Job Description

Sous la responsabilité du Vice-président exploitation, l’adjoint(e) exécutif(ve), service aux propriétaires d’avion et gestion de projets, assure un rôle transversal de coordination, de suivi et de soutien administratif auprès des propriétaires d’aéronefs et des équipes internes.

Votre rôle

Communications propriétaires

• Assurer le suivi des communications avec les propriétaires d’avion pour les sujets liés à leur appareil.
• Coordonner les suivis relatifs aux entretiens prévus et non prévus, inspections, travaux de maintenance et événements techniques nécessitant une communication avec le propriétaire.
• Coordonner, au besoin, la planification d’un appareil de remplacement lorsqu’un aéronef est indisponible.
• Participer aux suivis liés aux nouveaux contrats de gestion, aux renouvellements de contrats et aux demandes particulières des propriétaires.
• Soutenir les suivis administratifs liés aux contrats de programmes moteurs, aux fournisseurs et aux dossiers contractuels.
• Assurer le suivi des documents des renouvellements d’assurance, en coordination avec les personnes responsables.
• Soutenir certains suivis liés à l’embauche, l’affectation ou la transition de pilotes dédiés à un propriétaire ou à un appareil.
• Clarifier certaines situations particulières liées à la facturation lorsque le contexte opérationnel doit être expliqué au client ou à l’équipe des finances.
• Maintenir une communication professionnelle, claire et constante avec les clients, propriétaires et intervenants internes.

Gestion de projets

• Aptitude à travailler dans un environnement où les priorités changent rapidement.
• Esprit de collaboration et capacité à travailler étroitement avec la direction.
• Assurer le suivi de projets internes nécessitant une coordination entre plusieurs départements.
• Maintenir une visibilité transversale sur l’avancement des dossiers confiés.
• Effectuer les relances requises auprès des équipes concernées afin de respecter les échéanciers.
• Mettre à jour les logiciels ou outils de gestion de projet utilisés par l’entreprise.
• Participer au suivi des dossiers de ventes, acquisitions, importations ou transitions d’aéronefs. (Courtage)
• Préparer des résumés d’avancement, listes d’actions et suivis de décisions pour les projets actifs.
• Identifier les blocages, retards ou enjeux nécessitant l’attention du Vice-président exploitation.
• Contribuer à l’amélioration des méthodes de suivi, de classement et de coordination des projets internes.

Soutien administratif et exécutif

• Travailler conjointement avec le Vice-président exploitation afin de soutenir certains suivis administratifs.
• Préparer, rédiger et classer les procès-verbaux des réunions de directeurs ou de toute autre rencontre assignée.
• Participer au contrôle de l’agenda, aux rappels d’échéances et à la préparation de rencontres.
• Préparer des documents de suivi, tableaux, résumés ou communications internes selon les besoins.
• Assurer le classement structuré des documents liés aux clients, projets, contrats et appareils.
• Soutenir la préparation de communications destinées aux clients, propriétaires, fournisseurs ou équipes internes.
• Accomplir toute autre tâche connexe liée au soutien du Vice-président exploitation et aux besoins de l’entreprise

Requirements

Qualifications requises

• Expérience pertinente dans un rôle administratif, de coordination, de service client ou de gestion de projets.
• Expérience dans le domaine de l’aviation, de la gestion d’aéronefs ou du service à une clientèle haut de gamme, un atout important.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Connaissance de Microsoft Teams, SharePoint, Planner ou d’autres outils de suivi de projets.
• Connaissance de FOS, Corridor, CAMP ou d’autres logiciels liés aux opérations aériennes ou à la maintenance, un atout.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et discrétion.
• Citoyenneté canadienne ou statut de résident permanent.
• Admissibilité à l’obtention d’une carte d’identité pour les zones réglementées.

Vos aptitudes

• Rigueur, constance et très bon sens de l’organisation.
• Souci du détail dans la rédaction, le classement et le suivi des dossiers.
• Excellente capacité de suivi et de relance.
• Autonomie dans l’exécution des tâches, tout en respectant les priorités établies.
• Jugement professionnel et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Facilité à communiquer avec des clients, propriétaires, fournisseurs et équipes internes.
• Capacité à comprendre rapidement les enjeux opérationnels, administratifs et contractuels.

Benefits

Notre offre

• Équipe experimentée et dynamique !
• Uniforme fourni
• Salaires variés, selon les licences et les expériences
• Horaire flexible
• REER
• 3 semaines de vacances après la première année en service.
• 5 jours de congés personnels
• Gamme complete d’avantages sociaux:
• Assurances collectives incluant :
• Programme d’aide aux employés & famille
• Assurances vie, invalidité courte et long terme, dentaire et médicaments