Job Description

Sommaire

Sous la responsabilité du directeur à l’estimation l'adjointe administrative à l'estimation assure le soutien administratif aux activités d'estimation et de gestion des soumissions pour l'ensemble des divisions. Elle contribue à la préparation des documents d'appels d'offres, au suivi des échéanciers et à la gestion documentaire, tout en assurant le bon fonctionnement quotidien du bureau de Québec par la coordination des services administratifs et de réception.

Responsabilités principales

• Assurer la réception et l'accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires du bureau de Québec;
• Répondre aux appels téléphoniques et assurer le traitement du courrier et des communications générales;
• Agir comme personne ressource lors de la réception des demandes de soumissions, des suivis et des envois aux clients;
• Préparer, coordonner et effectuer la mise en page des dossiers de soumission et des documents requis;
• Télécharger, classer et distribuer la documentation d'appels d'offres aux intervenants concernés;
• Maintenir à jour et assurer un suivi rigoureux de la liste des soumissions en cours;
• Effectuer le classement électronique des dossiers d'estimation et de soumission;
• Maintenir à jour les différents formulaires, modèles et documents utilisés dans le cadre des soumissions;
• Effectuer le suivi des tâches requises avant le dépôt des soumissions afin de s'assurer que l'ensemble des documents et informations demandés sont présents;
• Soutenir les estimateurs, chargés de projets et gestionnaires dans les différentes activités administratives liées aux estimations;
• Assurer la gestion documentaire des appels d'offres et le respect des échéanciers de dépôt;
• Consulter quotidiennement les plateformes d'appels d'offres, notamment le SEAO, et transmettre l'information pertinente;
• Coordonner la préparation des salles de conférence et veiller à leur bon fonctionnement;
• Effectuer les commandes de fournitures de bureau, de papeterie et de matériel nécessaire aux opérations du bureau;
• Assurer le maintien d'un environnement de travail propre, organisé et fonctionnel;
• Maintenir des relations professionnelles et de confiance avec les gestionnaires, professionnels, sous-traitants, fournisseurs et clients;
• Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste.

Qualifications

• DEP, DEC ou AEC en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou toute combinaison équivalente de formation et d'expérience;
• Deux (2) à trois (3) années d'expérience dans un rôle administratif similaire;
• Expérience dans les domaines de la construction, du génie civil ou du milieu minier, un atout;
• Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office (particulièrement Word, Excel et Outlook);
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Bonne compréhension de l'anglais écrit afin de lire, comprendre et traiter la documentation liée aux appels d'offres et aux soumissions;
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique comportant plusieurs priorités simultanées.

Aptitudes

• Sens élevé de l'organisation et gestion efficace des priorités;
• Rigueur et souci du détail;
• Esprit d'équipe et approche collaborative;
• Autonomie, débrouillardise et sens de l'initiative;
• Professionnalisme et discrétion;
• Excellentes habiletés en communication et en service à la clientèle;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers;
• Respect de la confidentialité.

Conditions de travail

• Horaire : 40 h/semaine, du lundi au vendredi;
• Lieu : bureau de Québec;
• Activités sociales organisées par l'entreprise;
• Assurances collectives;
• REER avec contribution de l'employeur.