Job Description

• Fournir un soutien administratif général au gestionnaire des opérations et à l’équipe de direction du site.
• Participer à l’organisation des horaires, des réunions et des activités du site.
• Assurer la coordination des communications entre les différents départements et soutenir les opérations quotidiennes du site.
• Contribuer à la mise en place et au maintien de systèmes et de processus administratifs efficaces et structurés.
• Participer à des projets spéciaux et accomplir toute autre tâche connexe au besoin.

• Maintenir à jour les dossiers, registres et documents relatifs à la santé, à la sécurité et à l’environnement.
• Assurer le suivi des dossiers de formation, des inspections et des exigences de conformité.
• Soutenir la préparation et la distribution de documents liés à la santé et à la sécurité.
• Veiller à l’exactitude, à la mise à jour et à l’archivage adéquat des dossiers.

• Créer et traiter les bons de commande.
• Participer au suivi des factures et à la gestion de la documentation liée à l’approvisionnement.
• Maintenir les dossiers d’achats et soutenir l’équipe des finances dans diverses tâches administratives.
• S’assurer que toute la documentation est complète et classée adéquatement.

• Organiser, maintenir et archiver les dossiers physiques et électroniques.
• Développer et améliorer les systèmes de classement afin de garantir un accès rapide et efficace à la documentation.
• Participer aux processus de contrôle documentaire et de conservation des documents.
• Soutenir les initiatives visant à améliorer l’efficacité, l’organisation et la conformité administrative du site.

• Formation postsecondaire en administration des affaires, en bureautique ou dans un domaine connexe (un atout).
• Expérience préalable dans un rôle de soutien administratif.
• Expérience de soutien à plusieurs départements ou fonctions (préférable).
• Expérience avec les bons de commande, la tenue de dossiers ou la documentation liée à la conformité (un atout).
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Teams).
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps.
• Grand souci du détail et de l’exactitude.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et en évolution rapide.
• Autonomie, adaptabilité et esprit d’initiative.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et de communication.