Job Description

Wat ga je doen?

In deze functie zorg je samen met de manager Marketing en Communicatie dat alles binnen de afdeling soepel verloopt. Je bent het aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de afdeling en helpt bij het organiseren van het werk. Je houdt van overzicht, werkt gestructureerd en vindt het geen probleem om collega’s met een glimlach te herinneren aan afspraken. Je regelt alles, van bestellingen tot het voorbereiden van teammomenten en het beheren van de jaarkalender. Daarnaast zorg je voor praktische zaken zoals het reserveren van vergaderlocaties en het regelen van trainingsdagen.

Wat maakt deze rol extra leuk?

In deze functie krijg je veel vrijheid om zelf initiatief te nemen. Je kunt de functie gedeeltelijk zelf vormgeven. Bijvoorbeeld door de afdelingsstagiair te begeleiden of andere ideeën te implementeren die bijdragen aan het soepel functioneren van de afdeling.

Jouw taken

Geen dag is hetzelfde, maar dit hoort ongeveer bij jouw werk:

• Als rechterhand van de manager ondersteun je haar bij personele en facilitaire zaken.
• Je bent het eerste aanspreekpunt via telefoon en mail: vriendelijk en behulpzaam.
• Je bestelt materialen, zorgt dat alles op tijd bij de drukker ligt en op locatie wordt bezorgd.
• Je bereidt teammomenten voor en zorgt voor een goede opvolging van afspraken.
• Je organiseert trainingen, uitjes en bijscholing en regelt alle praktische dingen die daarbij horen (van catering tot locatie).
• En tussendoor komen er vaak onverwachte vragen, telefoontjes of verzoeken. Jij schakelt snel en houdt het overzicht.

Het betreft een tijdelijke functie voor 2 jaar.

• Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden en werkt gestructureerd en nauwkeurig. Je bent nieuwsgierig, klantgericht, collegiaal en krijgt energie van wat je doet.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en een goed inlevingsvermogen. Je houdt ervan verbinding te maken, ook op afstand, en bent graag in contact met mensen. Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent handig met digitale tools (MS Office, Teams, bij voorkeur ook SharePoint of CRM).
• Je kunt goed schakelen en houdt het hoofd koel als het druk wordt.
• Je komt bij voorkeur met OV of fiets naar ons ziekenhuis in Hilversum.