Job Description

Sous l'autorité du chef de service vie associative, l'agent sera chargé des subventions aux associations ainsi que des mises à disposition de locaux et de personnel. Il assurera également l’accueil physique et téléphonique du service et pourra être amené à remplacer ses collègues en cas d’absence.

Missions et activités

• Instruire les dossiers de subventions annuelles et exceptionnelles ville

• Maîtriser le logiciel métier des subventions

• Elaborer les tableaux de suivi des subventions des 2 collectivités

• Collecter les documents et pièces comptables des subventions

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés et associations

• Constituer des fiches synthèses pour aider la hiérarchie et les élus dans les prises de décisions

• Etablir les conventions de ces subventions

• Gérer le mandatement et le suivi de toutes les subventions

• Rédiger des notes et des tableaux de synthèse en lien avec les thématiques des associations et des subventions attribuées

• Relayer aux associations les informations pouvant leurs être utiles

• Participer au week-end des Associations début septembre sur le week-end complet

• Gérer les mises à disposition de locaux aux associations

• Gérer les mises à disposition de personnel aux associations

• Formuler les demandes de travaux des locaux mis à disposition et suivre leurs déroulements en lien avec les associations

• Recevoir, écouter et conseiller les associations

• Transmettre à la hiérarchie tout dysfonctionnement

• Assurer le secrétariat du service et les missions des collègues lors des congés et absences des collègues

• Polyvalence sur les différents postes administratifs du service

• Assurer l'archivage

Requirements

Savoirs

• Etablir, appliquer et suivre des procédures

• Connaître les règles financières d'attribution de subventions

• Connaître le cadre juridique des conventions

• Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers

• Savoir rédiger (courriers, notes, mails…)

• Connaître et comprendre la vie associative ébroïcienne

• Etablir des suivis de dossier par des tableaux de bord

• Travailler en équipe

• Connaissance de la gestion associative et de sa réglementation

Savoir-faire

• Formuler et mettre en place de nouvelles procédures afin d'améliorer le fonctionnement du service

• Proposer des améliorations techniques d'instruction et de suivi de subventions

• Conduire des attributions de subventions de l'instruction du dossier au mandatement

• Accueillir, écouter et orienter les administrés et les associations pour faciliter leurs démarches associatives

• Travailler en collaboration avec les différents services de la ville et de l'EPN

• Connaissance du fonctionnement de notre collectivité et de ses services

• Savoir rendre compte

• Esprit d'équipe

Savoir-être

• Rigueur dans le suivi financier

• Discrétion, disponibilité et réactivité

• Etre organisé et force de proposition

• Polyvalence, autonomie, diplomatie

• Capacité d'adaptation et d'anticipation

• Sens du contact et de l'écoute

Conditions de travail :

• Etre présent tout le week-end lors du Forum des Associations début septembre

• Charge de travail importante chaque année de août à octobre pendant la campagne de subvention aux associations

• Possibilité de télétravail

Catégorie C

Cadre d’emplois des adjoints administratifs

Temps de travail : 37h30 heures hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT / 2 jours de fractionnement

Avantages : participation mutuelle et prévoyance / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques / participation aux frais de transport en commun / forfait mobilité douce

Date limite de candidature 16/03/2026