Job Description

de l'entreprise

Amref Health Africa, fondée en 1957, est la plus importante organisation internationale de développement sanitaire basée en Afrique. Son siège social se trouve à Nairobi, au Kenya. Amref met en œuvre des programmes dans 35 pays africains, touchant plus de 40 millions de personnes, grâce à une forte présence opérationnelle en Afrique et à des bureaux de plaidoyer et de collecte de fonds en Europe et en Amérique du Nord.

Guidée par sa vision d'un changement durable en matière de santé en Afrique, la mission d'Amref est de catalyser des systèmes de santé communautaires et centrés sur les personnes, et de s'attaquer aux déterminants sociaux de la santé Amref est convaincue que la transformation durable du système de santé est impulsée par les communautés elles-mêmes et œuvre au renforcement des systèmes de santé tout en donnant aux communautés les moyens d'exiger et d'accéder à des soins de santé de qualité et abordables.

Amref Health Africa est solidement implantée au Burkina Faso, où elle travaille en étroite collaboration avec les institutions gouvernementales, les organisations locales et les communautés afin de renforcer les systèmes de soins de santé primaires, d'élargir l'accès à des services de qualité et de développer les compétences du personnel de santé communautaire. Le programme au Burkina Faso contribue à l'engagement plus large d'Amref en faveur de l'amélioration des résultats sanitaires, tout en créant des opportunités de subsistance durables, notamment pour les jeunes et les femmes.

À PROPOS DU PROGRAMME

La population africaine croît rapidement et les jeunes représentent une part croissante de la population active. Pourtant, la création d'emplois n'a pas suivi le même rythme, privant des millions de personnes – notamment de jeunes femmes – d'un accès à des moyens de subsistance stables et dignes, en raison d'obstacles tels qu'un niveau d'éducation limité, les normes sociales et les responsabilités de soins non rémunérées.

Parallèlement, le secteur de la santé en Afrique est en pleine expansion et offre une formidable opportunité de créer des perspectives de vie durables. Ce programme vise à transformer le travail de santé communautaire en parcours professionnels respectés et viables pour les jeunes, en particulier les femmes. Déployé initialement au Kenya, en Éthiopie, en Tanzanie et au Malawi, le programme a pour objectif de professionnaliser les agents de santé communautaires, de créer des emplois dignes et de renforcer les systèmes, contribuant ainsi à l'amélioration des conditions de vie des jeunes et à la santé des communautés.

du poste

L'administrateur(trice) de programme apporte un soutien administratif et opérationnel structuré au programme des agents de santé communautaires (ASC) du Burkina Faso, en assurant la bonne coordination des processus de planification, des flux de travail liés aux achats et à la logistique, au suivi de l'engagement des parties prenantes et à la documentation financière pour l'ensemble des activités du programme.

Relevant du/de la Responsable de programme senior du Programme des agents de santé communautaires du Burkina Faso, ce poste joue un rôle essentiel en assurant la mise en place de systèmes organisés, la tenue de registres précis et un suivi administratif rigoureux aux niveaux national, régional, de district et communautaire. Le/La titulaire du poste soutient la planification du programme, les processus d'approvisionnement, la coordination logistique, le suivi des communications avec les parties prenantes et l'administration générale du programme.

L'administrateur/administratrice de programme travaille en étroite collaboration avec les équipes et les parties prenantes – notamment le ministère de la Santé et de l'Hygiène publique, les directions régionales de la santé, les équipes sanitaires de district et les partenaires de mise en œuvre – afin de garantir la bonne coordination des opérations et l'exactitude, l'exhaustivité et l'accessibilité de la documentation.

Ce poste exige une grande rigueur organisationnelle, le souci du détail, la fiabilité et un sens aigu du service. L'administrateur/administratrice de programme doit également faire preuve de proactivité et être orienté(e) vers la recherche de solutions, en veillant à ce que les processus administratifs contribuent activement à la mise en œuvre du programme.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Planification du programme et coordination administrative

• Appuyer la consolidation et le suivi des plans de travail, des calendriers d'activités et des échéanciers de mise en œuvre du programme des agents de santé communautaires au Burkina Faso.
• Coordonner les réunions et préparer les ordres du jour, les comptes rendus et les outils de suivi des actions.
• Maintenir des systèmes de classement structurés pour le programme (physiques et numériques).
• Assurer le suivi des actions administratives convenues.

2. Appui aux achats et à la logistique

• Préparer et organiser la documentation relative aux achats conformément aux politiques d'Amref et aux exigences du programme.
• Coordonner la logistique des formations, des ateliers, des réunions avec les parties prenantes et des activités de terrain aux niveaux régional et de district.
• Tenir à jour les outils de suivi des achats et s'assurer de l'exhaustivité de la documentation des fournisseurs.
• Appuyer la conformité et la préparation de la documentation en vue des examens et audits internes.

