Job Description

de l'entreprise

Orfea, qui sommes-nous ?

Créée en 2003 du rapprochement entre les groupes SNCF et Accor, Orfea assure l’hébergement du personnel SNCF en déplacement professionnel grâce à 350 collaborateurs exerçant leur métier avec passion sur tout le territoire national.

Orfea, quelles sont nos missions ?

Proposer un hébergement sur-mesure au sein du réseau des résidences Orfea et des prestataires hôteliers pour une activité d’1.3 million de nuitées/an.

Offrir des solutions clef en main pour l’organisation de réunions et de séminaires.

Orfea, quelles sont nos valeurs ?

Engagement, coopération, satisfaction client, sens de l’hospitalité.

Au-delà de l’exigence sur les fondamentaux Accueil, Confort, Propreté, Orfea s’assure du développement des compétences de ses collaborateurs, en proposant des parcours formation adaptés et sur-mesure aux besoins des équipes.

du poste

Sous la responsabilité de la Directrice du Service Technique et en étroite collaboration avec les services opérationnels et les services du Siège, vos principales missions seront notamment les suivantes :

PREPARATION DES CHANTIERS / SUIVI DES TRAVAUX :

• Etablir du projet en lien avec l’architecte ;
• Etablir le DPGF (décomposition du prix global et forfaitaire) avec l’accompagnement de la Directrice Technique ;
• Lancer les appels d’offres conformément à la politique Achat Orfea : pour tous les travaux hors IAE, envoi de l’appel d’offres à 3 entreprises et suivi des demandes de chiffrage respectant la politique Achat Orfea ;
• Assister la Directrice Technique dans les phases de réponse aux appels d'offres ;
• Réceptionner et étudier les éléments du dossier technique ;
• Préparer le budget Copil en lien avec la Directrice Technique ;
• Gestion administrative et financière des travaux ;
• Etablir des commandes ;
• Obtenir les documents nécessaires à la mise en place des chantiers ;
• Organiser et vérifier le respect des procédures, des normes de sécurité ;
• Effectuer un suivi de l'activité des chantiers et de l'avancement des différents lots ;
• Etablir les rapports de suivi chantier ;
• Assurer l'interface avec les différentes parties prenantes du projet de rénovation ;
• Participer à la réception de l'ouvrage ;
• Recherche de nouveaux produits : force de proposition d’éléments éco-responsables et RSE dans le cadre du programme Horizon / Horizon 2 et nouveau concept de rénovation.

SUIVI DE LA MAINTENANCE

• Etablir des budgets de maintenance avec l’accompagnement de la Directrice Technique ;
• Préparer le cahier des charges pour l’appel d’offres des contrats techniques ;
• Réceptionner et étudier les dossiers de réponse à l’appel d’offres ;

• Suivi des contrats techniques :
  • S’assurer que les prestations ont bien été réalisées,
  • Vérifier que les maintenances réglementaires ont bien été réalisées et que les livrables sont bien transmis.

• Proposer l’application de pénalités dans les cas prévus à cet effet ;
• Suivi des contrôles réglementaires ;
• Assurer l’interface entre les Opérations, le Service Technique, le Responsable Santé et Sécurité au Travail et les différents interlocuteurs en veillant à une communication fluide et régulière et à la bonne coordination des dossiers avec l’ensemble des parties prenantes ;
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les Opérations et les sociétés en contrat ;
• Préparer, rédiger et gérer les courriers, mails et présentation ;
• Mettre à jour les divers tableaux de bord de suivi des contrats et des vérifications réglementaires ;
• Suivi des levées de réserves ;
• Participer aux réunions techniques, réaliser des tableaux de bord sur les avancements des opérations et rédactions de comptes.

SECURITE :

• Organiser administrativement des commissions de sécurité avec déplacement sur site et accompagnement lors des commissions de sécurité jusqu’à la levée des réserves émises ;
• Mise en œuvre fiabilisation des aspects réglementaires techniques (suivi plan de prévention et suivi légionnel) ;
• Piloter et suivre les contrats de maintenance SSI.

