Job Description

Notre client, un Family Office de renom situé au centre-ville de Montréal, recherche une Adjointe exécutive et personnelle qui se joindra à son équipe. Nous recherchons une adjointe organisée, débrouillarde et digne de confiance, qui aime être au cœur de l'action et faire une réelle différence au quotidien. En étroite collaboration avec la direction, cette personne jouera un rôle clé en apportant un soutien à la fois professionnel et personnel, contribuant ainsi à simplifier et optimiser le quotidien. Grâce à son sens de l'initiative, sa discrétion et sa capacité à anticiper les besoins, elle saura créer un environnement fluide, efficace et bien structuré, où chaque détail est pris en charge avec soin.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE EXÉCUTIVE ET PERSONNELLE SERA DE:

• Assurer la gestion complète des activités administratives quotidiennes de la direction (gestion proactive des agendas exécutifs et personnels, coordination des réunions, filtrage des communications, traitement des appels et des courriels);
• Préparer, vérifier et soumettre les comptes de dépenses, effectuer le paiement des factures et assurer un suivi rigoureux des dépenses;
• Organiser, structurer et maintenir un système de classement et d'archivage efficace;
• Planifier, coordonner et optimiser les déplacements professionnels et personnels (réservations, logistique, itinéraires détaillés, suivis);
• Préparer et participer aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions et des échéanciers;
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents (correspondance, présentations, rapports, ordres du jour) avec un haut souci du détail;
• Agir comme point de contact principal pour la coordination administrative avec les différentes divisions et les partenaires internes et externes;
• Coordonner et soutenir la réalisation de projets spéciaux en collaboration étroite avec la direction;
• Assurer une gestion discrète et efficace de dossiers personnels confidentiels;
• Anticiper les besoins des dirigeants et proposer des solutions afin d'optimiser leur temps et leur quotidien;
• Effectuer toute autre tâche connexe afin de soutenir efficacement la direction dans ses fonctions professionnelles et personnelles.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Un minimum de huit (8) années d'expérience à titre d'adjointe de direction ou expérience similaire;

• Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités à la fois;
• Fortes habiletés en communication écrite et orale, en français et en anglais;
• Grande discrétion, sens de l'initiative et autonomie;
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Teams, Excel, Word, PowerPoint) et plateformes collaboratives;
• Intérêt pour l'utilisation des nouvelles technologies et de l'application de l'intelligence artificielle;
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique, exigeant et en constante évolution.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Avantages sociaux complets;
• Salaire compétitif;
• Stationnement gratuit sur place;
• Gym et café barista sur place.