Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :

Le Secrétariat Général Commun regroupe l’ensemble des fonctions support de la Préfecture ainsi que celles des autres directions du département de Mayotte. Le service MACCI assure, pour sa part, les missions de logistique, de maintenance, d’accueil et de gestion du patrimoine immobilier.

À ce titre vous êtes rattaché au bureau appui, courrier et standard et vous assurez les missions ci-après :

– Accueil des usagers (services postaux, agents communaux, coursiers) et tri du courrier arrivé.

– Traitement du courrier de la DIIC, ALICE (titre de séjour, naturalisation, permis de conduire, carte grise, affaire de cabinet d’avocat…),

– Traitement du courrier de la gendarmerie, Police nationale et PAF (PV, usurpation d’identité, refus de port d’arme).

– Assurer le traitement des courriels et des flux dématérialisés via les plateformes ministérielles Maarch Courrier et Maarch Parapheur (enregistrement, ventilation, suivi et relance le cas échéant).

– Traitement des preuves de dépôt et accusés de réception (AR) de La Poste, distribution dans les différents services de la Préfecture.

– Archiver les bordereaux traités dans le réseau commun (BE DIIC, preuve de dépôt et AR).

– Gérer la remise des médailles et diplômes aux usagers.

– Assurer le dépôt et le retrait du courrier, des parapheurs auprès du Cabinet, des services et directions déconcentrés (DAC, DAAF).

– Effectuer la relève quotidienne du courrier départ et en garantir l’acheminement vers les différents circuits (interne/externe).

– Gérer le registre de suivi du parapheur papier (internes/externes/Cabinet).

– Assurer le transport sécurisé des documents administratifs entre les différents sites de la préfecture, partenaires institutionnels,

– Garantir la traçabilité des plis sensibles, recommandés et courriers réservés lors des déplacements.

– Assurer un lien opérationnel avec les référents courrier des services externes et signaler toute anomalie constatée (retard, erreur de distribution, dysfonctionnement logistique).

– Apporter un appui logistique en fonction des besoins (soutien aux opérations internes), afin de garantir la continuité de service.

Votre environnement professionnel :

· Activités du service

Le Secrétariat Général Commun, direction mise en place dans le cadre de la nouvelle Organisation Territoriale de l’Etat, regroupe l’ensemble des missions support pour la préfecture et toutes les autres directions du département de Mayotte. Par l’intermédiaire de contrats de service, le SGC s’engage à apporter le service demandé par les différentes directions pour leur fonctionnement quotidien.

Le Service Moyens, Accueil, Courrier, Construction et Immobilier assure les missions de logistique, maintenance, accueil, courrier et gestion immobilière pour la Préfecture, la DEAL, la DAAF, DEETS et la DAC.

– Déplacements quotidiens inter-sites,

– Conduite d’un scooter de service ou véhicule administratif,

– Permis BSR (AM) ou permis B obligatoire,

– Port éventuel d’équipements de sécurité (casque, gilet).

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Poste impliquant la gestion de situations d’accueil complexes ou sensibles,

Exigence de présence sur la plage d’accueil des usagers,

Nécessite de faire preuve de réactivité, d’écoute, de capacité au dialogue,

Le poste demande à ce qu’un bon relationnel soit instauré avec les services,

Variété des missions.

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Chef de service : Bertrand.walter@mayotte.gouv.fr

Adjoint au chef de service : El-anbasse-habasse@mayotte.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l’Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau maîtrise

requis

Connaître l'environnement professionnel

niveau maîtrise

requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe

niveau maîtrise

requis

Avoir l'esprit de synthèse

niveau maîtrise

requis

Savoir s'organiser

niveau maîtrise

requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines

niveau maîtrise

requis

savoir communiquer

niveau maîtrise

requis

savoir s'adapter

niveau maîtrise

requis

Vos perspectives :

Durée attendue sur le poste : 1 an

· Composition et effectifs du service

Le service est composé de 3 bureaux

• Le Bureau Gestion Immobilière

• Le Bureau Accueil et Courrier

• Le Bureau des Moyens

· Liaisons hiérarchiques

Le chef de Service Moyens, Accueil, Courrier, Construction et Immobilier

La cheffe de bureau appui, standard et courrier

· Liaisons fonctionnelles

Interne : les autres pôles du SGC

Externe : La préfecture, les directions départementales.

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Mamoudzou - Mayotte

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) : CHARGE DE RELATION ET DE SERVICE A L’USAGER

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : FP2USA03

Si plusieurs emplois type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) :

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2) : charge D’ACCUEIL et D’INFORMATION

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : USA002A

Si plusieurs emplois type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Article de référence. Article L332-2 du Code général de la fonction publique