Job Description

Administrateur(trice) de propriété

1250 René Lévesque Blvd W | Montreal, QC

À propos de BentallGreenOak: BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier. BGO possède des bureaux dans 27 villes situées dans 13 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement.

BGO fait partie de SLC Management, l’entité de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site www.bgo.com

BGO prône une culture d’entreprise qui attire et conserve les personnes les plus talentueuses. Nous encourageons les possibilités de croissance, de perfectionnement et de promotion en offrant à nos employés des moyens pour travailler efficacement et nous efforcer d’avoir un meilleur rendement de façon continue. Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr et durable.

L’occasion Situé au cœur du quartier financier au 1250, boulevard René-Lévesque, au centre-ville de Montréal, ce poste fera partie de l'équipe de gestion immobilière de l'immeuble et relèvera du gestionnaire immobilier. Nous recherchons une personne qui fera preuve d'un grand sens de l'engagement et du dévouement en fournissant un soutien administratif et comptable à nos clients et aux membres de l'équipe. Si vous êtes curieux de l'industrie de la gestion immobilière et que vous voulez faire partie d'une équipe formidable, nous vous recherchons !

Ce que vous ferez :

Fonctions comptables:

• Traiter les factures pour le bâtiment assigné, notamment en les faisant correspondre aux bons de commande, en codant les factures pour respecter les calendriers budgétaires et en compilant et vérifiant les lots soumis à la comptabilité.
• Aider à gérer les comptes débiteurs au besoin.
• Être responsable de toutes les factures mensuelles récurrentes.
• Être responsable de toutes les refacturations aux locataires et aux propriétés.
• S'assurer que toutes les factures sont exactes et adressées aux bonnes entités.
• Tenir à jour le système de suivi des bons de commande.
• Répondre aux demandes de renseignements des fournisseurs, des paiements en souffrance et des factures.

Fonctions administratives

• Interagir, communiquer et correspondre de manière professionnelle et efficace avec tous les intervenants, qu'il s'agisse de locataires, de fournisseurs, de professionnels, de visiteurs ou de personnel d'entretien.
• Maintenir un système de classement pour les refacturations et les bons de travail.
• Assurer la liaison avec les entrepreneurs et le personnel d'exploitation des immeubles.
• Participer à des projets spéciaux, à des événements organisés par les locataires et à d'autres fonctions de bureau, selon les besoins.
• Effectuer d'autres tâches et responsabilités administratives, selon les besoins.
• Adopter et soutenir de manière proactive la culture de responsabilité environnementale et sociale de BGO

Votre identité :

• Expérience minimum de 5 ans dans le domaine des comptes clients, maîtrise des principes généraux de la comptabilité. Une expérience avec Yardi serait un atout.
• Expérience antérieure en gestion immobilière, un atout.
• Études postsecondaires
• Compétences supérieures en communication orale et écrite et en présentation ; capacité à établir et à maintenir des relations de travail coopératives à tous les niveaux ; capacité à faire preuve de confidentialité ; enthousiasme et désir d'apprendre ; esprit d'équipe.
• Solides compétences organisationnelles/multi-tâches - capacité à répartir efficacement son temps, à travailler sous pression et à gérer des délais serrés ; capacité à gérer des demandes multiples et des priorités concurrentes et à s'adapter aux nouvelles idées et aux changements constants.
• Compétences informatiques - Compétences avancées en Microsoft Office, en particulier Word et Excel. La connaissance de Yardi est un atout certain.
• Bilingue - Excellente maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit) en raison des contacts fréquents avec les clients ainsi qu'avec le service comptable hors Québec.
• Certificat de police–Une vérification des antécédents criminels est requise pour l’emploi.

Chez BGO, nous reconnaissons que les expériences, perspectives et points de vue uniques de chaque employé renforcent notre capacité à créer et à apporter la meilleure valeur ajoutée à nos clients, partenaires, parties prenantes et investisseurs. Par conséquent, nous encourageons fortement les candidats de tous les sexes, âges, origines ethniques, cultures, capacités, orientations sexuelles et expériences de vie à postuler chez nous.

BGO s’engage à suivre des pratiques d’embauche équitables, et nous serons heureux de discuter des aménagements possibles et de garantir l’équité dans notre processus d’embauche. Nous pouvons répondre à toute demande d’aménagement, pour cela veuillez communiquer avec nous à l’adresse courriel accessibility@bgo.com en précisant : le numéro d’offre d’emploi, votre nom et le mode de communication que vous préférez.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Property Administrator

1250 René Lévesque Blvd W | Montreal, QC

Who We Are: BGO is a leading, global real estate investment management advisor and a globally-recognized provider of real estate services. BGO serves the interests of more than 750 institutional clients with expertise in the asset management of office, industrial, multi-residential, retail and hospitality property across the globe. BGO has offices in 28 cities across twelve countries with deep, local knowledge, experience, and extensive networks in the regions where we invest in and manage real estate assets on behalf of our clients in primary, secondary and co-investment markets. BGO is a part of SLC Management, which is the institutional alternatives and traditional asset management business of Sun Life.

For more information, please visit www.bgo.com

BGO promotes a corporate culture that attracts and retains the highest caliber people. We encourage opportunities for growth, development, and promotion by providing our employees with the resources to work effectively and continually strive to perform better. We are committed to a safe and sustainable work environment.

The Opportunity: Located in the heart of the financial district at 1250, boulevard René-Lévesque in downtown Montreal, this position will be a part of the Property Management team supporting the building and will report to the Property Manager. We are looking for someone who will bring a strong sense of commitment and dedication in providing administrative and accounting support to our clients and members of the team. If you are curious about the Property Management industry and want to be part of an amazing team, we are looking for you!

What you will do:

Accounting Functions

• Process invoices for assigned building, including matching to purchase orders, coding invoices to comply with budget schedules and compiling and verifying batches submitted to accounting.
• Assist with accounts receivables when required.
• Responsible for all monthly recurring invoices.
• Responsible for all tenant/ property chargebacks.
• Ensure that all invoices are accurate and addressed to the correct entities.
• Maintain P.O. tracking system.
• Address vendor and outstanding payment and invoice inquiries.

Administrative Functions

• Interact, communicate, and correspond professionally and effectively with all stakeholders, whether they are tenants, suppliers, professionals, visitors, or maintenance staff.
• Maintain filing system for chargebacks and work orders.

• Liaise with contractors and building operating staff.
• Assist with special projects, tenant events and other office functions as required.
• Other administrative tasks and responsibilities as may be required from time to time.
• Embrace and proactively support BGO's culture of environmental responsibility and social responsibility.

Who You Are:

• 5+ years’ experience in accounts receivable, proficient with general principles of accounting. Experience with Yardi would be asset.
• Previous property management experience an asset.
• Post-secondary education
• Superior oral and written communication and presentation skills; an ability to develop and sustain cooperative working relationships at all levels; ability to exercise confidentiality; displays enthusiasm and has a desire to learn; team player.
• Strong organizational/multi-tasking skills – ability to allocate one's time effectively, work under pressure and manage tight deadlines; ability to handle multiple demands and competing priorities and adapt to new ideas and constant changes.
• Computer Skills – Advanced skills in Microsoft Office; particularly Word and Excel. Knowledge of Yardi a definite asset.
• Bilingual – Excellent command of French and English (spoken and written) due to frequent communication with customers and accounting departments outside Quebec.
• Police Clearance – A criminal verification check is required for employment.

At BGO, we recognize that each employee’s unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.

BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at accessibility@bgo.com and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.

We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.