Job Description

Trives du i en rolle med struktur, systemimplementering og løbende forbedringer, hvor din indsats har direkte indflydelse på den daglige Facility‑drift?

Som Administrative Specialist (Facility Services) på IFF’s site i Brabrand arbejder du tæt sammen med forretningen for at sikre en stabil, sikker og effektiv drift af vores faciliteter. Facility Services‑organisationen spiller en central rolle i at understøtte medarbejdere, produktion og kontorfaciliteter gennem strukturerede processer, stærk systemunderstøttelse og professionelt samarbejde med både interne teams og eksterne leverandører. Rollen er baseret i Brabrand (på stedet).

Bliv en del af et professionelt, samarbejdsorienteret og løsningsfokuseret team, hvor vi sammen sikrer høj kvalitet i Facility‑driften og kontinuerligt forbedrer vores processer og systemer.

Hvor du kommer til at gøre en forskel

• Være en del af idéudviklingen, implementeringen og og fremtidig specialist i brugen af et nyt CMMS‑system og sikre en struktureret overgang til dette nye system
• Administrere og følge op på tickets og serviceanmodninger i CMMS og øvrige Facility‑systemer
• Sikre korrekt registrering, prioritering, opfølgning og lukning af Facility‑opgaver
• Yde administrativ støtte til den daglige Facility‑drift i tæt samarbejde med teknikere, brugere og leverandører
• Oprette og følge op på rekvisitioner og ordrer (PR/PO) for Facility‑relaterede ydelser og materialer
• Vedligeholde og opdatere asset management‑data, stamdata og dokumentation
• Håndtere fakturaer, afvigelser og dialog med indkøb og eksterne leverandører
• Sikre overholdelse af indkøbs‑, compliance‑ og governance‑retningslinjer
• Bidrage aktivt til forbedring og standardisering af Facility‑processer og administrative arbejdsgange
• Sikre høj datakvalitet i systemer som CMMS og ERP/SAP

Hvad der gør dig til det rette match

• Erfaring fra en administrativ rolle inden for Facility Management, teknisk drift eller serviceorganisationer vil være en fordel
• Praktisk erfaring med CMMS‑systemer, ticket‑håndtering og struktureret opfølgning
• Forståelse for asset management og vigtigheden af korrekt og opdateret data
• En struktureret og selvstændig arbejdsform med stor sans for detaljer
• Evne til at navigere i mange snitflader og håndtere løbende henvendelser og prioriteringer
• Erfaring med ERP‑systemer, fx SAP, samt administrative og finansielle processer
• Gode kommunikationsevner på både dansk og engelsk, mundtligt og skriftligt
• Ansvarstagende med naturlig opfølgning, indtil opgaver er fuldført

Hvordan skiller du dig ud?

• Du har deltaget i, eller været med til, implementering af nye systemer eller processer
• Du arbejder proaktivt med procesforbedringer og standardisering
• Du trives i en rolle, hvor kvalitet, struktur og pålidelighed er afgørende

Hvorfor vælge os?

• En central administrativ rolle med stor betydning for den daglige drift
• Mulighed for at arbejde med moderne Facility‑ og CMMS‑systemer
• Et professionelt og engageret Facility‑team med stærkt samarbejde
• Et internationalt arbejdsmiljø i en global virksomhed
• Fokus på sikkerhed, kvalitet og compliance
• Gode muligheder for faglig udvikling og læring i rollen

Interesseret? Send din ansøgning og dit CV hurtigst muligt, da vi gennemgår ansøgninger løbende og indkalder de mest kvalificerede kandidater til samtale løbende.

We are a global leader in taste, scent, and nutrition, offering our customers a broader range of natural solutions and accelerating our growth strategy. At IFF, we believe that your uniqueness unleashes our potential. We value the diverse mosaic of the ethnicity, national origin, race, age, sex, or veteran status. We strive for an inclusive workplace that allows each of our colleagues to bring their authentic self to work regardless of their religion, gender identity & expression, sexual orientation, or disability.

Visit IFF.com/careers/workplace-diversity-and-inclusion to learn more