Job Description

Notre client, une grande entreprise de renom, est présentement à la recherche d'une Adjointe d'expérience qui soutiendra certains membres de la direction. Nous recherchons une adjointe exécutive rigoureuse, proactive et dotée d'un excellent sens de l'organisation pour soutenir la haute direction dans un environnement dynamique. Au cœur des opérations du Bureau de la présidence, cette personne jouera un rôle clé en assurant une coordination fluide des activités administratives, logistiques et stratégiques. Grâce à sa discrétion, son autonomie et sa capacité à anticiper les besoins, elle contribuera à optimiser le quotidien de la direction, tout en collaborant étroitement avec plusieurs équipes, dont les Finances et les Communications.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE DE DIRECTION SERA DE:

• Assurer la gestion et le suivi des activités administratives du Bureau de la présidence, incluant la correspondance, les invitations et la coordination de l'agenda selon les priorités établies;
• Préparer, réviser et mettre en forme des documents de niveau exécutif, incluant présentations, rapports et communications;
• Planifier et coordonner les déplacements professionnels, ainsi que la logistique associée;
• Préparer et traiter les comptes de dépenses, les paiements de factures et diverses demandes administratives;
• Offrir un soutien administratif aux engagements externes de la PDG, notamment auprès de conseils d'administration;
• Assurer le bon fonctionnement quotidien du Bureau de la présidence, incluant la coordination logistique, la préparation des salles et l'accueil des invités;
• Contribuer à la préparation de communications corporatives, incluant le rapport trimestriel de la PDG;
• Collaborer au suivi de projets et initiatives stratégiques en assurant la coordination, le respect des échéanciers et la qualité des livrables;
• Participer à l'organisation d'événements corporatifs et d'initiatives philanthropiques;
• Offrir un soutien administratif au chef de la direction financière et à l'équipe Finances (gestion d'agenda, correspondance, réunions et suivis);
• Coordonner certaines activités liées aux cycles financiers, incluant la préparation de documents pour les comités et les communications associées;
• Assurer le suivi de demandes administratives variées, incluant celles liées aux ressources humaines et aux opérations du département.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou collégial dans un domaine pertinent;
• Minimum de sept (7) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint);
• Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances;
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes de manière proactive;
• Solides compétences interpersonnelles et esprit d'équipe collaboratif.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Avantages sociaux complets;
• Salaire compétitif et bonus annuel;
• 4 semaines de vacances.