Job Description

No de demande : 20915 
Direction générale : Ottawa  
Service : Conseil municipal  
Direction : Représentants élus  
Type d’emploi : 1 Poste temporaire à temps plein (Jusqu’au 14 novembre, 2026) 
Heures de travail : 35 heures par semaine
Affiliation : Non de l'Union/Non MGA  
Information sur le salaire : 45 045,00 $ à 56 991,48 $ - selon l’expérience; salaire concurrentiel et excellent régime d’avantages sociaux
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest  
Ville : Ottawa, ON
Catégorie d’emploi : Administration et Services de soutien 
Date limite des candidatures : 2026-02-26

Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L’adjoint ou l’adjointe de conseiller municipal ou de conseillère municipale est chargé ou chargée de gérer et de fournir un large éventail de services politiques, opérationnels et de circonscription pour appuyer le conseiller ou la conseillère et ses priorités. Ce rôle soutient des relations internes et externes efficaces, et inclut des responsabilités liées au traitement des dossiers des commettants, à la coordination des événements et projets, au soutien des médias et des communications, et à la représentation du conseiller ou de la conseillère lors des interactions avec les résidents, les intervenants et le personnel municipal. Les responsabilités énoncées ci-dessous décrivent la portée générale du rôle. Les tâches peuvent varier en fonction des besoins opérationnels et des consignes du conseiller ou de la conseillère, et il arrive que les responsabilités ne soient pas toutes attribuées en même temps.

DES RESPONSABILITÉS

Circonscription et traitement des dossiers

• Répondre aux appels, aux courriels, aux lettres et aux demandes de renseignements en personne des résidents, du personnel de la Ville, des membres du Conseil municipal et des représentants élus de tout ordre de gouvernement.
• Discuter avec les personnes qui appellent pour bien saisir la nature de la demande, en faisant preuve de beaucoup de tact, de discrétion et de diplomatie.
• Lorsque c’est possible, résoudre les problèmes directement en fournissant des renseignements exacts à propos des politiques, programmes, services, décisions du Conseil et activités des comités.
• Communiquer avec les directions générales appropriées de la Ville pour obtenir des renseignements, coordonner le suivi, et régler rapidement et d’une manière satisfaisante les questions des résidents.
• Lorsque nécessaire, mettre les résidents directement en contact avec le personnel des directions générales et faire un suivi pour confirmer les résultats.
• Lorsque le conseiller ou la conseillère doit s’impliquer, aviser le résident en conséquence, et préparer la recherche contextuelle et les documents d’information pour le conseiller ou la conseillère.
• Faire un suivi auprès du conseiller ou de la conseillère après les discussions avec le résident pour déterminer si des mesures supplémentaires sont nécessaires.
• Tenir des dossiers exacts des demandes de renseignements en utilisant un logiciel de suivi et fournir des rapports réguliers au conseiller ou à la conseillère.

Gestion de la correspondance

• Préparer et gérer la correspondance, les notes d’information et les documents contextuels reliés aux affaires de la circonscription et de la Ville.
• Soutenir les communications et les demandes de renseignements des médias, y compris la coordination des réponses et l’explication des positions stratégiques, au besoin.
• Aider à préparer le matériel lié aux affaires du Conseil et des comités.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme d’études postsecondaires exigé.

Diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, journalisme, communications, anglais ou un domaine connexe, privilégié.

Minimum de cinq années d’expérience consistant à fournir un soutien touchant à l’administration et aux communications, un impératif. Expérience d’un secteur public politique ou d’un environnement dynamique similaire, un atout. Expérience consistant à soutenir un représentant élu, un atout également.

PERMIS ET ACCRÉDITATIONS

Permis de conduire valide de l’Ontario de catégorie G, ou l’équivalent provincial, comportant un maximum de six points d’inaptitude.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• Connaissance pratique du mandat, de la structure et des protocoles du Conseil municipal et de ses comités, et capacité d’appliquer cette connaissance dans un bureau politique.
• Compréhension du rôle du conseiller ou de la conseillère au sein de l’administration municipale, incluant les initiatives en matière de politiques et les responsabilités des comités pertinentes.
• Connaissance suffisante du fonctionnement, de la structure administrative, des services et des politiques de la Ville pour gérer efficacement les dossiers des commettants et soutenir la préparation des documents du Conseil et des comités.
• Sensibilisation à la situation démographique du quartier du conseiller ou de la conseillère, incluant les initiatives, les priorités et les enjeux communautaires actuels, et capacité à s’impliquer efficacement auprès des résidents et des intervenants.
• Maîtrise des applications Microsoft Office et des systèmes de bureau habituels, avec la capacité d’apprendre vite et d’utiliser des outils numériques supplémentaires comme SharePoint, les plateformes de communications et les technologies émergentes.

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR

• Exigences linguistiques : Maîtrise de l’anglais parlé, lu et écrit. Maîtrise du français parlé, lu et écrit, un atout pouvant être exigé en fonction des besoins opérationnels du représentant élu ou de la représentante élue.
• Exigences relatives au permis de conduire : Posséder un permis de conduire valide de l’Ontario de catégorie G sans restriction (ou un permis équivalent délivré par une autre province) comportant un maximum de six points d’inaptitude.
• Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d’un rendement satisfaisant et d’aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l’exigence relative aux études requises.
• Veuillez conserver une copie de l’avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

La Ville d’Ottawa promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.
Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification.

La Ville d’Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.

Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employés en composant le 613-580-2424, poste 12211, ou en envoyant un message à l’adresse esc-cse@ottawa.ca