Job Description

Notre client, un bureau familial situé à Montréal, est à la recherche d'une adjointe exécutive et personnelle qui supportera certains membres dans leur quotidien. Ce rôle polyvalent, axé sur la logistique, la gestion de projets et la coordination, demande une grande autonomie, un excellent sens de l'organisation et une capacité à anticiper les besoins. La personne recherchée agit comme véritable personne-ressource auprès de la famille, en assurant la liaison avec les fournisseurs, les entrepreneurs, les employés et les différents partenaires externes, dans le but de simplifier les opérations et d'offrir une tranquillité d'esprit aux membres de la famille.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE EXÉCUTIVE ET PERSONNELLE SERA DE:

• Assurer la gestion et le bon fonctionnement des différentes propriétés de la famille, notamment en coordonnant les activités d'entretien, de maintenance et les interventions requises;
• Superviser et coordonner le travail des employés affectés à l'entretien des propriétés, assurer le suivi de leurs demandes et veiller au bon déroulement de leurs activités;
• Agir comme principale personne-ressource auprès des entrepreneurs, des différents corps de métier, des fournisseurs et des sous-traitants;
• Assurer le suivi des échéanciers, des budgets et de l'avancement des différents projets immobiliers, en veillant au respect des attentes et des exigences de la famille;
• Coordonner les interventions et les besoins logistiques liés aux propriétés situées dans différentes régions et à l'international;
• Planifier, organiser et coordonner des événements sociaux, des réceptions, des réunions familiales et diverses activités privées, en prenant en charge l'ensemble des aspects logistiques;
• Effectuer les réservations auprès de restaurants, d'établissements hôteliers, de lieux de divertissement et d'autres prestataires de services;
• Organiser les déplacements de la famille, incluant les réservations de vols, de transports terrestres et d'hébergements, en tenant compte des préférences et des besoins de chacun;
• Coordonner les services de chauffeurs et les différents moyens de transport, en assurant la communication des horaires, des itinéraires et des détails logistiques;
• Prendre en charge la gestion de certains rendez-vous personnels et coordonner les services nécessaires au quotidien;
• Assurer le suivi des dépenses liées aux propriétés et aux activités de la famille, en veillant à leur bonne documentation et à leur conformité;
• Vérifier, traiter et coordonner l'approbation des factures liées à l'entretien, aux travaux et aux opérations des différentes propriétés;
• Compiler et assurer le suivi des feuilles de temps des employés, ainsi que des informations nécessaires à la gestion de leurs heures et de leurs activités;
• Maintenir des relations professionnelles de confiance avec les fournisseurs, les employés et les partenaires externes, tout en faisant preuve de discrétion et de confidentialité dans l'ensemble de ses interventions.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Détenir une expérience pertinente dans un rôle similaire, idéalement au sein d'un Family Office, auprès d'une famille privée ou dans un environnement de gestion de propriétés;
• Maîtriser le français et l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Maîtriser les outils de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word et Excel, et démontrer une bonne aisance avec les technologies;
• Posséder de solides compétences en coordination et en gestion de projets, particulièrement dans le suivi de travaux et la gestion de fournisseurs;
• Faire preuve d'autonomie, d'initiative et de débrouillardise, avec une excellente capacité à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes;
• Démontrer un excellent sens de l'organisation, de la rigueur et une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;
• Faire preuve de discrétion, de jugement et de professionnalisme dans la gestion de dossiers personnels et confidentiels;
• Détenir un permis de conduire valide afin de pouvoir se déplacer.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Gamme d'avantages sociaux complets;
• Salaire compétitif;
• 4 semaines de vacances.