Job Description

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est l'un des principaux cabinets d'avocats d'affaires du Canada. Conseillant de nombreux chefs d'entreprise canadiens, ainsi que des parties américaines et internationales ayant des intérêts importants au Canada, nos plus de 1 000 membres sont basés dans les bureaux de Toronto, Montréal, Ottawa, Vancouver, Calgary et New York. Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter. Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.

de poste

sommaire

Contribue à la gestion des pratiques d’un professionnel du droit dans le département du litige par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.

Principales responsabilités

Travail de secrétariat varié notamment rédaction et correction de correspondance, opinions, procédures, ententes, exposés, articles et autres documents.

Soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d’organisation de réunions (incluant nourriture), relation avec les clients, archivage des dossiers.

Responsabilités détaillées

Correspondance :

• Corrections et mises en page de documents;
• Transcription de documents à partir de cassettes, notes manuscrites et messages téléphoniques;
• Comparaison de documents avec Workshare;
• Ouverture, distribution du courrier ainsi que suivi et correspondance;
• Recherches diverses dans MCDM et Intranet;
• Photocopies et numérisation;
• Échanges directs avec les autres professionnels du droit ainsi que les clients;

Procédures:

• Corrections et mises en page des procédures de base et de mémos de base;
• Communications avec les huissiers pour les significations, les dépôts, les délais, etc.;
• Communications avec les sténographes pour réserver leurs services;
• Communications avec la cour pour obtenir diverses informations nécessaires selon les dossiers;
• Maintien à jour des divers agendas: pour la cour, agenda électronique et échéancier quant aux dates de rappel pour produire dans les délais requis;
• Calcul des délais;
• Mises à jour des dossiers et finalisation des procédures (endos, copies, pièces justificatives, etc.);
• Mise à jour des cartables de procédures et pièces;
• Préparation des cahiers d’autorités;

Gestion des dossiers :

• Classement des documents et dossiers;
• Ouverture et identification des chemises et cartables pour classer les nouveaux documents;

Téléphone:

• Répondre au téléphone et suivi des appels internes et externes lorsque requis;

Agenda:

• Gestion de l’agenda des professionnels;

Outlook:

• Classement électronique des courriels;
• Impression et compilation des documents requis par les avocats;

OnePlace:

• Recherches, saisie et mise à jour des données;

Réservations diverses:

• Réservation de voyages, d’automobiles, d’hôtels et de restaurants;
• Réservation de salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
• Commande de repas, breuvages et autres;

Conférences, séminaires et formation :

• Préparation du mémo d’approbation de participation lorsque requis;
• Obtention des informations pertinentes dont les coûts pour établir le budget préliminaire;
• Inscription du professionnel du droit;
• Préparation de la documentation relative à la conférence à l’aide de PowerPoint et transmission de l’information requise dont la biographie du professionnel du droit;
• Après la conférence, récupération des factures et reçus de dépenses encourues, finalisation du mémo d’approbation avec les coûts réels et préparation de la demande de remboursement des dépenses;

Fermeture et archivage des dossiers:

• Classement des dossiers inactifs dans les boîtes pour fin d’archivage;

Ouverture de dossiers:

• Demandes de recherches de conflits dans NBI;
• Demande d’ouverture de dossiers dans NBI;

Pour la sécurité des membres du cabinet et des visiteurs, Osler s’engage à se conformer aux recommandations des autorités de santé publique, y compris en ce qui concerne l’adoption de politiques de vaccination obligatoire. L’emploi chez Osler est donc conditionnel au respect de toute politique de vaccination qu’Osler pourrait adopter de temps à autre en réponse aux recommandations des autorités de santé publique.

Nous travaillons actuellement selon un mode de travail hybride, qui comprend une obligation de travailler partiellement au bureau.

Exigences du poste

Possédez au moins 8 ans d'expérience dans un poste similaire.

Le bilinguisme (oral et écrit) est exigé puisque le titulaire de ce poste fera partie d'une équipe nationale desservant une clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe, localisée dans l’ensemble du Canada et à l’international.

Accommodements et accessibilité

Nous tenons à remercier tous les candidats et candidates de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les personnes choisies. Osler est engagé à créer un environnement de travail favorable à l’inclusion et à la diversité et nous invitons et encourageons les personnes handicapées et les personnes d’origines, d’identités et de cultures diverses à postuler. Des accommodements sont offerts sur demande aux candidats et candidates qui participent à chaque étape du processus d’embauche.

Vérification des antécédents et des références

Veuillez noter que toute offre d’emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d’emplois et de formation.

Si vous avez les compétences requises et la capacité d’offrir un service à la clientèle exceptionnel et si vous souhaitez travailler dans l’un des principaux cabinets d’avocats du Canada, veuillez répondre en toute confidentialité en envoyant une lettre de motivation et votre curriculum vitæ.

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