Job Description

Nous sommes à la recherche d’une personne hautement organisée, proactive et soucieuse d’offrir un excellent service pour occuper le poste d’adjointe administrative ou adjoint administratif. Cette personne soutiendra les membres de notre équipe de Montréal et contribuera à maintenir un milieu de travail accueillant, productif et bien organisé.

Le poste exige une présence au bureau de Montréal au moins trois jours par semaine.

Ce rôle convient à une personne qui aime prendre les choses en main, résoudre des problèmes et veiller au bon déroulement des activités en coulisses. La personne retenue agira comme partenaire de confiance auprès des membres de la direction. Elle coordonnera leurs horaires, leurs réunions, leurs déplacements et leurs activités administratives. Elle contribuera également au bon fonctionnement quotidien du bureau, à la qualité du milieu de travail et à l’organisation d’activités destinées aux employés.

Vos responsabilités

Soutien à la direction

• Gérer efficacement les agendas des personnes soutenues afin qu’ils soient à jour, exempts de conflits et harmonisés avec les priorités de l’organisation.
• Organiser les réunions, notamment en coordonnant les horaires, la réservation des salles, les services de restauration, les besoins technologiques et les autres aspects logistiques.
• Répondre aux demandes courantes des membres de la direction et en assurer le traitement rapide et professionnel.
• Organiser les déplacements au Canada et à l’étranger, notamment les itinéraires, l’hébergement et les autres aspects logistiques.
• Préparer et soumettre les comptes de dépenses avec exactitude et dans les délais prescrits, conformément aux politiques de l’entreprise.
• Assurer le suivi des priorités des membres de la direction et porter rapidement à leur attention les questions urgentes.
• Contribuer à la mise en page des présentations, des rapports et des documents de réunion afin d’en assurer la qualité et l’uniformité.
• Coordonner les demandes de traduction en faisant appel aux ressources internes et externes appropriées.
• Aider les gestionnaires et les employés à préparer des communications bilingues claires, professionnelles et uniformes dans les deux langues officielles.
• Traiter les renseignements confidentiels et délicats avec la plus grande discrétion et un professionnalisme irréprochable.
• Prendre en charge les questions administratives et opérationnelles, coordonner les solutions requises et assurer le suivi jusqu’à leur résolution.

Soutien au milieu de travail et à l’expérience des employés

• Contribuer à faire du bureau de Montréal un milieu professionnel, accueillant et fonctionnel pour les employés et les visiteurs.
• Veiller à ce que les fournitures de bureau, les boissons, les collations et les autres articles nécessaires soient disponibles.
• Participer à la préparation des salles de réunion et coordonner les besoins audiovisuels ainsi que les services de restauration.
• Soutenir les initiatives visant à améliorer le quotidien des employés et à favoriser un climat de travail positif.
• Accueillir les membres de la direction et gestionnaires en visite et veiller au bon déroulement de leur séjour au bureau de Montréal.
• Repérer des occasions d’améliorer les méthodes de travail, les services offerts au bureau et le quotidien des employés.

Événements et activités du bureau

• Organiser les repas d’équipe, les activités de reconnaissance, les rencontres sociales et les autres activités du bureau.
• Participer à la planification et à la tenue de réceptions pour les clients, de visites de membres de la direction et d’activités organisées au bureau.
• Coordonner la logistique des réunions internes, des ateliers et des événements spéciaux.
• Contribuer à un milieu de travail positif et mobilisateur en organisant des activités de reconnaissance, des repas d’équipe, des rencontres au bureau et d’autres initiatives destinées aux employés.

Votre profil

• Diplôme d’études postsecondaires ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Expérience reconnue dans un rôle de soutien à la direction, de coordination de bureau, d’administration ou de soutien aux activités de l’entreprise.
• Une expérience de soutien auprès de gestionnaires dans le secteur des services professionnels, des services financiers ou dans un environnement d’entreprise constitue un atout.
• Une expérience dans l’organisation d’événements, la coordination d’activités destinées aux employés ou la gestion courante d’un bureau constitue un atout.

Communication bilingue

• Parfaite maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, et excellentes aptitudes en communication dans les deux langues.
• Aisance à communiquer avec les employés, les membres de la direction et les visiteurs dans les deux langues officielles.

Organisation et gestion des priorités

• Sens exceptionnel de l’organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités, y compris dans un contexte où les besoins évoluent rapidement.
• Grande rigueur, souci du détail et capacité à maintenir un haut niveau d’exactitude.

Initiative et sens des responsabilités

• Prendre pleinement en charge ses responsabilités, repérer de façon proactive les problèmes et les possibilités d’amélioration, puis assurer le suivi des dossiers jusqu’à leur achèvement avec un minimum de supervision.
• Privilégier les solutions et les résultats plutôt que la simple exécution des tâches.
• Faire preuve de jugement, d’autonomie et de débrouillardise devant des priorités concurrentes ou des situations imprévues.

