Job Description

Обязанности

• Контроль сроков действия всех сервисных договоров и своевременное информирование руководителя о необходимости продления или переоформления;

• Инициирование договоров с поставщиками услуг, передача информации специалисту по снабжению/закупкам;

• Ведение учёта всех сервисных договоров и обеспечение их полной комплектацией;

• Организация обучения сервисного персонала на площадках эксплуатации или на заводе‑изготовителе;

• Координация совместной работы с менеджерами по продуктовой линейке по вопросам обучения;

• Организация и контроль проведения плановых и внеплановых инструктажей по охране труда, промышленной безопасности и требованиям EHS;

• Сбор и подготовка ежемесячной отчётной документации по работе сервисной службы;

• Формирование отчётов по охране труда, экологическим показателям (БТ и ООС);

• Информирование регионального сервисного менеджера и старших сервисных инженеров о результатах работы за месяц;

• Контроль корректности заполнения базы Сервисный Модуль сервисным персоналом;

• Учёт и контроль рабочего времени сервисного персонала в системе Сервисный Модуль;

• Ведение и оформление всей служебной документации, связанной с работой сервисной службы;

• Ведение учёта первичных документов (акты выполненных работ, расходные накладные), выгрузка и отправка их в бухгалтерию;

• Обеспечение своевременной передачи первичной документации на согласование и обработку;

• Организация маршрутов передвижения сервисного персонала;

• Обеспечение сотрудников проездными документами и документами по проживанию в пути;

• Ответы на входящие телефонные звонки, передача сообщений соответствующим сотрудникам;

• Выполнение переводов технической и служебной документации при необходимости;

• Обеспечение внутренней коммуникации между сервисной службой и другими подразделениями;

• Поддержка взаимодействия с бухгалтерией, логистикой, снабжением и HR по вопросам сервиса;

• Участие в административном управлении сервисной службой (поддержка руководителей, координация процессов);

• Контроль за соблюдением внутренних инструкций, политик и стандартов компании в работе сервисной службы;

• Организация передачи информации по сервисным заказам между инженерами, руководителями и офисом;

• Контроль своевременного оформления и предоставления сервисных актов, отчётов и связанных документов.

Требования

• Высшее образование;
• Опыт работы на аналогичной административной должности от 2 (двух) лет;
• Опыт в сфере HR будет плюсом;
• Знание английского языка на уровне среднего;
• Компьютерная грамотность;
• Вовлеченность, инициативность, готовность к развитию.

Условия:

• Медицинское страхование на случай болезни;
• Страхование жизни 24/7;
• Компенсация питания;
• Компенсация фитнес-абонементов;
• Возможность обучения и развития;
• Годовой бонус;
• Мобильная связь, телефон;
• Отпуск 28 календарных дней;
• Льготная оплата больничного листа.