Job Description

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratief medewerker die graag de tanden zet in het ondersteunen van studenten- en stafmonbiliteit en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

Als administratief medewerker kom je terecht in het VUB Exchange Team van de dienst Internationale Relaties. Je werkt in een zeer internationale omgeving en werkt nauw samen met drie collega’s van het EU-team. In deze functie bied je administratieve ondersteuning bij de mobiliteit van studenten en medewerkers in het kader van door de EU en Vlaanderen gefinancierde projecten.

Een greep uit je takenpakket:

• ondersteuning bieden bij de uitvoering van uitwisselingsprogramma’s die worden gefinancierd door de EU en de Vlaamse overheid;
• opvolging van de mobiliteiten en de bijbehorende administratieve handelingen en documenten van studenten- en personeelsuitwisselingen met behulp van de VUB-tool voor mobiliteitsbeheer;
• ondersteuning bieden bij het beheer van inter-institutionele uitwisselingsovereenkomsten met internationale partners;
• zorgen voor de communicatie en het onderhoud van de webpagina’s over mobiliteit;
• eerstelijnsondersteuning bieden aan studenten die op uitwisseling komen of vertrekken;
• informatiesessies en wervingsevenementen op de campus organiseren;
• tussentijdse en eindrapporten opstellen.

Voor deze functie zal campus Etterbeek jouw thuisbasis worden,in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring
• Bij voorkeur heb je al enkele jaren ervaring in het beheer van studentendossiers.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Engels en past je boodschap gemakkelijk aan aan jouw doelgroep. Goede kennis van het Nederlands is een pluspunt
• Je houdt van afwisselende taken en kunt soepel schakelen tussen verschillende taken
• Je hebt een goede kennis van IT (Word, Excel, PowerPoint) en ervaring met dossierbeheer in databases is een pluspunt.
• Je bent bedreven in het efficiënt beheren van taken en het stellen van gerichte prioriteiten;
• Je hebt een grote interesse in administratieve werkzaamheden en bent niet bang om met nieuwe softwarepakketten te leren werken;
• Je kunt zelfstandig werken en bent een goede teamspeler.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? 

Dan bieden we je een  voltijds contract van 1 jaar, bepaalde duur aan, verlengbaar afhankelijk van beschikbaarheid van externe fondsen met een bruto maandsalaris gekoppeld aan  graad 5.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. Onze salarisschalen kan je terugvinden op onze website onder "Werken bij VUB".

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden en een telewerkvergoeding ;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; 
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; 
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Stel je dan kandidaat vóór 19/4/2026 via jobs.vub.be.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

• Stap 1: Screening door een van onze recruiters
• Stap 2: Een telefonisch gesprek in de week van 20 april, of afhankelijk van het aantal kandidaten kan een schriftelijke vergelijkende proef deel uitmaken van het selectieproces.
• Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland in de week van 27 april 2026 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen)

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Paola Mureddu via Paola.Mureddu@vub.be 

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via SammyJo.Van.Tendeloo@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar  jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: buiten de werking

Contract: bepaalde duur, verlengbaar afh. van beschikbaarheid van externe fondsen

Hoofdeenheid: International Relations office

Omvang: voltijds

Functie: administratief medewerker studenten- en stafmobiliteit

Gradengroep: 5

Wijze van begeven: werving