Service aux clients et aux employés

• Avoir à cœur d’offrir un service exceptionnel et de créer une expérience positive pour les membres de la direction, les employés et les visiteurs.
• Faire preuve de professionnalisme, d’entregent et d’empressement dans toutes ses interactions.

Travail d’équipe

• Collaborer efficacement avec ses collègues et apprécier le travail en équipe.
• Établir et entretenir de bonnes relations avec les personnes de tous les niveaux de l’organisation.

Compétences technologiques

• Excellente maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams.
• Facilité à apprendre et à utiliser de nouveaux outils de productivité, notamment Microsoft Copilot et d’autres technologies émergentes.

Professionnalisme

• Respecter les normes les plus élevées en matière de confidentialité, de discrétion et de professionnalisme.

Les conditions de réussite

La personne retenue deviendra une partenaire de confiance pour les membres de la direction et contribuera de façon importante à la qualité du milieu de travail au bureau de Montréal. Elle prendra en charge, de manière proactive, les besoins administratifs, logistiques et opérationnels afin de permettre aux gestionnaires et aux employés de se concentrer sur leurs priorités, avec l’assurance que les tâches sont accomplies avec efficacité, professionnalisme et attention.

Elle se distinguera par son sens des responsabilités, son esprit d’initiative, sa capacité à trouver des solutions et son aptitude à prévoir les besoins. Grâce à son approche proactive et à la qualité de ses suivis, les membres de la direction et les employés pourront compter sur une prise en charge efficace des questions administratives et des besoins du bureau.

À propos de Munich Re

Ensemble, nous nous engageons avec tout ce que nous avons et tout ce que nous sommes pour aider l’humanité à agir avec plus de courage et d’impact.

En tant que chef de file mondial en réassurance comptant plus de 40 000 employés dans plus de 50 sites à travers le monde, Munich Re transforme la manière dont on conçoit l’assurance. En transformant l’incertitude en risques maîtrisables, nous rendons possible des changements fondamentaux. Nous reconnaissons la diversité, l’inclusion et le sentiment d’appartenance comme des priorités clés et favorisons une culture qui accueille les idées et les perspectives différentes.

Nos données, notre technologie et nos équipes nous placent dans une position unique pour stimuler une transformation majeure dans l’industrie de l’assurance vie. Nous investissons stratégiquement dans nos talents de classe mondiale et offrons à nos employés une expérience professionnelle axée sur le développement, l’innovation et la reconnaissance de la performance.

Ce que nous vous offrons

Nous sommes heureux d’offrir à nos employés d’excellents avantages et des ressources pour soutenir leur bien‑être mental, physique et financier. Ceux‑ci comprennent : 

• Un environnement engagé et collaboratif favorisant l’apprentissage continu et le développement.
• Un environnement de travail hybride combinant des journées en présentiel et à distance chaque semaine.
• Un régime de rémunération compétitif incluant une prime annuelle.
• Des régimes d’assurance collective santé et dentaire flexibles et entièrement financés par l’employeur, dès le premier jour.
• Des dollars flexibles fournis par l’employeur pour un compte de gestion santé et/ou bien‑être.
• Une participation immédiate à un régime de retraite à cotisations déterminées avec cotisation automatique de l’employeur et option de contrepartie.
• Une généreuse banque de congés incluant vacances, journées personnelles, absences imprévues, jours fériés et demi‑journées de fermeture anticipée à l’échelle de l’entreprise.
• Des programmes et ressources de formation et de développement, incluant un accès illimité à LinkedIn Learning, un programme d’aide aux études et le remboursement des cotisations professionnelles.
• Des programmes de congé de maternité, parental et d’adoption avec complément de salaire.
• Un programme de recommandation, ainsi qu’une plateforme de reconnaissance et de récompenses des employés.

Ce poste est basé dans notre bureau de Montréal situé au 1000, rue De La Gauchetière, et s’inscrit dans un modèle de travail hybride. Cette offre d’emploi vise à pourvoir un poste actuellement vacant.

Nous n’utilisons pas l’intelligence artificielle dans notre processus de recrutement. Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe afin d’assurer une expérience équitable et personnalisée.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Nous remercions l’ensemble des candidats pour leur intérêt.

Munich Re s’engage à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles et de discrimination. Des mesures d’adaptation seront offertes aux personnes qualifiées en situation de handicap tout au long du processus de recrutement. Si vous recevez une invitation à une entrevue et avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec AODARequestHR@munichre.ca dans les plus brefs délais.