorizaciones correspondientes.

-Solicitar a las áreas responsables información sobre activos ociosos, dañados, obsoletos o fuera de servicio y reportarla al coordinador de contabilidad para evaluar su tratamiento contable.

• Preparar los soportes y registrar los ajustes o bajas únicamente con las aprobaciones correspondientes.

-Depreciación y Conciliaciones:

• Ejecutar mensualmente el cálculo de la depreciación del período en el sistema de gestión de activos fijos y preparar el asiento contable correspondiente para su integración en BAAN IV.
• Conciliar mensualmente los saldos del sistema de gestión de activos fijos con los registros contables de BAAN IV, asegurando que ambos sistemas reflejen los mismos saldos al cierre del período.
• Investigar y documentar las diferencias identificadas en las conciliaciones de activos fijos, preparar los ajustes para revisión y aprobación, y dar seguimiento a su resolución dentro del calendario de cierre contable.

*Gestión de Inversiones (LIP): - Preparar y presentar mensualmente el reporte de seguimiento de los planes de inversión en el sistema LIP, indicando la evolución de la ejecución presupuestaria, el estado de cada plan, los planes aprobados y las fechas de vencimiento de sus aprobaciones.

• Mantener control sobre la ejecución y utilización de los presupuestos de inversión aprobados, alertando oportunamente sobre desviaciones o vencimientos.

1. Gestión de Cuentas por Pagar con Empresas Vinculadas:

-Gestionar las cuentas por pagar con empresas vinculadas, asegurando el registro correcto y oportuno de las facturas en BAAN IV, su conciliación con órdenes de compra y recepciones de mercancías o servicios cuando corresponda, y el cumplimiento de las aprobaciones aplicables.

-Coordinar la resolución de inconsistencias con las áreas involucradas y preparar las conciliaciones e informes requeridos para el cierre contable mensual.

-Actividades Diarias: Recepción y Registro:

-Revisar las facturas ingresadas mediante EDI y las recibidas por correo electrónico para su registro manual.

-Verificar la integridad de la documentación recibida e identificar documentos rechazados, pendientes de registro o potencialmente duplicados.

-Validar la categoría y los parámetros contables correspondientes según las características de cada factura.

-Revisar que las facturas sin orden de compra cuenten con las aprobaciones requeridas antes de su registro.

-Solicitar a las empresas vinculadas emisoras las facturas faltantes, documentos corregidos y notas de crédito requeridas.

-Dar seguimiento hasta la correcta contabilización o aclaración de cada documento.

-Actividades Diarias: Conciliación y Resolución de Inconsistencias:

-Revisar el informe de Facturas Esperadas e identificar recepciones de mercancías o servicios pendientes de conciliación.

-Conciliar diariamente las facturas asociadas a órdenes de compra con las correspondientes recepciones, verificando conceptos, cantidades y precios.

-Verificar con Bodega el registro de recepciones de mercancías y con las áreas usuarias la recepción de servicios.

-Investigar, documentar y resolver inconsistencias detectadas durante el proceso.

-Coordinar directamente con Compras, Bodega, usuarios internos, responsables de aprobación y empresas vinculadas para la resolución de diferencias.

-Comunicar a Tesorería las obligaciones conciliadas y aprobadas para su programación de pago.

-Mantener organizada y disponible toda la documentación de soporte para fines de auditoría y control.

-Actividades Semanales:

-Gestión de Diferencias de Precio: -Revisar semanalmente las diferencias de precio identificadas entre facturas y órdenes de compra.

-Coordinar con Compras y las empresas vinculadas emisoras las aclaraciones, correcciones o emisión de notas crédito cuando corresponda.

-Presentar las diferencias de acuerdo con las reglas de aprobación corporativas vigentes.

-Mantener trazabilidad de las diferencias identificadas, indicando causa, responsable y fecha compromiso.

-Escalar oportunamente aquellas situaciones que representen riesgo para el cierre contable.

Gestión e Informe Mensual

-Conciliar los saldos de cuentas por pagar con los estados de cuenta emitidos por las empresas vinculadas y con el mayor contable de BAAN IV.

-Identificar facturas pendientes, pagos no aplicados, notas crédito pendientes y otras partidas abiertas.

-Revisar las recepciones de mercancías o servicios sin factura al cierre y reportarlas para la evaluación de provisiones o ajustes contables.

-Realizar mensualmente la revaluación del pasivo en moneda extranjera utilizando las tasas de cierre aplicables.

-Preparar los análisis y ajustes por diferencias en cambio para revisión y aprobación.

-Elaborar y presentar mensualmente el informe de cuentas por pagar con empresas vinculadas, incluyendo:

o Saldos por empresa y moneda.

o Antigüedad de saldos.

o Vencimientos.

o Partidas abiertas.

o Diferencias de conciliación.

o Impacto de la revaluación cambiaria.

• Dar seguimiento a las partidas pendientes hasta su resolución dentro de los plazos establecidos para el cierre financiero.

1. Consolidación, Reportes y Cierre Financiero:

-Participar activamente en los procesos de cierre mensual, trimestral y anual relacionados con activos fijos y cuentas por pagar con empresas vinculadas.

-Preparar la información requerida para reportes corporativos y procesos de consolidación financiera del Grupo.

-Realizar trimestralmente la conciliación de saldos intercompañía en la herramienta corporativa de consolidación de Liebherr.

-Investigar y resolver oportunamente las diferencias identificadas durante los procesos de conciliación intercompañía.

-Garantizar la disponibilidad y calidad de la información requerida por la Gerencia de Contabilidad y por las áreas corporativas.

1. Control Interno, Auditoría y Mejora Continua:

-Actuar como responsable de los controles internos relacionados con activos fijos y cuentas por pagar con empresas vinculadas.

-Identificar oportunidades de mejora en los procesos bajo su responsabilidad y proponer acciones orientadas a incrementar la eficiencia y reducir riesgos.

-Velar por el cumplimiento de políticas corporativas, procedimientos internos y lineamientos contables aplicables.

• Mantener actualizadas las políticas, procedimientos e instructivos relacionados con activos fijos y cuentas por pagar con empresas vinculadas.

Competencias

• Contador Público Titulado
• Experiencia mínima de 2 años en trabajos similares
• Dominio de paquete office, especialmente Excel (Tablas dinámicas) e conocimiento de IA.

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