Job Description

Administratrice/Administrateur immobilier senior

Montreal, QC

À propos de BGO: BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier. BGO possède des bureaux dans 27 villes situées dans 13 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement.

BGO fait partie de SLC Management, l’entité de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site www.bgo.com

BGO prône une culture d’entreprise qui attire et conserve les personnes les plus talentueuses. Nous encourageons les possibilités de croissance, de perfectionnement et de promotion en offrant à nos employés des moyens pour travailler efficacement et nous efforcer d’avoir un meilleur rendement de façon continue. Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et durable.

L'opportunité :

Situé au cœur du quartier financier au 1170, rue Peel, au centre-ville de Montréal, ce poste fera partie de l'équipe de gestion immobilière qui soutient l'immeuble et relèvera du gestionnaire immobilier. Nous recherchons quelqu'un qui apportera un fort sens de l'engagement et du dévouement en fournissant un soutien administratif et comptable à nos clients et membres de l'équipe. Si vous êtes curieux à propos de l'industrie de la gestion immobilière et souhaitez faire partie d'une équipe formidable, nous vous cherchons!

Ce que vous ferez :

Fonctions comptables

• Traiter les factures pour les bâtiments assignés, y compris la correspondance avec les ordres d'achat, coder les factures pour respecter les calendriers budgétaires et compiler et vérifier les lots soumis à la comptabilité.
• Aider avec les comptes clients au besoin.
• Responsable de toutes les factures mensuelles récurrentes.
• Responsable de toutes les rétrofacturations des locataires ou de la propriété.
• Maintenez le système de suivi postal.
• Assurez-vous de la conformité et adressez-vous aux demandes de paiement et de factures en attente auprès du fournisseur.
• Aider le gestionnaire immobilier à préparer les opérations et les budgets d'investissement.
• Analyser et expliquer les variances

Fonctions administratives et opérationnelles

• Interagissez, communiquez et communiquez de façon professionnelle et efficace avec toutes les parties prenantes, qu'il s'agisse de locataires, de fournisseurs, de professionnels, de visiteurs ou du personnel d'entretien.
• Faire la liaison avec les entrepreneurs et le personnel d'exploitation du bâtiment.
• Procédez à l'appel d'offres pour des projets ou des contrats d'entretien.
• Préparez et aidez à rédiger le champ des travaux.
• Assistez lors de projets spéciaux, d'événements pour les locataires et d'autres fonctions administratives selon les besoins.
• Adopter et soutenir de manière proactive la culture de responsabilité environnementale et sociale de BentallGreenOak.
• Comprendre et optimiser l'entretien préventif effectué par les techniciens.

Qui vous êtes :

• 5+ ans d'expérience en comptes clients, maîtrise des principes généraux de la comptabilité. Solide connaissance des états financiers.
• Expérience antérieure en gestion immobilière est un atout.
• Études postsecondaires
• Compétences supérieures en communication orale et écrite et en présentation dans les deux langues officielles;
• Solides compétences organisationnelles et multitâches – capacité à répartir son temps efficacement, à travailler sous pression et à gérer des échéances serrées; Capacité à gérer de multiples exigences et priorités concurrentes et à s'adapter aux nouvelles idées et aux changements constants.
• Compétences informatiques – Compétences avancées dans Microsoft Office; particulièrement Word et Excel. La connaissance de Yardi est un atout certain.

Chez BGO, nous reconnaissons que les expériences, perspectives et points de vue uniques de chaque employé renforcent notre capacité à créer et à apporter la meilleure valeur ajoutée à nos clients, partenaires, parties prenantes et investisseurs. Par conséquent, nous encourageons fortement les candidats de tous les sexes, âges, origines ethniques, cultures, capacités, orientations sexuelles et expériences de vie à postuler chez nous.

BGO s’engage à suivre des pratiques d’embauche équitables, et nous serons heureux de discuter des aménagements possibles et de garantir l’équité dans notre processus d’embauche. Nous pouvons répondre à toute demande d’aménagement, pour cela veuillez communiquer avec nous à l’adresse courriel accessibility@bgo.com en précisant : le numéro d’offre d’emploi, votre nom et le mode de communication que vous préférez.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Senior Property Administrator

Montreal, QC

Who We Are: BGO is a leading, global real estate investment management advisor and a globally-recognized provider of real estate services. BGO serves the interests of more than 750 institutional clients with expertise in the asset management of office, industrial, multi-residential, retail and hospitality property across the globe. BGO has offices in 28 cities across twelve countries with deep, local knowledge, experience, and extensive networks in the regions where we invest in and manage real estate assets on behalf of our clients in primary, secondary and co-investment markets. BGO is a part of SLC Management, which is the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life.

For more information, please visit www.bgo.com

BGO promotes a corporate culture that attracts and retains the highest caliber people. We encourage opportunities for growth, development, and promotion by providing our employees with the resources to work effectively and continually strive to perform better. We are committed to a safe and sustainable work environment.

The Opportunity:

Located in the heart of the financial district at 1170 Peel Street in downtown Montreal, this position will be a part of the Property Management team supporting the building and will report to the Property Manager. We are looking for someone who will bring a strong sense of commitment and dedication in providing administrative and accounting support to our clients and members of the team. If you are curious about the Property Management industry and want to be part of an amazing team, we are looking for you!

What You Will Do:

Accounting Functions

• Process invoices for assigned building, including matching to purchase orders, coding invoices to comply with budget schedules and compiling and verifying batches submitted to accounting.
• Assist with accounts receivables when required.
• Responsible for all monthly recurring invoices.
• Responsible for all tenant/ property chargebacks.
• Maintain P.O. tracking system.
• Ensure compliance and address vendor and outstanding payment and invoice inquiries.
• Assist Property manager in preparing operations and capital budgets.
• Analyze and explain variances

Administrative and operational Functions

• Interact, communicate, and correspond professionally and effectively with all stakeholders, whether they are tenants, suppliers, professionals, visitors, or maintenance staff.

• Liaise with contractors and building operating staff.
• Proceed with call for tenders for projects or maintenance contracts.
• Prepare and assist to draft scope of work.
• Assist with special projects, tenant events and other office functions as required.
• Embracing and proactively support BentallGreenOak's culture of environmental responsibility and social responsibility.
• Understand and optimize preventative maintenance completed by the technicians.

Who You Are:

• 5+ years’ experience in accounts receivable, proficient with general principles of accounting. Strong knowledge of financial statements.
• Previous property management experience an asset.
• Post-secondary education
• Superior oral and written communication and presentation skills in both official languages;
• Strong organizational/multi-tasking skills – ability to allocate one's time effectively, work under pressure and manage tight deadlines; ability to handle multiple demands and competing priorities and adapt to new ideas and constant changes.
• Computer Skills – Advanced skills in Microsoft Office; particularly Word and Excel. Knowledge of Yardi a definite asset.

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.

BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at accessibility@bgo.com and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.

We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.