3. Coordination des parties prenantes et appui à la communication

• Tenir à jour les listes de contacts des principales parties prenantes au sein du MSHP, du DRS, des équipes de santé de district, des partenaires, des acteurs communautaires, des donateurs, des partenaires de mise en œuvre et des autres acteurs.
• Conserver des registres clairs des rôles et responsabilités au sein du programme.
• Appuyer la préparation et la diffusion des communications courantes du programme.
• Tenir des registres structurés des réunions, des forums de coordination et des décisions importantes.
• Appuyer la préparation et la diffusion des supports de communication courants du programme.

4. Soutien à la documentation financière et des achats

• Compiler et organiser les documents nécessaires au traitement des paiements ou des achats.
• Assurer un classement précis des factures, des contrats et des pièces justificatives.
• Appuyer les équipes des finances et des achats dans la recherche de documents, au besoin.

5. Soutien aux opérations du programme et à l'accueil

• Appuyer la coordination des opérations quotidiennes du programme et des besoins administratifs.
• Veiller à ce que les salles de réunion, le matériel et la logistique soient préparés et organisés.
• Assurer l'accueil et le soutien administratif, au besoin.

6. Gestion du personnel et performance

• Appuyer le chef de programme à assumer la responsabilité de ses objectifs de performance individuels et remplir ses fonctions dans les délais convenus.
• Faire preuve de professionnalisme, de réactivité et de fiabilité dans les interactions quotidiennes avec toutes les parties prenantes internes et externes.
• Solliciter des retours d'information pour renforcer les compétences et les performances administratives.
• Respecter les valeurs d'Amref et du programme, les normes de protection et les exigences de confidentialité dans toutes les activités.

7. Gestion de l'information et des documents

• Tenir à jour des dossiers de programme précis pour toutes les fonctions administratives.
• Veiller à ce que la documentation soit organisée, sécurisée et facilement accessible.
• Faciliter la préparation aux audits grâce à des systèmes de documentation complets et bien tenus à jour.
• Promouvoir la cohérence de la tenue des dossiers pour toutes les activités du programme.

INDICATEURS CLÉS DE PERFORMANCE (MESURES DE SUCCÈS) – Mettre en place une plateforme adaptée et créer un impact durable

1. Planification et soutien administratif

• Les plans de travail, les calendriers et les outils de suivi sont à jour et précis.
• Les réunions sont bien organisées : ordres du jour, comptes rendus et suivis sont effectués dans les délais.
• Les dossiers du programme sont structurés et facilement accessibles.

2. Coordination des achats et de la logistique

• La documentation relative aux achats est complète et soumise dans les délais impartis.
• Les formations et les réunions sont bien organisées sur le plan logistique.
• La documentation des fournisseurs est correctement classée et facilement accessible.
• Les retards dus à des lacunes administratives sont minimes.

3. Communication et gestion des documents

• Les listes de contacts des parties prenantes et les dossiers d’engagement sont exacts et à jour.
• La documentation des réunions est claire, structurée et facilement accessible.
• Les comptes rendus de communication et les notes de réunion sont clairs et organisés.

4. Exactitude de la documentation

• La documentation relative aux paiements et aux achats est complète et sans erreur avant sa soumission.
• Les dossiers sont exacts et prêts pour un audit.
• Les retards dus à des documents manquants ou incomplets sont minimisés.

5. Soutien administratif et de service

• Le soutien administratif permet le bon déroulement des opérations du programme à tous les niveaux.
• La coordination administrative favorise un environnement de travail professionnel et organisé.
• La coordination administrative favorise un environnement de travail professionnel et organisé.

6. Éthique professionnelle et fiabilité

• Les tâches sont accomplies dans les délais impartis et conformément aux normes requises.
• Fait preuve de fiabilité et assure le suivi des dossiers sans avoir besoin de rappels répétés.
• Identifie des améliorations pratiques pour renforcer les processus administratifs.

Qualifications

EXIGENCES DU POSTE

1. Deux (2) à cinq (5) ans d'expérience dans l'entrepreneuriat social, le développement international ou les organisations à vocation sociale. Une expérience avérée dans la gestion administrative de programme.
2. Licence en commerce, gestion, ressources humaines, sciences de la santé, éducation, santé publique, développement international ou dans un domaine connexe.
3. Une expérience en formation d'agents de santé communautaires, en renforcement des effectifs de santé ou en programmes de moyens de subsistance est un atout.
4. Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de planification et de suivi de projets.
5. Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
6. Connaissance des modèles d'emploi sensibles au genre ou inclusifs.
7. Être citoyen(ne) Burkinabé (e), résident(e) légal(e) ou titulaire d'une autorisation de travail.
8. Une capacité avérée à gérer simultanément plusieurs taches et priorités dans un environnement dynamique tout en respectant les délais.

