Job Description

Identification / Finalité de l'emploi
Assister le responsable du Centre de Service sur les missions de secrétariat des différentes activités de la structure.

Activités principales
Accueillir physiquement ou téléphoniquement les visiteurs, clients ou fournisseurs.
Réaliser les opérations de secrétariat pour les diverses correspondances et la gestion des dossiers.
Collecter les éléments, enregistrer et suivre les dossiers et les commandes.
Réceptionner les livraisons et établir les bons de livraisons ou d'expéditions.
Collecter les éléments et établit les documents QHSE.
Collecter, saisir et communiquer les éléments RH pour l'établissement de la gestion du temps de travail, des paies ou de la formation des collaborateurs.
Planifier les absences du personnel pour les congés, les formations, visites médicales...
Contrôler et établir la facturation et effectue la relance.
Contrôler, saisir et transmettre les factures fournisseurs internes et externes.
Participer à l'élaboration du bilan de fin de mois avec le responsable de centre de service.
Participer à l'inventaire de fin d'année.
Réaliser et relancer les devis en liaison avec les chargés de clients et les commerciaux.

Relations de travail internes
Rendre compte de son activité à sa hiérarchie.
Echanger avec les chargés de clients, les chargés d'affaires, le responsable QHSE, le service RH et le service comptabilité.
Relations de travail externes KSB
Echanger avec les clients et les fournisseurs.

Responsabilités
Respecter et faire respecter l’ensemble des règles et dispositions de sécurité / environnement et mesures de préventions applicables et vérifier systématiquement l’ensemble des équipements mis à sa disposition avant utilisation et signaler tout dysfonctionnement / empêcher l’utilisation d’équipements visiblement défaillants. Participer à la démarche de vigilance partagée avec bienveillance.
Partager les informations.
Participer au traitement des Non-Conformité (anomalies sur matériel livré, en cours de montage ou sur plan).
Signaler à sa hiérarchie ou aux fonctions supports l’ensemble des situations dangereuses, presque accidents, accidents bénins, pour enregistrement de l’évènement.
Participer à la culture d'amélioration continue.
Participer au maintien des équipements et au rangement de son poste de travail.

Latitude d'action, degré d'autonomie
S'organiser et intervenir sur les dossiers et la gestion administrative en autonomie.
Alerter son responsable hiérarchique.

Savoir être
Contribuer à la bonne image du métier et de KSB.
Participer à la bonne intégration des collaborateurs.
Contribuer au bon esprit d'équipe.
Faire preuve d’exemplarité.
Avoir de l’estime de l'autre.
Faire preuve d’intégrité.
Être orienté client.
S’adapter face au changement.
Être force de proposition et proactif.