Job Description

工作总结:

整合文件并收集和输入与团队、部门、职能部门或其他组织领导／小组的指定行政支持职责有关的数据。在有限的监督下完成工作。

主要责任:

通过开展研究、编写统计报告和处理日常到复杂的信息请求提供行政支持。
收集、编辑和验证信息并将其准确地输入文档，如报告、演示文稿或表格；以及办公系统（如数据库或电子表格）。
完成数据收集、数据录入和生成与各部门活动有关的报告。
履行相关职能，如准备信函、接待访客、安排电话会议和安排议程。
答复或转接来自外部或内部的有关组织／部门及其活动或流程的日常到复杂的询问，以便迅速准确地答复来电者／访客。
为厂商、供应商和其他第三方准备付款文件（如适用）；提交文件并将支付请求输入会计系统；答复应付帐款和收款人的询问。
记录并维护部门政策和程序。
作为团队成员，根据需要参与部门相关业务改进任务和项目。
根据组织和／或部门的既定程序，按需执行其他日常到复杂的管理活动。
作为经验不足的同事的非正式资源。 技能:

以行动为导向 - 以紧迫感、充沛的精力和热情积极抓住新机遇和应对新挑战。

有效沟通 - 发展和实现多模式沟通，清晰了解不同受众的特定需求。

以顾客为中心 - 建立稳固的顾客关系，提供以顾客为中心的解决方案。

确保承担责任 - 确保自己和他人为实现承诺负责。

计划和协调 - 制定工作计划并安排工作优先顺序，以达成与组织目标一致的承诺。

数据分析 - 发现、解释和交流定性和定量数据；根据业务或功能框架的知识确定结论；同时应用统计、数据有效性、数据可视化和问题解决方法，有效提取有意义的模式和业务洞察；展示能支持数据驱动业务决策的结论和结果。

数据通信和可视化 - 通过直观地展示数据（包括报告和仪表板），构想业务问题、根本原因、解决方案选项和机会的故事。

看重差异性 - 认识到不同视角和文化给组织带来的价值。

教育,资格,认证:

高中毕业证书或中等教育毕业证书或同等经验，只要这些经验符合适用法规。

经历:

需要通过教育、培训或在职经历获得重要的相关工作经验或专业技能。

Key Responsibilities

1. Visitor Reception & Meeting Management

• Take charge of reception for internal and external visitors, coordinate visitor access application, entry registration, visitor guidance and site tour arrangement to ensure all reception activities are delivered efficiently.
• Manage company meeting room resources, including reservation arrangement and schedule conflict resolution. Complete pre-meeting preparations such as venue setup, refreshment and material arrangement, to ensure the smooth running of meetings, training sessions and exchange events.

2. Office Logistics & Materials Management

• Handle procurement demand and inventory control of daily office supplies and pantry materials to maintain stable and adequate supply.
• Conduct regular office environment inspections, report facility defects and coordinate with the facility team for maintenance.
• Manage daily operation of company multimedia equipment, guarantee stable performance to meet multimedia display requirements of all departments.

3. Administration Vendor Coordination

• Manage daily communication with administrative vendors covering cleaning, plant maintenance, pest control, customized gifts and more. Submit service feedback, follow up corrective actions and verify service invoices to support standardized delivery of all logistics services.

4. Department Assistant Work & General Administrative Affairs

• Provide daily administrative support to the supported department, including but not limited to meeting organization, training arrangement, safety administration and team building.
• Complete ad-hoc tasks assigned by line manager.
• Assist in department events and employee welfare administration, including attendee list verification and goods distribution.

Qualifications

1. Bachelor’s degree or above. majors such as Administration Management and Secretarial Studies are preferred.
2. Minimum 3 years of working experience in corporate administration or department assistant roles. Experience in foreign-invested enterprises or R&D organizations is preferred.
3. Fluent oral English with solid English listening, speaking, reading and writing capabilities. Able to conduct independent daily English communication, bilingual email correspondence and foreign visitor reception.
4. Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Outlook, PowerPoint, etc.), capable of basic document formatting, data compilation and office system operation.
5. Excellent communication and coordination skills, strong service awareness and team spirit. Good affinity, meticulous, rigorous and result oriented. Able to prioritize and handle multiple tasks efficiently.

中文版：

岗位名称：行政助理

工作地点：湖北武汉

主要岗位职责

1. 访客接待与会议管理
2. 负责公司内外部访客来访接待工作，统筹访客门禁权限申请、出入登记，来访引导及参观对接。高效落地各类来访接待工作。
3. 统筹公司接待会议室资源管理，负责会议室预约，冲突调整，场地布置，茶水及物料筹备等会前准备工作，保障各类会议、培训及交流活动有序开展。
4. 办公后勤与物资管理

5. 负责日常办公用品，茶水间物资需求采购，库存管控，保障办公物资常态化充足供应。

6. 办公环境巡检：反馈办公设施问题，同步设施团队维修。

7. 负责公司多媒体播放设备运营管理，保障设备正常使用，满足各职能多媒体投放需求。

8. 行政供应商统筹对接

   负责保洁、绿植、虫害消杀、礼品等行政合作供应商的日常对接与管理，反馈服务问题，跟进整改落地，服务账单核对等。保障各类后勤服务标准化落地。

9. 部门助理工作及其他行政事务

10. 支持部门日常助理工作任务，包含但不限于会议组织，培训安排，安全工作，部门团建等。完成直线经理安排的其他临时性工作。

11. 配合日常部门各项活动或福利等名单核对，物品发放等工作。

任职基本要求：

1. 本科及以上学历，行政管理、文秘等相关专业优先。
2. 具备 3年以上企业行政、部门助理相关工作经验，有外资企业、研发型企业从业经验者优先。
3. 英语口语流利，具备熟练的英文听说读写能力，可独立完成日常英文沟通，中英文邮件往来及涉外接待工作。
4. 熟练操作 Office全套办公软件（ Excel、 Outlook、 PPT等），具备基础文档排版、数据整理及办公系统操作能力；
5. 具备良好的沟通协调能力、服务意识和团队协作能力，亲和力强，工作细致严谨、执行力强，可高效统筹多项事务。

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