工作概况

职位要求

日常行政事务管理
1、负责公司办公环境管理、维持办公秩序；
2、协助办理员工境外差旅/工作签证
3、负责公司员工年度体检相关安排；
4、负责办公用品、低值易耗品、固定资产类、厂务工程类的采购、登记、入库、发放、盘点、台账管理，控制行政成本、做到账物相符。
5、安全检查与管理；
6、安排部门会议，并做好会议纪要整理、事项跟进、归档；
7、负责公司快递、信件、收发管理；
8、办公设备、耗材、日常维修、工间操、广播等对接；
9、协助配合招聘、面试接待、体检、宣传活动场地准备，入职物资发放、离职物资回收；
10、完成上级交办的备类行政临时、突发、专项工作；
以确保部门运作顺畅。

会议接待管理
1、负责公司各类大型会议的前期筹备、会场布置、会议通知、茶水、设备调试；
2、负责来访客户、合作方、政府人员的日常接待、礼仪安排、交通及酒店预定等；
3、协助年会庆典及大型活动策划；
以确保会议顺利开展，维护企业对外形象。

后勤保障管理
1、负责生活区、食堂、车辆、门禁、水电物业等后勤管理；
2、负责对接供应商、电工、保洁、维修、安保等第三方单位、及时处理公司区域维修、故障问题；
3、统筹公司节假日布置、团建、员工福利、生日福利、节日物资发放等员工关怀工作。
以确保后勤工作顺利顺畅。

文件制度与档案管理
1、协助部门经理制定、修订公司行政管理制度、规范办公、后勤制度；
2、负责公司行类文件、通知、公告的撰写、发布、归档；
3、管理公司或部门证照、资质复印件、特种作业证件、合同存档、纸质或电子档案分类整理，保证资料完整可查；协助完成各类证件的年审、检测、公示、信息变更资料整理；
4、接待公司或部门的各类审核与检查，并规范操作要求、改善跟踪；
5、协助完成各项评估，包括但不限于EHS方面的安全评估、JSA、SAFE等档案的建立；
6、配合政府部门检查、消防检查、燃气使用检查、防雷检查、食品安全检查、特重设备、政府调研等对接资料准备；
以确保公司、部门相关文件完整可查。

员工食堂管理
对食堂及食堂供应商进行常规检查与监管，以确保食堂运作顺畅，提供安全卫生的员工餐食。
1、每日监督供应商食材来料的检查，查看相关检验检疫报告，食材品相、储存等；
2、每日巡查，监督供应商现场食品加工全流程、餐具清洗消毒、人员卫生状况等，确保食品安全与卫生。
3、现场监督供餐情况，及时反馈并解决员工问题；
4、制定食堂实施清洁维护计划并监督供应商对进行相应的维护维修；
5、食堂供应商及食堂人员管理，确保供应商资质及人员健康证等有效；
6、定期对食堂供应商开展各项培训及应急演练（包括但不限于消防疏散、食品安全）
7、客餐安排，根据申请人的需求及饮食禁忌，准备合适的客餐并准时送达；
8、食堂厨余、废油脂合规处理监管；
9、员工满意度调查，及时跟进改善问题
10、监督燃气管道维保供应商对天然气管道维护工作
以确保食堂运作顺畅，为员工提供安全可靠的餐食。

保洁绿化
1、负责公司办公环境管理、日常巡检、环境卫生、绿植养护
2、监督供应商按照合同要求开展清洁服务，并确认服务质量。
3、每天清洁现场检查，发现问题及时报告/反馈，督促供应商改进。
4、开展生活垃圾分类、生产垃圾分类。
5、监督供应商按照合同要求进行厂区绿化维护；
6、根据上级要求补充特定绿植
以确保供应商为工厂提供良好的清洁服务和绿化环境。

员工工衣管理
1、负责制定员工工衣管理流程
2、与相关部门和职能部门协调，获取工衣的要求及需求，跟进工衣的采购，及时发放工衣，确保不影响生产。
2、 监控各部门工衣需求数据，在工衣系统中维护库存数据，及时跟踪，以控制工衣分配的准确性。
3、 根据人力资源招聘需求，保持工衣的合理库存。
以确保工衣匹配员工需求。

公司电话系统管理
1、保持合理的分机总数；
2、监控扩建使用情况，控制成本；
3、根据合同与中国电信核对账单；
4、及时反馈和跟进电话线路或相关维修问题。
以确保员工之间电话沟通顺畅

直饮水系统管理
1、监督供应商按照合同要求对直饮水设施进行定期维护；
2、定期取样进行水质检测；
3、发现问题及时反馈供应商并跟进改善；
以确保提供安全合格的直饮水。

安保管理支持
1、维护放行条系统，及时跟进放行物品的反回状况，督促申请人及时跟进。
2、协助监控系统的合同更新，监控调整的订单跟进；
3、车辆信息登记及车位安排

岗位职责与任职要求

1. Bachelor's degree or above, major in administrative management, business administration, secretarial, human resources or related fields are preferred;
2. 2 years or more of administrative management experience;
3. Have good English listening, speaking, and writing skills;
4. Proficient in using office software, able to independently write notifications, announcements, simple reports, and meeting minutes;
5. Attentive and steady in work, clear in organization, strong in execution, possessing good communication and coordination skills, service and confidentiality awareness;
6. Having good manners, being polite to others, strong resilience, and efficient in handling situations;

竞争力