Ambtelijk Secretaris bij het Instituut Psychologie | 0.8 fte

Ben jij een juridisch talent en heb je een hart voor onderwijs?

Het Instituut Psychologie van de Universiteit Leiden zoekt een pro-actieve, scherpe én betrokken ambtelijk secretaris voor de Examencommissie. Iemand die houdt van structuur, het toetsen van verzoeken aan wet- en regelgeving, en die zorgt voor een zorgvuldige voorbereiding én afhandeling van vergaderingen en besluiten. Herken jij jezelf hierin? Dan willen wij jou graag in ons team!

Jouw werkzaamheden

• Voorbereiden en notuleren van de tweewekelijkse vergaderingen van de examencommissie.
• Alle informatie verzamelen die nodig is voor de beslissingen van de examencommissie en deze aanleveren aan de secretarissen en leden.
• Controleren of de verklaringen van de studentendecaan kloppen, bijvoorbeeld als een student een functiebeperking heeft.
• Beoordelen van verzoeken van studenten die later willen afstuderen dan gepland.
• Het schrijven van besluiten.
• Assisteren bij beroepsprocedures door alle relevante informatie te verzamelen, gesprekken te plannen en brieven te schrijven.
• Mandaatbesluiten opstellen.
• Samenwerken met verschillende afdelingen binnen de universiteit om ervoor te zorgen dat besluiten goed worden uitgevoerd.
• Overzicht houden van lopende zaken en ervoor zorgen dat alles binnen de wettelijke termijnen gebeurt.
• Inkomende post en e-mails van studenten registreren en archiveren.
• Een bijdrage leveren aan de verdere professionalisering van het ambtelijk secretariaat binnen de organisatie.

Hier ga je werken

Dit breng je mee

• Je hebt minimaal een hbo-diploma in een juridische richting of een WO-bachelor in Rechtsgeleerdheid.
• Je kent de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) of je bent bereid om deze te leren.
• Je kunt goed communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels.
• Je kunt snel schakelen tussen verschillende mensen en onderwerpen.
• Je blijft scherp en presteert goed onder druk.
• Je hebt sterke analytische vaardigheden.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig.

Dit bieden we je

Daarnaast bieden we je:

• Een gezellige en hechte werkomgeving met fijne collega's.

• De kans om te werken bij een instituut dat helpt bij het oplossen van grote en kleine sociale vraagstukken en dat zich inzet voor een duurzame samenleving, met psychologie als brede basis.
• Mogelijkheden om je juridische vaardigheden te ontwikkelen en ervaring op te doen in onderwijsrecht en bestuursrecht.
• De functie is ingeschaald in schaal 9 CAO Nederlandse Universiteiten. Het betreft – in beginsel – een jaarcontract met zicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd.

• Een salaris tussen €3708 - €5057,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 09);

• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals diverse opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om je arbeidsvoorwaarden aan te passen aan je persoonlijke situatie ( hier vind je meer info).
• Een fijne werkomgeving waar je veel collega's van het Instituutsbureau tegenkomt, met werkplekken die zijn ontworpen voor verschillende activiteiten. Je kunt ook een paar dagen per week thuiswerken, hiervoor biedt de universiteit de faciliteiten en vergoedingen.
• Mogelijkheid om dichtbij je werk te parkeren tegen een kleine vergoeding.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Solliciteren of meer weten?

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid