Job Description

Descripción de la empresa

CONFIDENCIAL

Descripción del empleo

Apoyar todas las actividades administrativas necesarias para la ejecución de los servicios del sector I&E ENVI y velar por que se desarrollen de acuerdo con los procedimientos y las políticas internas, optimizando los recursos para el adecuado desarrollo de todas las operaciones y procurando la reducción del gasto.

Requisitos

Formación académica: Técnico, Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de carrera universitaria; estos estudios podrán estar relacionados con las ciencias económicas y administrativas e ingeniería industrial o ambiental.

Experiencia: 6 meses de experiencia en cargos similares.

Conocimientos técnicos: Herramientas Office (Excel intermedio, Word, Power Point y Outlook); manejo de PowerBI; conocimiento de equipos ambientales; licencia de conducción (mínimo categoría B2).

Información adicional

RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS:

· Gestionar la contratación de personal calificado y no calificado ante RRHH, de acuerdo con los lineamientos del director, jefe, coordinador o cualquier otro profesional solicitante.

· Garantizar que el personal que ingrese cuente con los usuarios a los diferentes sistemas y aplicativos de la compañía, así como con los equipos de cómputo en el menor tiempo posible desde su contratación.

· Garantizar que el personal que ingrese realice las inducciones básicas para la ejecución de sus funciones.

· Elaborar y cargar los informes requeridos por los clientes (mano de obra, proveedores, HSE, entre otros) en las plataformas destinadas para ello.

· Gestionar la documentación que requieran los clientes para dar cierre o liquidación a los proyectos.

· Apoyar a los coordinadores en la gestión de compras y pago a proveedores, para lo cual deberá interactuar constantemente con el área de Compras.

· Gestión y seguimiento a los requerimientos de compra, servicio, activos y almacén necesarios para la operación de los proyectos.

· Solicitar la elaboración de contratos y realizar el seguimiento hasta lograr la firma de todas las partes involucradas, como también la entrega de las pólizas exigidas al proveedor.

· Apoyar la solicitud y entrega de dotaciones y EPP a los colaboradores.

· Recepción y transporte de muestras para Laboratorios, cuando así se requiera por la operación.

· Apoyar la gestión de envíos y correspondencia requerida para los proyectos.

Organización y custodia del archivo físico y digital que se genere en el desarrollo de sus funciones.

· Realizar la solicitud de tiquetes aéreos, reservas de hotel y en general apoyar con la organización logística de comisiones de viaje, y llevar el control de dichas solicitudes.

· Apoyar la solicitud de anticipos y realizar la revisión de la legalización de gastos de los profesionales del sector. Registrar los gastos de viaje y/o legalizaciones de todo el personal técnico del sector que no cuente con equipo de cómputo corporativo.

· Llevar el control de los activos del sector.

· Realizar la entrega de activos al personal que lo requiera siguiendo los lineamientos y procedimientos de la compañía.

· Consolidar mensualmente la información requerida para el registro de provisiones del sector.

· Seguimiento a los indicadores de gestión de sus respectivos procesos.

· Soporte en la preparación y alistamiento de materiales, herramientas, papelería, equipos, etc. y el correspondiente envío a los diferentes proyectos.

· Realizar apoyo logístico a actividades en campo cuando se le requiera.

· Gestionar en campo las actividades que le sean delegadas por el coordinador del proyecto como: organización logística de reuniones, adquisición y entrega de materiales, herramientas, refrigerios y otros recursos, entre otras.

· Solicitar y legalizar oportunamente los anticipos requeridos para la ejecución de sus actividades.