COMPÉTENCES DE BASE

1. Planification et organisation : Élabore un plan d'action pour soi-même et pour les autres afin de réaliser le travail efficacement et dans les délais impartis, en définissant les priorités, en établissant des échéanciers et en optimisant les ressources. Privilégie les solutions concrètes plutôt que de s'enliser dans des situations critiques ou de se dérober à ses responsabilités.

2. Esprit d'initiative et adaptabilité : Fait preuve d'initiative pour améliorer les flux de travail, l'ergonomie et les processus de soutien aux apprenants dans le cadre des instances de gouvernance établies. Reste flexible et orienté solutions face aux difficultés de mise en œuvre.

3. Responsabilité personnelle : Assume ses engagements et les respecte scrupuleusement. Fait preuve d'autonomie dans la gestion de son temps, de sa documentation et des normes de qualité, sans nécessiter de supervision étroite. Prend des mesures pour corriger les problèmes de qualité ou signale les problèmes de qualité aux personnes concernées, le cas échéant.

4. Collaboration : Instaure un climat de confiance grâce à une communication respectueuse, une écoute active et de la clarté. Gère les divergences de points de vue avec calme et professionnalisme. Communique clairement les directives et les mises à jour aux parties prenantes, qu'elles soient techniques ou non.

5. Sens du service : Fait preuve d'empathie et de patience lorsqu'il accompagne les autres. Fait preuve de respect et de professionnalisme dans la gestion des priorités divergentes. Assure un suivi pour garantir la réalisation des actions prévues et l'atteinte des résultats. Vérifie la satisfaction des utilisateurs et des parties prenantes et sollicite des suggestions d'amélioration.

6. Intégrité et conduite éthique : Agit systématiquement en conformité avec les principes de protection, de confidentialité et de protection des données. Fait preuve de fiabilité et de transparence dans la gestion de l'information, des finances et des interactions humaines. Fait preuve de discernement pour résoudre les divergences ou gérer les risques.

7. Résistance au stress : Maintient une performance stable sous pression ou en situation d'opposition (par exemple, en cas de contraintes de temps, de conflit ou d'ambiguïté des tâches). Fait preuve de persévérance et de stabilité émotionnelle dans les environnements à forte pression et gère le stress d'une manière acceptable pour les autres membres de l'organisation et du programme.

8. Apprentissage proactif : Sollicite les commentaires des parties prenantes et des membres de l'équipe afin d'affiner les approches de mise en œuvre. Actualise continuellement ses connaissances en matière de méthodologies de gestion de projet/programme, de stratégies de communication efficaces et de programmation en santé communautaire. Se montre ouvert aux enseignements tirés des succès comme des échecs.

Informations supplémentaires

TRAVAILLER CHEZ AMREF HEALTH AFRICA

Chez Amref Health Africa, l'impact repose sur l'engagement de chacun, la capacité à tisser des liens solides et la garantie du bon fonctionnement des systèmes. Chaque rôle contribue au renforcement des systèmes de santé et à l'amélioration des perspectives des communautés.

En tant qu'administrateur(trice) de programme, vous jouerez un rôle essentiel en assurant le bon déroulement des opérations aux niveaux national, régional, de district et communautaire. Votre travail soutiendra la coordination, l'organisation et la mise en œuvre des activités visant à renforcer les systèmes de santé communautaires et les moyens de subsistance.

Ce poste conviendra à un(e) professionnel(le) rigoureux(se), fiable et attentif(ve) aux détails, qui a à cœur le bon fonctionnement des systèmes en coulisses.

Chez Amref, vous ne vous contentez pas d'apporter un soutien administratif : vous contribuez à la mise en œuvre des programmes et à leur impact grâce à une exécution rigoureuse et une coordination opérationnelle efficace.

Amref Health Africa n'exige pas que les candidats paient de l'argent à quelque stade que ce soit du processus de recrutement et de sélection et n'a retenu aucun agent dans le cadre du recrutement. Bien qu'Amref puisse utiliser différents sites d'emploi de temps à autre pour étendre davantage sa portée aux candidats, tous les postes vacants sont publiés sur notre site Web sous la page ‘postes vacants et sur nos pages officielles de médias sociaux’. Veuillez également noter que les e-mails officiels d'Amref Health Africa arriveront d'une adresse @amref.org

Amref Health Africa s'engage à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes vulnérables et attend de l'ensemble de son personnel qu'il partage cet engagement. Amref Health Africa est un employeur garantissant l'égalité des chances et applique une politique d'environnement non-fumeur.