Job Description

Ambtelijk secretaris bestuur en medezeggenschap (0.6 - 0.8 fte)

Zoek je een leuke baan met ruimte om je te ontwikkelen in het vak van secretaris? Wegens vertrek van onze collega is er bij de afdeling Bestuursondersteuning van de Faculteit Geesteswetenschappen (FGW) de positie vrijgekomen van

Ambtelijk secretaris bestuur en medezeggenschap (0.6 - 0.8 fte)

Als ambtelijk secretaris bestuur en medezeggenschap ben je de spin in het web van onze facultaire besluitvorming en ben je nauw betrokken bij bestuur en medezeggenschap van de faculteit.

Wat ga je doen?

Je gaat werken bij de afdeling Bestuursondersteuning, een onmisbare schakel in de bestuurlijke processen en ondersteuning van de leden van het Faculteitsbestuur. In je rol ben je verantwoordelijk voor een optimale ondersteuning van de besluitvorming van de facultaire bestuurs-, advies- en medezeggenschapsorganen. Je weet wat er in de faculteit speelt en kunt hierdoor je werk nog beter doen. Je werkt nauw samen met, en rapporteert aan, de bestuurssecretaris, maar je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte voor je eigen werkzaamheden en aanpak.

Enkele van jouw taken:

• Secretaris van het wekelijkse overleg van het faculteitsbestuur en van het reguliere overleg van het faculteitsbestuur met de faculteitsraad;
• Secretaris van het bestuurlijk overleg met de wetenschappelijk directeuren, de instituutsmanagers en de facultaire adviescommissie onderwijs;
• Voorzitter van de facultaire kiescommissie;
• Secretaris van de faculteitsraad: aanspreekpunt, adviseur en contactpersoon voor bestuur én faculteitsraad voor alles wat de medezeggenschap betreft, waaronder verkiezingen, vergoedingen, agendavorming en verslaglegging;
• Plannen, organiseren, faciliteren en vastleggen van vergaderingen, informeren over besluitvorming;
• Opstellen en monitoren van de facultaire meerjarenagenda en vergadercycli, ontwikkelen en bewaken facultaire besluitvormingsprocedures en reglementen;
• Bijdragen aan grotere en kleinere projecten die bij het team terechtkomen.

Dit breng je mee

• Je wordt er blij van een verbindende schakel te zijn en bij te dragen aan de facultaire besluitvorming.
• Je kunt goed overzicht houden, processen overzien, zaken plannen en organiseren en dit ook uitdragen door efficiënt, gestructureerd en nauwkeurig te werken.
• Je hebt een afgeronde hbo- of masteropleiding;
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en affiniteit met medezeggenschap;
• Je haalt plezier uit het werken in een complexe organisatorische context en je schakelt soepel tussen verschillende doelgroepen binnen een organisatie;
• Je werkt graag zelfstandig, maar kunt ook goed samenwerken met de bestuurssecretaris en de ondersteuning binnen de afdeling;
• Je hebt affiniteit met Geesteswetenschappen;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling en hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Herken je jezelf in dit profiel óf voldoe je nog niet aan het profiel maar denk je dat deze functie wat voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je aan

Je komt te werken in een klein team, waarin nauw samengewerkt wordt. We werken hard, maar er is ook ruimte voor verbinding met elkaar. Je krijgt veel ruimte om jezelf verder te ontwikkelen, dat vinden we belangrijk. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om je werkzaamheden in te delen.

Je krijgt een contract voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren, conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor 0,6 – 0,8 fte. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.706,- en maximaal € 5.760,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 10). Het bijbehorende UFO-profiel is secretaris 1. Voldoe je op dit moment nog niet volledig aan de functie-eisen, dan vindt inschaling mogelijk plaats in aanloopschaal 8.

Verder heb je recht op een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), een passende reiskostenvergoeding, uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid arbeidsvoorwaarden te kiezen passend bij jouw behoefte, bijv. meer salaris en minder verlof, of omgekeerd. Het spreekt vanzelf dat je – in overleg - hybride kunt werken (zowel thuis als on campus) en je krijgt een laptop.

Onze faculteit

De Faculteit Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons motto Bij ons leer je de wereld kennen brengen we dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Onderzoekers en docenten worden ondersteund door een professionele staf. Met zeker 1000 medewerkers verzorgt de faculteit 25 master- en 26 bacheloropleidingen voor ruim 8.000 studenten vanuit vestigingen in Leiden, Den Haag en Marokko.

Diversiteit en inclusie

De Universiteit Leiden wil een gemeenschap zijn waarin iedereen zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt en zich volop kan ontplooien. En dat is ook wat faculteit Geesteswetenschappen wil: een diverse en inclusieve gemeenschap zijn die voor iedereen toegankelijk is en waarin iedereen telt, ongeacht gender, etniciteit, seksualiteit, leeftijd of functiebeperking. Sollicitaties van mensen die nu ondervertegenwoordigd zijn in onze organisatie, zijn daarom van harte welkom.

Solliciteren

Je reactie is welkom tot en met zondag 27 september 2026. Stuur je je CV en korte motivatie in met behulp van ons online sollicitatiesysteem? Gebruik de blauwe button op de sollicitatiepagina. Tot snel!

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid

Wil je eerst nog meer weten?

Neem dan contact op met Annemarie Bibo, bestuurssecretaris (a.bibo@hum.leidenuniv.nl / 06 39 78 84 90).