Job Description

Notre client, une entreprise de renom dans le domaine financier située au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une Adjointe exécutive et personnelle qui se joindra à son équipe. Nous recherchons une adjointe mature, polyvalente, autonome et hautement organisée, qui aime prendre les choses en charge et mener les projets à terme. En soutien direct à la direction, cette personne jouera un rôle clé dans la gestion des activités professionnelles et personnelles, en faisant preuve de discrétion, de jugement et d'un excellent sens de l'initiative. La personne recherchée sera à l'aise dans un environnement exigeant et saura offrir un soutien fiable, rigoureux et proactif au quotidien.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE EXÉCUTIVE SERA DE:

• Assurer la gestion complète des activités administratives quotidiennes du Président;
• Préparer, vérifier et soumettre les comptes de dépenses, effectuer le paiement des factures et assurer un suivi rigoureux des dépenses;
• Planifier, coordonner et optimiser les déplacements professionnels et personnels (réservations, logistique, itinéraires détaillés, suivis);
• Préparer et participer aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions et des échéanciers;
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents (correspondance, présentations, rapports, ordres du jour) avec un haut souci du détail;
• Agir comme point de contact principal pour la coordination administrative avec les différentes divisions et les partenaires internes et externes;
• Coordonner et soutenir la réalisation de projets spéciaux en collaboration étroite avec la direction;
• Assurer une gestion discrète et efficace de dossiers personnels confidentiels;
• Anticiper les besoins des dirigeants et proposer des solutions afin d'optimiser leur temps et leur quotidien;
• Effectuer toute autre tâche connexe afin de soutenir efficacement la direction dans ses fonctions professionnelles.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Un minimum de huit (8) années d'expérience à titre d'adjointe de direction ou expérience similaire;
• Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités à la fois;
• Fortes habiletés en communication écrite et orale, en français et en anglais;
• Grande discrétion, sens de l'initiative et autonomie;
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Teams, Excel, Word, PowerPoint) et plateformes collaboratives;
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique, exigeant et en constante évolution.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Avantages sociaux complets;
• Salaire compétitif;
• Stationnement gratuit sur place.