Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

- gestion du courrier (mutualisé sur le site de la préfecture)

tri et répartition du courrier des 4 structures (DDTM, DDETS, DDPP et Préfecture), services et collectivités (courrier recommandé et normal)

préparation des navettes inter-services et préparation du courrier au départ

gestion courrier réservé via logiciel MAARCH + saisine des SVE

mise à jour des organigrammes et des tableaux et procédures d’aide au courrier

réception et départ des livraisons

suivi des parapheurs

distribution du courrier au corps préfectoral

réception et poinçonnage des actes d’urbanisme et suivi des bordereaux

gestion de la boîte mail dédiée

publication des arrêtés au RAA

Sur les DDI : préparation du courrier au départ et des navettes inter-services + répartition du courrier pré-trié

- gestion accueil physique et téléphonique (pour les 4 structures) :

renseignements 1er niveau via différents canaux de contact et orientation des usagers vers le bon interlocuteur

accompagnement de l’usager dans certaines démarches, notamment sur les points d’accès numériques

formalisation des tâches et procédures et mise à jour de celles-ci

mise à jour des bases documentaires

gestion des boîtes mails dédiées

participation à la réflexion sur les axes d’amélioration de l’accueil des usagers dans le cadre des démarches qualité Quali-ATE et Services Publics +

En outre, l’agent(e) pourra, tant que de besoin, participer aux activités du SIDRU autres que celles inscrites dans sa fiche de poste en cas de nécessité de service.

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Gestion du courrier, de l’accueil physique et téléphonique sur les 4 structures

Composition et effectifs du service
15 agents : 1 A, 4 B, 10 C

Liaisons hiérarchiques
Chef de service et son adjointe, chef de section-responsable des accueils DDI

Directeur du SGCD et son adjointe

Liaisons fonctionnelles
Secrétaire générale préfecture, directeurs DDI et des services concernés par l’accueil

Mobilité inter-site

Ponctualité sur les horaires d’ouverture des accueils

Adaptabilité et réactivité

Capacité à travailler avec une équipe multi-sites

Discrétion et rigueur

Manutention au service courrier

Engagement dans les démarches Quali-ATE et Services Publics +

Connaissances techniques

- Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau maîtrise requis

- Connaître l’environnement professionnel

niveau maîtrise à acquérir

Savoir-faire

- Savoir travailler en équipe

niveau maîtrise requis

- Savoir s’organiser

niveau maîtrise requis

- Avoir l’esprit de synthèse

niveau pratique requis

Savoir-être

- Avoir le sens des relations humaines

niveau expert requis

- Savoir s’adapter

niveau maîtrise requis

- Savoir communiquer

niveau maîtrise requis

Vos perspectives :

Evolution au sein des différentes structures par la connaissance d’un environnement professionnel élargi

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Stéphane CLESSE-DUHAMEL Chef de section : stephane.clesse-duhamel@herault.gouv.fr 06-43-59-27-11

Mélanie SIMPRASEUTH, adjointe cheffe SIDRU: melanie.simpraseuth@herault.gouv.fr

04 67 61 63 87

Pierre RICARD Chef du SIDRU : pierre.ricard@herault.gouv.fr 04.67.61.60.79

Bernard DENECHAUD Directeur du SGCD : bernard.denechaud@herault.gouv.fr 04 67 61 61 61

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
- CV
- lettre de motivation
- Formulaire de mobilité quelque soit votre statut

Lien vers le formulaire de mobilité https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique.