Job Description

Är du en strukturerad och serviceinriktad administratör som trivs i en roll där ingen dag riktigt liknar den andra? Vill du vara den som får vardagen att flyta för både kollegor och verksamhet? Då kan du vara den vi söker!

Om rollen

Som administratör hos ProTrain blir du navet i vår personaladministration. Du arbetar nära verksamheten och ser till att våra interna processer rullar smidigt varje dag. En viktig del av rollen är kontakten med våra lokförare, samt interna och externa kontaktytor, är din förmåga att skapa struktur och erbjuda god service verkligen kommer till sin rätt.

Målet med rollen är enkelt: bidra till effektiva processer, ”ordning och reda” och en hög servicegrad gentemot personalen. Du kommer bland annat att arbeta med:

Personaladministration

• Hantering av administrativa uppgifter kopplade till personalområdet
• Stöd i rekryteringsprocessen
• Onboarding och offboarding
• Uppdatering av system, register och behörigheter
• Viss löneadministration

Utveckling, koordinering och projektadministration

• Bidra till att effektivisera och digitalisera våra administrativa processer
• Koordinera olika mötesforum, exempelvis arbetsplatsträffar
• Administration i olika projekt, inom olika affärsområden

Utrustning, systembehörigheter, avtal & boenden

• Administration av nycklar, taggar och behörigheter
• Utlämning och uppföljning av teknisk utrustning (t.ex. telefoner)
• Uppdatering av taxi- och boendeavtal samt etablering av nya boenden för personal på andra orter

Vem är du?

Vi tror att du är personen som ofta tar på dig “projektledarhatten” i olika sammanhang – den som håller koll, hittar lösningar när något ändras och ser till att saker faktiskt blir gjorda. Du gillar struktur, men är flexibel när verkligheten kräver det.

Du trivs med att arbeta självständigt, hittar egna sätt att förbättra rutiner och tvekar inte att lyfta luren när du behöver svar. Vidare är du snabb när det gäller att anamma ny teknik och nya system. Att du är en lagspelare och god intern nätverkare är en självklarhet för att lyckas i rollen.

Du behöver:

• kunna prata och skriva flytande svenska
• ha god erfarenhet av MS Office
• ha god systemvana
• ha erfarenhet av administration

Meriterande:

• erfarenhet av SharePoint-miljöer
• erfarenhet av projektadministration och att sätta upp olika administrativa processer

Vi erbjuder

• En varierad och viktig roll i en växande verksamhet
• Stor möjlighet att påverka och utveckla rutiner och arbetssätt
• En chans att lära dig mer om personalfrågor, rekrytering och projekt – i praktiken
• Ett närvarande och coachande ledarskap
• Ett arbete i en spännande och stabil bransch, med positivt bidrag till klimatet

Om tjänsten och ansökan

Tjänsten är på plats i Mjölby, nära stationen med goda pendlingsmöjligheter.

Tillträde enligt överenskommelse.