Job Description

Notre client, un OBNL de renom situé au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe de direction. Relevant directement de la PDG, l'Adjointe joue un rôle clé dans le soutien quotidien de ses activités et dans la coordination de ses priorités. Véritable personne-ressource, elle assure une gestion proactive de l'agenda, des communications, des rencontres, des déplacements et de différents dossiers stratégiques, tout en veillant à la fluidité des opérations du bureau de la PDG.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE À LA PDG SERA DE:

• Assurer une gestion proactive et efficace de l'agenda de la PDG, en tenant compte des priorités, des échéanciers et des contraintes de disponibilité;
• Planifier, organiser et coordonner les réunions, rencontres et rendez-vous, tant à l'interne qu'à l'externe;
• Assurer le suivi des courriels, correspondances et demandes adressés à la PDG;
• Préparer les bons de commande, assurer le suivi des dépenses et contribuer au suivi budgétaire des activités du bureau;
• Préparer et effectuer le suivi des comptes de dépenses;
• Coordonner différents projets spéciaux et dossiers prioritaires confiés au bureau de la PDG, en assurant les suivis auprès des parties prenantes et des fournisseurs concernés;
• Rédiger, réviser, corriger, mettre en forme et, au besoin, traduire divers documents, rapports, présentations et communications;
• Assurer la coordination avec les équipes concernées dans le cadre des rencontres de direction et de différents comités;
• Soutenir la PDG dans ses communications et ses échanges avec les membres de la direction, du conseil d'administration et autres parties prenantes, selon les besoins;
• Planifier et coordonner les déplacements professionnels, voyages d'affaires, conférences, formations, séminaires et autres événements auxquels participe la PDG;
• Assurer l'organisation logistique de différents événements et activités internes ou externes, incluant les invitations, inscriptions, réservations, communications avec les fournisseurs, transport et autres besoins logistiques;
• Participer à la mise en place et à l'optimisation d'outils et de solutions technologiques favorisant la productivité et la collaboration.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou collégial dans un domaine pertinent;
• Minimum de sept (7) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint);
• Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances;
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes de manière proactive;
• Solides compétences interpersonnelles et esprit d'équipe collaboratif.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Avantages sociaux complets;
• Titres de transport en commun payés;
• 4 semaines de vacances.