SUIVI DES ENVELOPPES DE DEPENSES ET D’INVESTISSEMENTS :

• Effectuer le suivi (financier et avancement travaux) des dossiers travaux maintenance et travaux rénovation ;
• Effectuer le suivi administratif et financier des commandes et facturation du service maintenance, relances afférentes auprès des fournisseurs et gestion des litiges ;
• Effectuer le suivi administratif et financier des commandes et facturation des investissements locataires et propriétaires ;
• Suivi financier des projets et consolidation avec la comptabilité ;
• Suivi financier des contrats techniques ;
• Préparer les budgets contrats ;
• Compiler les demandes d’investissement et préparation des tableaux d’investissement N+1 ;
• Suivi financier avec les donneurs d’ordre du client SNCF Traction / Direction Immobilière concernant les IAE et demandes CAPEX en centralisation :
• Compilation des IAE P,
• Suivi financier sur les taux d’avancement des IAE L/E et P et des travaux supplémentaires,
• Suivi refacturation avec la Traction/Julie/ DI,
• Représenter la Directrice Technique lors des COPIL en cas d’absence de celui-ci.

Le poste n’emporte pas de lien hiérarchique avec les Responsables Maintenance, mais un lien fonctionnel dans le cadre du suivi des contrats, l’établissement des budgets et le suivi des sujets / dossiers en cours, à des fins de coordination.

Qualifications

Vous justifiez impérativement d’une expérience significative dans la conduite de projets de bâtiments techniques complexes (maintenance multi-technique, sécurité incendie, travaux de rénovation complète, paramétrage et déploiement de GMAO), soumis à fortes contraintes réglementaires et recevant du public, idéalement dans le domaine de l’hôtellerie, en environnement multisites.

Vous maîtrisez :

• Les normes techniques et réglementaires liées aux installations d’un réseau hôtelier ou assimilé (ERP) ;
• la conduite de projets complexes ;
• la gestion budgétaire d’opérations ;
• les environnements multisites ;
• les outils de GMAO.

Vous combinez vision stratégique et sens aigu de l’opérationnel. Capable d’appréhender des dossiers complexes (appels d’offres, pilotage d’opérations de travaux de rénovation, suivi budgétaire, conformité réglementaire), vous savez également intervenir concrètement sur le terrain et accompagner la résolution de problématiques techniques.

Vous évoluez avec aisance entre réflexion stratégique et action opérationnelle, en garantissant cohérence, efficacité et continuité de service.

Vous avez mis en œuvre des compétences managériales transversales et organisationnelles reconnues :

• Solide capacité d’analyse et de synthèse, permettant une priorisation des interventions et une prise de décision éclairée.
• Rigueur, sens des responsabilités et fiabilité dans le pilotage des missions confiées.
• Aptitude à coordonner des interlocuteurs multiples dans un environnement transverse.
• Qualités relationnelles reconnues et sens du service.
• Capacité à représenter la Direction Technique avec crédibilité et discernement, en interne comme auprès des partenaires externes.

Votre sens de l’organisation, votre leadership et votre rigueur technique seront des atouts déterminants pour réussir dans ce rôle.

Informations supplémentaires

Nous rejoindre, c’est aussi intégrer la famille Orfea qui prône 4 grandes valeurs : l’implication, la fierté d’appartenance, le sens de l’hospitalité et l’esprit d’équipe. Il est donc essentiel que chacun puisse progresser et s’épanouir au sein d’Orfea et en être l’ambassadeur.

La société fonde ses recrutements sur les seules compétences, expériences professionnelles, formations et qualifications des candidats H/F.

Profitez de nombreux avantages sociaux :

• Package annuel sur 13 mois : 57,2 k€
• Prime de participation
• Tickets Restaurant
• Mutuelle-prévoyance avantageuse
• Carte All Heartist Accor (réductions dans les hôtels et restaurant du groupe Accor, ainsi que dans plusieurs entreprises partenaires…) sous condition d’ancienneté

Le poste est à pourvoir dès que possible, en CDI, statut Cadre